Отчет за 2018 год

Отчет о работе муниципального казенного учреждения

Петрозаводского городского округа

"Муниципальный архив города Петрозаводска" за 2018 года

Введение

Постановлением Администрации Петрозаводского городского округа от 07.11.2017 № 3684 с 1 января 2018 года МКУ «МАП» выделено в безвозмездное временное пользование помещение в многоквартирном доме общей площадью 362 кв.м. по адресу: ул.Куйбышева, 20.    В связи с этим МКУ «МАП» с 2018 года освобождает часть помещений в МОУ «Гимназия № 17» (освобождаемая площадь 168,9 кв.м.). В здании Гимназии № 17 в пользовании МКУ «МАП» останутся помещения на 1 этаже пристройки площадью 82,1 кв.м., в которых располагается архивохранилище. В июне 2018 года состоялся  переезд и освоение новых помещений.

В пользовании МКУ «МАП» с 01 января 2018 года находится 3 помещения общей площадью 567,3 кв.м., в том числе: по ул.Куйбышева,20 – 485,2 кв.м., по ул.Дзержинского,38 – 82,1 кв.м. Из них площадь освоенных архивохранилищ составляет 206,9 кв.м.

Для соблюдения нормативных условий хранения приобретены металлические стеллажи. Протяженность стеллажных полок составляет 1072 погонных метров (увеличение на 402 метра).

 По направлениям деятельности по итогам 2018 года были достигнуты следующие результаты.

 1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда  Российской Федерации

 В отчетном году закартонировано 2530 ед.хр.  Закартонированные дела размещены в архивохранилище, оформлены ярлыки на коробки, указатели фондов. Всего по состоянию на 01.01.2019 в архиве закартонировано 18007 ед.хр., что составляет 38 % от общего количества документов, находящихся на хранении.

Регулярно проводятся мероприятия по сохранности и улучшению физического состояния документов: контроль температурно-влажностного и светового режимов в архивохранилищах, обеспыливание пылесосом, влажные уборки, подшивка дел в обложки (395 ед.хр.), замена ветхой бумаги в связках, ремонт документов (11 ед.хр.).

Во 2018 году было проведено 21 санитарных дня, в которые проводилась работа по подготовке к архивному хранению личных дел ликвидированного МУ СО РСЦ «Надежда», расстановка дел на стеллажах в архивохранилищах в связи с переездом.

Проведены выборочные проверки наличия документов 2 фондов (567 ед.хр.), а именно:

- Ф.№ P-18 МУП «Фобус» - (личный состав - 55 ед.хр.);

- Ф.№ Р-23 ГУП «Петрозаводский Гортопсбыт» - (личный состав - 512 ед.хр.).

 2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно - методическое руководство архивами и организацией в делопроизводстве организаций-источников комплектования

 В 2018 году осуществлён приём 15 фондов и доприём в 9 фондах. Всего принято на хранение 5093 ед.хр., в том числе:

- документов постоянного срока хранения – 843 ед.хр.,

- документов по личному составу – 4246 ед.хр.

 - фотодокументов – 4 ед.хр.

 Всего по состоянию на 01.01.2019 г. на хранении в МКУ «МАП» находится 333 фондов – 47552 ед.хр. в том числе:

- постоянного срока хранения 9463 ед.хр.,

- по личному составу 37305  ед.хр.,

- фотодокументов – 784 ед.хр.

 В текущем году проводилась работа по упорядочению документов в организациях-источниках комплектования.

Для утверждения (согласования) Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Республики Карелия муниципальным архивом представлены описи дел 22 организаций (утверждены описи дел постоянного хранения – 667 ед.хр., согласованы описи дел по личному составу – 3720 ед.хр.). Согласована на ЭПК Министерства культуры 1 номенклатура дел Администрации Петрозаводского городского округа.

В целях организационно-методической работы с организациями-источниками комплектования специалистом осуществлено 50 выходов в организации.

 В 2018 году проведена паспортизация организаций – источников комплектования по состоянию на 01.01.2016. По данным паспорта в списке организаций-источников комплектования архива числится 32 организации. Общее количество единиц хранения, находящихся в организациях – 11667,  из них постоянного хранения – 2715, по личному составу – 8952.Сверх установленного срока хранится 1745 ед.хр.

 В отчетном году на платной основе проводилось упорядочение документов по личному составу негосударственных организаций. Упорядочено 86 ед.хр. на сумму 27021,30 руб.

