Здание Администрации г. Петрозаводска. Автор Михаил Скрипкин. 2002 г.Фото НА РК. Здание городского Совета в г. Петрозаводске, пр. К.Маркса. Автор Г.А. Анкудинов. 1918 г.Фото НА РК. Проспект Карла Маркса г. Петрозаводска. Автор Величко. 1932 г.

Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги

                                                                                                                                                         УТВЕРЖДЕН

постановлением Администрации Петрозаводского городского округа

                                                                                                                                                          № 1689 от 22.04.2016 

Административный регламент по предоставлению

муниципальным казенным учреждением Петрозаводского городского округа  

«Муниципальный архив города Петрозаводска» муниципальной услуги

«Выдача муниципальным архивом архивных документов (архивных справок, выписок и копий)»

 

1. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальным казенным учреждением Петрозаводского городского округа «Муниципальный архив города Петрозаводска» муниципальной услуги «Выдача муниципальным архивом архивных документов (архивных справок, выписок и копий)» (далее – Административный регламент) разработан в целях повышения качества предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность административных действий (процедур) при предоставлении муниципальной услуги.

1.2. Предметом регулирования Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги являются порядок и стандарты предоставления муниципальной услуги.

1.3. Заявителями муниципальной услуги являются физические и юридические лица, индивидуальные предприниматели, обратившиеся в муниципальное казенное учреждение Петрозаводского городского округа «Муниципальный архив города Петрозаводска» (далее – Архив) с запросом с целью получения муниципальной услуги (далее – заявители).

1.4. Информация, предоставляемая заинтересованным лицам о муниципальной услуге, является открытой и общедоступной.

1.5. Сведения, информационные материалы по предоставлению муниципальной услуги и образцы заявлений размещаются:

- на информационных стендах в помещении Архива;

- на официальном сайте Архива: http://arhiv.ptz.ru;

- на официальном сайте Администрации Петрозаводского городского округа: http://www.petrozavodsk-mo.ru;

- на Портале государственных и муниципальных услуг Республики Карелия;

- на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) https://www.gosuslugi.ru/.

1.6. Место нахождения Архива и его почтовый адрес: ул. Дзержинского, д. 38,            г. Петрозаводск,  185035. 

Сведения о месте нахождения и графике работы Архива, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте  Архива http://arhiv.ptz.ru.

Контактный телефон специалистов Архива, по которому можно получить информацию о предоставляемой услуге: 8 (814 2) 78 28 63.

График работы Архива:

понедельник – четверг

9.00 – 17.15

пятница 

9.00 – 17.00

обеденный перерыв

13.00 – 14.00

суббота-воскресенье  

выходные дни

В предпраздничные дни продолжительность времени работы Архива сокращается на один час.

Прием заявителей специалистами Архива осуществляется в соответствии с графиком приема, который размещается на официальном сайте Архива. Вывеска с графиком приема размещается  при входе в Архив. Прием заявителей проводит специалист Архива без предварительной записи.

Время приема граждан:

вторник

9.00 – 16.30

(обеденный перерыв  13.00 – 14.00)

среда

09.00 – 12.30

четверг

14.00 – 16.30

понедельник, пятница

приема нет

1.7. Консультации по предоставлению муниципальной услуги предоставляются специалистами Архива по:

- письменным обращениям;

- телефону;

- электронной почте arhiv.ptz@yandex.ru или в электронном виде, в соответствии с порядком, изложенным в п.3.9;

- при личном обращении заявителя в Архив.

При консультировании по письменным обращениям, в том числе по электронной почте, ответ на обращение направляется способом, указанным в обращении, в адрес заявителя в срок, не превышающий 30 дней с момента регистрации письменного обращения в Архиве. Ответ на письменное обращение дается в простой, четкой и понятной форме, за подписью директора Архива или лица его замещающего.

Информация о ходе предоставления муниципальной услуги осуществляется специалистом Архива при непосредственном обращении заявителя с использованием почтовой, электронной либо телефонной связи.

1.8. Консультации предоставляются заявителям по следующим вопросам:

- о порядке предоставления муниципальной услуги;

- о времени приема заявления и выдачи документов в Архиве;

- о сроке рассмотрения заявления на предоставление муниципальной услуги.

1.9. Специалисты Архива, осуществляющие прием и информирование (по телефону или лично), подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам.

1.10. С момента приема заявления на предоставление муниципальной услуги в часы работы Архива в соответствии с абзацем 4 пункта 1.5 Административного регламента заявитель имеет право на получение сведений о прохождении рассмотрения его запроса по телефону или посредством личного обращения в Архив. Для получения сведений о прохождении рассмотрения документов заявитель указывает (называет) дату подачи запроса, свои фамилию, имя, отчество. Заявителю предоставляются сведения о том, на каком этапе предоставления муниципальной услуги находится его запрос.

1.11. Услуги, необходимые и обязательные для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги и органа, предоставляющего муниципальную услугу:

2.1.1. Муниципальная услуга «Выдача муниципальным архивом архивных документов (архивных справок, выписок и копий)»  (далее – муниципальная услуга) предоставляется муниципальным казенным учреждением Петрозаводского городского округа  «Муниципальный архив города Петрозаводска».

2.1.2. При предоставлении муниципальной услуги специалисты Архива взаимодействуют с государственными и муниципальными архивами Республики Карелия, учреждениями, предприятиями и др.

2.2. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

- выдача архивной справки, архивной выписки, архивной копии по документам, находящимся на хранении в Архиве;

- уведомление о переадресовании запроса в организации, учреждения, в которых находятся на хранении документы, необходимые для исполнения запроса;

- отказ в исполнении запроса (в выдаче муниципальным архивом архивных документов (архивных справок, выписок и копий).

2.3. Срок предоставления муниципальной услуги.

2.3.1. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Архиве документов, в течение 5 дней с момента регистрации направляется в другое архивное учреждение или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя (в случае если специалисты Архива имеют информацию о месте хранения необходимых документов) или заявителю направляется отказ в исполнении запроса.

2.3.2. Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, исполняется в течение 15 дней со дня его регистрации.

2.3.3. Запросы социально – правового характера, поступившие в Архив, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях директор Архива вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

2.3.4. Срок исполнения тематического запроса в предварительном порядке согласовывается с заявителем.

2.3.5. Срок исполнения по запросу о предоставлении архивной копии документов с указанием точных поисковых данных, не должен превышать 30 дней с момента регистрации, по запросу  о предоставлении архивной копии документов без указания точных поисковых данных, не должен превышать срока, согласованного с заявителем.

2.3.6. Запросы по научно – справочному аппарату Архива рассматриваются в течение 15 дней со дня регистрации.

2.4. Правовыми основаниями для предоставления муниципальной услуги являются:

- Конституция Российской Федерации;

- Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

- постановление Правительства Российской Федерации от 24.10.2011 № 861 «О федеральных государственных информационных системах, обеспечивающих предоставление в электронной форме государственных и муниципальных услуг (осуществление функций)»;

- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

- Закон Республики Карелия от 26.04.2006 № 977-ЗРК «Об архивном деле в Республике Карелия»;

- Устав муниципального казенного учреждения Петрозаводского городского округа «Муниципальный архив города Петрозаводска», утвержденный постановлением Администрации Петрозаводского городского округа от 15.03.2011   № 824 «Об утверждении устава муниципального казенного учреждения Петрозаводского городского округа «Муниципальный архив города Петрозаводска».

2.5.  Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

2.5.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является подача заявителем письменного запроса в свободной форме (рекомендуемая форма заявления приведена в приложении № 1 - 7 к настоящему Административному регламенту). Запрос может быть направлен по почте, по электронной почте, через «Виртуальную приемную» официального сайта Архива, через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), через Портал государственных и муниципальных услуг Республики Карелия, при личном приеме.

2.5.2. В запросе необходимо указать сведения, необходимые для его исполнения:

- сведения о заявителе, в том числе: фамилию, имя, отчество  (последнее – при наличии) физического лица,   индивидуального предпринимателя или наименование юридического лица; почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации запроса, либо адрес электронной почты, в случае если ответ должен быть направлен в форме электронного документа или по которому должно быть направлено уведомление о переадресации запроса;

- изложение существа запроса (сведения, необходимые для исполнения запроса);

- в запросах социально-правового характера дополнительно указываются: фамилия, имя, отчество в отношении кого делается запрос (в случае если запрос на физическое лицо подается юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем), название, ведомственная подчиненность организации, время работы, какую должность занимали, при смене фамилии – дата изменения фамилии и прежняя фамилия, номера и даты организационно-распорядительных документов;

- дату и личную подпись (при письменном обращении).