На платной основе принято 207 ед.хр. на сумму 297996,00 руб.

 3. Создание информационно-поисковых систем. Использование документов

 16 февраля 2018 года в Администрации Петрозаводского городского округа состоялась презентация историко-документальной выставки «Пусть в дружбе живут и растут города», посвящённой 45-летию со дня подписания Договора о дружественных связях между городами Петрозаводск и Ла Рошель (6 ноября 1973 года). Выставка была организована совместно Администрацией Петрозаводского городского округа, Муниципальным архивом города Петрозаводска и Национальным архивом Республики Карелия. На открытии выставки присутствовал 41 человек, среди которых были гости из Франции, в частности, мэр г. Ла Рошель Жан-Франсуа Фунтен и председатель общества «Дружба» в г. Ла Рошель Жослин Компаньон. Выставка была представлена для  жителей и гостей города  с 19 февраля по 15 марта в фойе Администрации Петрозаводского городского округа. Фотографии и документы, представленные на выставке, вызвали оживлённый интерес у посетителей, в том числе у представителей французской делегации. На выставочных стендах была представлена ретроспективная информация, отражающая различные аспекты сотрудничества и демонстрирующая множество примеров партнёрских отношений, преисполненных тёплыми чувствами, что красноречиво свидетельствует о том, что между г. Петрозаводском и г. Ла Рошелью установился диалог, связанный с такими важными сферами общественной жизни как культура и искусство, образование, здравоохранение и социальное обеспечение, спорт, туризм, экономика и бизнес.

14 марта 2018 г. на сайте архива была опубликована виртуальная выставка с аналогичным названием "Пусть в дружбе живут и растут города", на которой представлены документы из фондов муниципального архива г.Петрозаводска с 1992 года. Документы, отражающие историю побратимских отношений до 1992 года, находятся на хранении в Национальном архиве Республики Карелия и в виртуальную выставку не вошли.

6 апреля 2018 года Петрозаводск отмечал годовщину присвоения Почетного звания «Город воинской славы». К этой дате муниципальный архив города Петрозаводска подготовил виртуальную выставку фотографий с церемонии вручения грамоты Президента Российской Федерации о присвоении городу Петрозаводску почетного звания Российской Федерации «Город воинской славы». Данный комплекс фотодокументов был передан в МКУ «МАП» на хранение Администрацией Петрозаводского городского округа в 2015.

 6 апреля 2018 года в преддверии торжественной сессии Петрозаводского городского совета, посвященной его столетнему юбилею состоялось открытие выставки архивных документов, подготовленной муниципальным архивом Петрозаводска совместно с Петросоветом На выставке были представлены документы из фондов Национального архива Республики Карелия за период 1917-1941 гг., муниципального архива г.Петрозаводска начала 1900-х годов, из личных документов Л.И. Евтюковой, секретаря Исполкома Петросовета в 1978-1900гг. Выставку посетили депутаты Петросовета и почетные гости, в том числе бывшие руководители городского совета. Для широкого круга посетителей выставка экспонировалась в холле Администрации Петрозаводского городского округа, затем в холле петрозаводского архива.

11 октября 2018 года в "Зимнем саду" Администрации Петрозаводского городского округа состоялось открытие выставки архивных документов "Дружба! Freundschaft!", посвящённой 35-летию побратимских связей между Петрозаводском и Нойбранденбургом. На выставочных стендах представлена ретроспективная информация, которая отражает различные аспекты сотрудничества между  Петрозаводском и  Нойбранденбургом в таких областях общественной жизни как молодёжные обмены, образование, культура и искусство, спорт, бизнес, гендерные взаимоотношения, благоустройство городской среды. Со стороны германской стороны на открытии выставки присутствовали Сильвио Витт - обер-бургомистр г. Нойбранденбург, Беате Шульт и Дитер Штегеманн - городские советники (депутаты Городского Совета). На мероприятии также присутствовал атташе Представительства МИД России в г. Петрозаводске А.Е. Семаков. Выставка архивных документов подготовлена сотрудниками Национального архива Республики Карелия и Муниципального архива города Петрозаводска при активной поддержке со стороны Администрации Петрозаводского городского округа. Материалы Национального архива освещают начало дружественных связей между городами. История взаимодействия городов-побратимов с 1992 г. освящена в материалах Муниципального архива г. Петрозаводска.