2.5.3. К запросу социально-правового характера необходимо прилагать копии листов трудовой книжки лица в отношении кого делается запрос.

2.5.4. Обращения (запросы) направленные через официальный сайт Архива в разделе «Виртуальная приемная» должны содержать все необходимые заполненные строки анкеты, соответствующей запросу.

2.6. Запрещено требовать от заявителя представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено настоящим Административным регламентом.

2.7. Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

2.7.1. Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги является ненадлежащее оформление запроса (исполнено карандашом, текст не поддается прочтению).

2.7.2. При установлении факта ненадлежащего оформления запроса документы возвращаются заявителю с разъяснением причины возврата.

2.7.3. Заявителю предлагается принять меры по устранению выявленных недостатков, пояснив, что возврат документов не препятствует повторному обращению заявителя для предоставления муниципальной услуги.

2.8. Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

2.8.1. Решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги может быть принято по следующим основаниям:

- отсутствие в запросе сведений, указанных в пункте 2.7 Административного регламента;

- запрос содержит нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей;

- если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если в запросе содержится вопрос, на который заявителю многократно (не менее двух раз) направлялись письменные ответы по существу, при этом в очередном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства, директор Архива вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. Заявитель, уведомляется о данном решении;

- отсутствие в запросе указания на фамилию и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ или адрес электронной почты;

- если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, содержащих информацию, доступ к которой ограничен действующим законодательством  (заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

- отсутствие у заявителя, запрашивающего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия;

- направление запроса ненадлежащим лицом;

- отсутствие в Архиве документов, необходимых для исполнения запроса, и отсутствие информации о месте их хранения. 

2.8.2 Основаниями для приостановления рассмотрения запроса являются: недостаточная информация от заявителя; недостающие документы. В этом случае лицо, ответственное за исполнение запроса, в течение 5 дней с момента его регистрации направляет за подписью директора Архива письмо с просьбой предоставления требуемой информации.

2.9. Размер платы за предоставление муниципальной услуги

2.9.1. Муниципальная услуга по выдаче архивных документов (архивных справок, выписок и копий) по запросам социально-правового характера предоставляется на бесплатной основе.

2.9.2. Муниципальная услуга по выдаче архивных документов (архивных справок, выписок и копий) по тематическим запросам предоставляется на платной основе в соответствии с прейскурантом цен на работы и услуги, оказываемые Архивом. Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, осуществляется на безвозмездной основе.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги.

2.10.1. Время ожидания заявителя в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата муниципальной услуги не должно превышать 15 минут.

2.10.2. Время ожидания в очереди для получения консультации не должно превышать 15 минут.

2.10.3. Продолжительность приема документов специалистом Архива у одного заявителя не должно превышать 15 минут.

2.10.4. В случае представления заявителем нескольких заявлений общее время приема документов увеличивается на 5 минут на каждое заявление.

2.10.5. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителе одним специалистом одновременно ведется прием только одного заявителя. Одновременный прием двух и более заявителей не допускается.

2.11. Срок регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги.

Заявление о предоставлении муниципальной услуги регистрируется в течение трех дней с даты его поступления в Архив.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, местам для заполнения заявлений о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

2.12.1. Помещение для предоставления муниципальной услуги по возможности размещается на первом этаже здания Архива и снабжается соответствующими табличками с указанием фамилий, имен, отчеств специалистов, ответственных за предоставление муниципальной услуги. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оснащается телефоном. Центральный вход в здание должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о полном наименовании и графике работы Архива. Здание, в котором предоставляется муниципальная услуга, должно быть оборудовано средствами пожаротушения,  средствами оказания первой медицинской помощи (аптечкой), охранно-пожарной сигнализацией.

2.12.2. При организации рабочих мест специалистов, осуществляющих предоставление муниципальной услуги, должна быть предусмотрена возможность беспрепятственной эвакуации всех заявителей и специалистов Архива из помещения в случае возникновения чрезвычайной ситуации.

2.12.3. В здании Архива оборудован сектор для информирования заявителей и ожидания приема. Сектор ожидания оборудован стульями.

2.12.4. Рабочие места специалистов, предоставляющих муниципальную услугу, оборудуются компьютерами (1 компьютер на каждого специалиста Архива) и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.

2.12.5. Организация приема по информированию о предоставлении муниципальной услуги осуществляется специалистами Архива на рабочем месте в соответствии с графиком приема граждан.

2.12.6. Дополнительные требования к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления муниципальной услуги, не предъявляются.

2.12.7. Специалистами, предоставляющими муниципальную услугу, иными работниками Архива обеспечивается сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения, оказание им помощи.

2.12.8. Обеспечивается допуск в здание собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение и выдаваемого по форме и в порядке, которые определяются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социальной защиты населения.

2.12.9. Обеспечивается надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов к муниципальной услуге с учетом ограничений их жизнедеятельности.

2.12.10. Специалисты, предоставляющие муниципальную услугу, иные работники Архива оказывают помощь инвалидам в преодолении барьеров, мешающих получению ими услуг наравне с другими лицами.

2.13. Показатели доступности и качества предоставления муниципальной услуги.

2.13.1. Показателями доступности предоставления муниципальной услуги являются:

- расположенность помещений, в которых предоставляется муниципальная услуга, в зоне доступности к основным транспортным магистралям;

- наличие полной и понятной информации о месте, порядке и сроках предоставления муниципальной услуги на информационных стендах, размещенных в помещениях Архива, на официальном сайте Архива;

- простота и ясность изложения информационных материалов;

- наличие необходимого и достаточного количества специалистов, а также помещений, в которых осуществляется прием и выдача архивной справки, уведомления о переадресации запроса, отказа в исполнении запроса, в целях соблюдения установленных настоящим Административным регламентом сроков предоставления муниципальной услуги;

- культура обслуживания заявителей;

- максимальный срок ожидания в очереди при предоставлении муниципальной услуги – не более 15 минут;

- количество взаимодействий со специалистом Архива - 2;

2.13.2. Качество предоставления муниципальной услуги характеризуется отсутствием обоснованных жалоб заявителей на:

- наличие очередей при приеме запроса и выдаче ответа на запрос;

- нарушение сроков предоставления муниципальной услуги;

- некомпетентность и неисполнительность специалистов Архива, участвовавших в предоставлении муниципальной услуги;

- безосновательный отказ в приеме документов и в предоставлении муниципальной услуги;

- нарушение прав и законных интересов заявителей;

- культуру обслуживания заявителей.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме.

3.1. Запросы, поступающие в Архив, подразделяются на тематические запросы и запросы социально – правового характера.

3.1.1. Запросы социально – правового характера – это запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

3.1.2. Тематические запросы – это запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту. Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц.

3.1.3. Муниципальная услуга по выдаче архивных документов (архивных справок, выписок и копий) по запросам социально-правового характера предоставляется на бесплатной основе, по тематическим запросам – на платной основе в соответствии с прейскурантом цен на работы и услуги, оказываемые Архивом. Выдача архивных копий документов, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления Петрозаводского городского округа и находящихся на хранении в Архиве, за исключением копий архивных документов, запрашиваемых при исполнении социально-правовых запросов, относится к исполнению тематических запросов.

3.2. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация запросов;

- анализ тематики поступивших запросов;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

- подготовка ответа заявителю: оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, отрицательного ответа уведомления о переадресовании запроса;

- отправка или выдача на руки заявителю ответа на запрос.

3.3. Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении № 8 к Административному регламенту.

3.4. Прием и регистрация запросов

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры приема и регистрации заявления является поступление в Архив запроса.

3.4.2. Поступившие в Архив письменные запросы заявителей регистрируются в течение трех дней с даты его поступления в Архив.

3.4.3. Результатом административного действия является проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации.

3.4.4. Максимальный срок исполнения административной процедуры составляет 3 дня.