 В 2018 году проводилась плановая работа  по описанию документов, усовершенствованию описей. Всего описано и усовершенствовано 3959 ед.хр.

 Во отчетном году проводилась работа по внесению фотографий в базу данных «Фотокаталог» - внесено 504 фотографии. Внесение фотографий в базу данных проводилось параллельно с оцифровкой фотодокументов. Для систематического фотокаталога на компьютере набрано и прошифрованно 334 карточки (Ф. № Р-31).

 В 2018 году исполнено запросов:

 ВСЕГО: 1709 запросов

из них:   социально-правовых –  1524;

               тематических – 185;

в т.ч.: исполненных в электронном виде –  1010 (1060 - социально-правовых, 464 тематических)

Социально-правовые запросы в электронном виде исполняются в рамках электронного взаимодействия с Отделением Пенсионного Фонда по Республике Карелия, территориальными органами Пенсионного фонда, что составляет 70 процентов от всех поступивших запросов данного вида.

Количество исполненных запросов социально-правового характера в законодательно установленные сроки составило 100 процентов от всех запросов социально-правового характера.

По запросам выдано 172 копии архивных документов на 1001 листах, из них 29 на платной основе на сумму 36918 руб.

Проведено 31 консультаций с целью оказания помощи в поиске документов организаций для предоставления сведений о местах работы в ПФ РФ.

 В отчетном квартале читальный зал посетило 10 пользователей (17 посещений). Выдано во временное пользование в читальном зале 213 дел.

 В отчетном квартале состоялось 9 заседаний экспертно-проверочной методической комиссии МКУ «МАП».

 В течение года осуществлялось сопровождение сайта архива. Количество посещений сайта составило 6663, посетителей -3925.

 В отчетном году  количество пользователей архивной информацией составило 2018, из них 1658 обратилось в архив за получением архивных справок, архивных копий, 10 человек – исследователи читального зала, 337 человек посетители на открытии выставок (подсчет посетителей выставок при их экспонировании не проводился), 13 экскурсантов.

 Ведутся электронные Базы данных:

- БД «Учет обращений граждан и обращений»

- БД «Методический кабинет»

- Общероссийская БД «Архивный фонд»

- БД «Фотокаталог»

 4. Повышение квалификации кадров.

 Повышение квалификации кадров не проводилось.

 В течение года были проведены 3 экскурсии в архив (13 чел.) для студентов института истории, политических и социальных наук ПетрГУ, для руководителей структурных подразделений администрации Петрозаводского городского округа..

Сотрудники архива 02.03.18 принимали участие в Юбилейном информационно-методическом мероприятии «Архивы Карелии на пороге нового столетия» приуроченном к 100-летию архивной службы России, Республики Карелия и Национального архива Республики Карелия (прослушаны выступления по темам: «Вопросы взаимодействия Министерства культуры РК с органами местного самоуправления РК и муниципальными архивами РК», «Взаимодействие Национального архива РК с организациями-источниками комплектования КУ НА РК», «Из опыта работы ответственных за архив организаций-источников комплектования КУ НА РК», «Краткий обзор вопросов по работе с документами, направляемыми на рассмотрение ЭПК МК РК»).

20-21 сентября 2018 года специалисты МКУ «МАП» приняли участие в  IV международной научно-практической конференции «Документальное наследие: новый век», приуроченной к 100-летию архивной службы России, Республики Карелия и Национального архива Республики Карелия. В качестве организаторов конференции выступили Министерство культуры Республики Карелия, Национальный архив Республики Карелия. В рамках конференции специалисты МКУ «МАП» посетили выставку документов «В ладонях удерживать время. Летопись государственной архивной службы Карелии»

Сотрудниками архива самостоятельно изучаются методические материалы, Интернет ресурсы по направлениям работы.

 5. Обеспечение ведения делопроизводства в структурных подразделениях Администрации

 Сопровождение делопроизводственной деятельности приемных отраслевых (функциональных) структурных подразделений  Администрации Петрозаводского городского округа: организация работы приемных Главы Петрозаводского городского округа, заместителей главы Администрации Петрозаводского городского округа и начальников управлений (управление городского хозяйства и транспорта, управление образования, управление архитектуры и градостроительства, управление экономики и инвестиционной политики, управление жилищного хозяйства, управления муниципального контроля).