3.5. Анализ тематики поступивших запросов

3.5.1. Специалисты Архива осуществляют анализ тематики поступивших запросов заявителей и анализ находящихся на хранении архивных документов:

3.5.2. Вид информационного документа (архивная справка, архивная выписка или архивная копия), при положительном результате ответа на тематический запрос, подготавливаемого Архивом, в предварительном порядке согласовывается с заявителем, если об этом не указано в запросе.

3.5.3. Результатом административного действия является:

- продолжение работы с запросом в установленном порядке;

- принятие решения о направлении запроса в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы;

- принятие решения об отказе в исполнении запроса в соответствии с п. 2.8. Административного регламента.

3.5.4. При поступлении в Архив запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Архив запрашивает у заявителя  эти уточнения и дополнительные сведения.

3.6. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов.

3.6.1. Специалисты Архива, при поступлении запроса:

- при помощи имеющегося научно-справочного аппарата определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов;

- в соответствии с архивными шифрами получают из архивохранилищ необходимые для исполнения запросов дела и приступают к исполнению запроса;

- по окончании исполнения запроса все полученные дела сдаются в архивохранилище.

3.6.2. Результатом административного действия является получение необходимых документов из архивохранилищ.

3.7. Подготовка ответа заявителю

3.7.1. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа «Архивная справка», «Архивная выписка».

3.7.2. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

3.7.3. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

3.7.4. Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

3.7.5. В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

3.7.6. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

3.7.7. После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

3.7.8. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

3.7.9. В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

3.7.10. Архивная копия должна содержать архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью и подписью специалиста Архива, сделавшего копию.

3.7.11. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).

3.7.12. Архивные справки оформляются на бланке Архива. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

3.7.13. Архивная справка подписывается директором Архива, заверяется печатью Архива, на ней проставляется номер и дата составления.

3.7.14. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Архива.

3.7.15. При наличии оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, указанных в пункте 2.8. Административного регламента, составляется отрицательный ответ, который направляется заявителю в течение 5 дней с момента регистрации.

3.7.16. При отсутствии в Архиве документов, необходимых для исполнения запроса, дается отрицательный ответ либо, при наличии информации о месте хранения документов,  уведомление о переадресовании заявления, которые направляются заявителю в течение 5 рабочих дней с момента регистрации. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью.

3.7.17. Результатом административного действия является подготовленные и соответствующим образом оформленные архивная справка, архивная выписка, архивная копия, уведомление о переадресовании запроса, отказ в исполнении запроса.

3.8 . Отправка ответа на запрос.

3.8.1. Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, по электронной почте, через «Виртуальную приемную» официального сайта Архива, через Единый Портал государственных и муниципальных услуг (функций), через Портал государственных и муниципальных услуг Республики Карелия, направляются в письменном виде по почте.

3.8.2. В случае если запрос был подан при личном приеме, то вид получения ответа (по почте или лично в руки) обговаривается с заявителем.

3.8.3. В случае если заявитель желает получить ответ на запрос лично, он может быть ему выдан на руки специалистом Архива при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, доверенности, оформленной в установленном порядке, при этом в запросе, поданном в Архив, заявитель оставляет письменную расписку о получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии с указанием даты ее вручения.

3.8.4. В случае если на запрос, поступивший в электронном виде дается отрицательный ответ об отсутствии  на хранении в Архиве документов, необходимых для исполнения запроса, ответ отправляется на электронный адрес заявителя.

3.8.5. В случае поступления коллективного письменного запроса, ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.

3.8.6. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.8.7. Результатом административного действия, в случае отправки по почте ответа на запрос, является направление заявителю (или его доверенному лицу) архивной справки, архивной выписки, архивной копии, уведомления о переадресовании запроса или об отказе в исполнении запроса, в случае получения ответа на запрос лично заявителем, является роспись заявителя (или его доверенного лица) о получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии.

3.9. Особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме:

3.9.1. Муниципальная услуга может предоставляться в электронной форме.

3.9.2. Обеспечение доступа заявителей к сведениям о предоставляемой муниципальной услуге осуществляется на официальном сайте Администрации Петрозаводского городского округа: http://www.petrozavodsk-mo.ru, через Портал государственных и муниципальных услуг Республики Карелия (далее - Портал) и Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций).

3.9.3. Для подачи запроса в электронном виде заявителю необходимо:

- пройти процедуру регистрации на Портале, если заявитель уже зарегистрирован, авторизоваться (ввести свои логин и пароль);

- войти в свой Личный кабинет и в разделе «Услуги онлайн» выбрать необходимую заявителю муниципальную услугу;

- заполнить заявление на предоставление муниципальной услуги в электронном виде (поля, отмеченные знаком «*», обязательны для заполнения);

- прикрепить к заявлению файлы, содержащие электронные образы документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги (документы рекомендуется отсканировать заранее);

- отправить заявление с прикрепленными файлами.

3.9.4. Заявителю предоставляется возможность получения сведений о ходе рассмотрения запроса через Портал.

3.9.5. По мере рассмотрения запроса в Личном кабинете заявителя отражается следующая информация:

- дата регистрации запроса на Портале и направления его в Архив;

- дата принятия запроса к рассмотрению в Архив;

- планируемая дата предоставления муниципальной услуги;

- информация о результате рассмотрения запроса.

3.9.6. Поданное в электронном виде заявление вместе с прикрепленными к нему файлами рассматривается специалистами Архива.

3.9.7. Если в запросе отсутствуют или предоставлены не в полном объеме сведения, указанные в подпункте 2.5.2 пункта 2.5 раздела 2 Административного регламента, в течение 5 дней в личном кабинете заявителю будет предложено представить недостающие документы, либо уточнить какие-либо данные, представленные в заявлении. После чего заявителю будет необходимо внести в заявление запрашиваемую информацию и отправить его повторно.

3.9.8. Если запрос соответствует требованиям, установленным в подпункте 2.5.2 пункта 2.5 раздела 2 Административного регламента, запрос рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации заявления.

3.9.9. После появления в Личном кабинете информации о готовности документов заявитель может получить их в Архиве  по адресу:                          г. Петрозаводск, ул. Дзержинского, д. 38, вторник с 9.30 до 16.30 (с 13.00 до 14.00-обед), среда с 9.30 до 12.30, четверг с 14.00 до 16.30.

3.9.10. При получении документов при себе необходимо иметь паспорт.

3.9.11. При получении документов заявитель должен поставить свою подпись в запросе на выдачу документов, ранее направленном в электронном виде, а также подпись о получении документов на руки.

 4. Формы контроля за исполнением Административного регламента

 4.1. Контроль за исполнением настоящего Административного регламента осуществляется путем проведения:

- текущих проверок соблюдения и исполнения специалистами и должностными лицами Архива настоящего Административного регламента;

- плановых проверок соблюдения и исполнения специалистами и должностными лицами Архива настоящего Административного регламента;

- внеплановых проверок соблюдения и исполнения специалистами и должностными лицами Архива настоящего Административного регламента, осуществляемых по обращениям физических и юридических лиц, на основании иных документов и сведений, указывающих на нарушение настоящего Административного регламента.

4.2. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей муниципальной услуги, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов и должностных лиц Архива.

4.3. Текущий контроль за соблюдением и исполнением положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, осуществляется постоянно директором Архива непосредственно в ходе предоставления специалистом Архива муниципальной услуги.

4.4. Целью проведения плановых и внеплановых проверок является контроль за качеством предоставления муниципальной услуги, в том числе своевременности рассмотрения уведомлений, обоснованности и законности принятия по ним решений.

4.5. Плановые проверки за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами при предоставлении муниципальной услуги, проводятся директором Архива при принятии им решения о проведении проверки, но не реже одного раза в три года.

4.6. Внеплановые проверки проводятся директором Архива, по мере необходимости в следующих случаях:

- при поступлении жалобы со стороны заявителя;

- при получении представления органа прокуратуры, иного органа.

4.7. Формой контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги является осуществление проверок, предусмотренных настоящим Административным регламентом.

4.8. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельный вопрос, связанный с предоставлением муниципальной услуги (тематические проверки).

4.9. Лица, ответственные за предоставление муниципальной услуги, несут ответственность за непредоставление муниципальной услуги заявителю либо предоставление муниципальной услуги заявителю с нарушением установленных настоящим Административным регламентом сроков в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Специалисты Архива, предоставляющие муниципальную услугу по выдаче архивных документов (архивных справок, выписок, копий), несут персональную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:

-неправомерный отказ в приеме или исполнении запросов;

-действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов заявителя;

-нарушение срока и порядка регистрации запросов, их рассмотрения;

-принятие заведомо необоснованного незаконного решения;

-предоставление недостоверной информации;

-сохранность находящихся у них на регистрации, рассмотрении запросов и документов, связанных с их исполнением.

4.10. Граждане, их объединения и организации вправе получать информацию о порядке предоставления муниципальной услуги, а также направлять замечания и предложения по улучшению качества предоставления муниципальной услуги.

4.11. Контроль за исполнением настоящего Административного регламента со стороны граждан, их объединений и организаций является самостоятельной формой контроля и осуществляется путем направления обращений в Архив, а также путем обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения настоящего Административного регламента, в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

 5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования заявителем решений и действий (бездействий), принятых (совершенных) при предоставлении муниципальной услуги

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования заявителем решений и действий (бездействий), принятых (совершенных) при предоставлении муниципальной услуги

5.1. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование принятых и осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги решений и действий (бездействий) специалиста Архива.

5.2. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является жалоба на действия (бездействия) специалиста Архива, и принятых (осуществляемых) ими решений в ходе предоставления муниципальной услуги, поступившая в Архив.

5.3. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

а) нарушения срока регистрации запроса о предоставлении муниципальной услуги;

б) нарушения срока предоставления муниципальной услуги;

в) требования у заявителя документов, не предусмотренных настоящим Административным регламентом;

г) отказа в приеме документов, предоставление которых предусмотрено настоящим Административным регламентом, у заявителя;

д) отказа в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены настоящим Административным регламентом;

е) взимания с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной настоящим Административным регламентом;

ж) отказа сотрудника Архива в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.4. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.5. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе или в электронной форме в Архив.

5.6. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, официального сайта Администрации Петрозаводского городского округа: http://portal.petrozavodsk-mo.ru, официального сайта Архива: http://arhiv.ptz.ru, Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций): https://www.gosuslugi.ru, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

Жалоба может быть направлена через государственное бюджетное учреждение Республики Карелия «Многофункциональный центр Республики Карелия» в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.7. Жалоба должна содержать:

а) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

б) фамилию, имя, отчество заявителя (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

в) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу;

г) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу. Заявителем могут быть предоставлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.8. Жалоба, поступившая в Архив, подлежит рассмотрению директором Архива, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.9. По результатам рассмотрения жалобы директор Архива принимает одно из следующих решений:

1) Удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено настоящим Административным регламентом, а также в иных формах;

2) Отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

а) наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

б) подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

в) наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с настоящим Административным регламентом в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы;

г) установление факта соответствия решений, действий (бездействий), принятых (совершенных) при предоставлении муниципальной услуги, требованиям настоящего Административного регламента.

5.10. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.9 настоящего Административного регламента, заявителю в письменной форме по почте или по желанию заявителя в форме электронного документа направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.11. При получении жалобы, в которой содержаться нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу сотрудника архива, а также членов его семьи, директор Архива вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в ней вопросов и сообщить гражданину, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

5.12. Жалоба может быть оставлена без рассмотрения в случае, в случае если в жалобе не указана фамилия заявителя, направившего обращение, или почтовый или электронный адрес, по которому должен быть направлен ответ.

5.13. Основания для приостановления рассмотрения жалобы отсутствуют.

5.14. Информирование заявителей о порядке подачи и рассмотрения жалобы обеспечивается посредством размещения информации на стендах в помещении Архива, на официальном сайте Архива, а также информация может быть сообщена заявителю в письменной или устной форме.

5.15. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления директор архива, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.16. Заявитель вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги, действия (бездействие) должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в судебном порядке, обратившись с соответствующим заявлением в суд в установленном законом порядке.

 

Заявление о выдаче архивной справки о зарплате

Заявление о выдаче архивной справки о стаже работы 

Заявление о выдаче архивной справки о льготном стаже работы 

Заявление о выдаче архивной справки о командировке в районы Крайнего Севера

Заявление о выдаче архивной справки об отпуске по уходу за ребенком

Заявление о выдаче архивной справки о прохождении производственной практики

Заявление о выдаче копии постановления (распоряжения) Администрации Петрозаводского городского округа