Памятка о передаче дел в архив

ПАМЯТКА

конкурсным управляющим, руководителям

ликвидирующихся предприятий, организаций по передаче дел в архив.

Общие положения.

В соответствии с п. 2 статьи 129 Федерального закона Российской Федерации от 01.01.2001г. «О внесении изменений в Федеральный закон «О несостоятельности (банкротстве) «…конкурсный управляющий обязан: …передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия передачи документов должника на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации».

Таким образом, при ликвидации предприятия, организации одна из задач, которая стоит перед арбитражным управляющим – обеспечение сохранности документов.

В том случае, если ликвидируемая организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, конкурсному управляющему, руководителю ликвидационной комиссии необходимо обратиться в соответствующее архивное учреждение и получить все необходимые консультации.

Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива при организации работы по обеспечению сохранности архивных документов, в первую очередь по личному составу, нужно руководствоваться нормами существующего законодательства.

В соответствии со статьей 23 Федерального Закона Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации негосударственных организаций, в том числе и в результате банкротства, документы по личному составу передаются конкурсным управляющим или ликвидационной комиссией в упорядоченном состоянии в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора на платной основе. Организация и проведение работы по упорядочению и передаче документов производится силами и за счет средств ликвидируемой организации.

Требования к научно – технической обработке документов указаны в «Основных правилах работы архивов организаций» М.,2002г. (разделы 2.3 и 3.5.-3.7).

Работу по научно – технической обработке документов можно проводить:

- силами специалистов ликвидируемой организации;

- силами специалистов архивного учреждения (на возмездной основе).

На государственное и муниципальное хранение принимаются документы по личному составу:

- приказы руководителя по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

- приказы руководителя о направлении работников в командировку в районы Крайнего Севера;

- трудовые договоры работников и дополнительные соглашения к ним;

- договоры подряда;

- личные дела работников (при наличии);

- личные карточки работников (ф.Т-2);

- лицевые счета по заработной плате (расчетные ведомости по начислению заработной платы);

- книги учёта приёма, перемещения, увольнения работников (при наличии);

- журнал регистрации приказов по личному составу (при наличии);

- журнал учета движения трудовых книжек (при наличии);

- списки личного состава (при наличии);

- акты о производственных авариях и несчастных случаях (при наличии);

- невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании) (при наличии);

- штатные расписания.

В тех случаях, когда на предприятии работали специалисты с вредными условиями труда, на хранение также передаются:

- списки работающих на производстве с вредными условиями труда;

- табели и наряды работников вредных и льготных профессий;

- акты расследований профессиональных отравлений и заболеваний (при наличии);

- списки вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение (при наличии).

Для формирования дела фонда в архив так же передаются на хранение учредительные документы организации.

2. Порядок передачи дел в МКУ «МАП».

2.1. Конкурсный управляющий направляет письмо в МКУ «МАП» (далее – архив) о приеме документов ликвидируемой организации (Приложение 1).

При необходимости научно – технической обработки документов (подшивки и составлению описи) силами сотрудников архива это необходимо указать в письме. Архив предоставляет услугу по научно-технической обработке документов ликвидированных организаций в соответствии с установленными тарифами.

Письмо направляется по адресу: г.Петрозаводск, ул.Куйбышева, 20 или по e-mail: arhiv.ptz@yandex.ru

2.2. В случае, если упорядочение документов ликвидируемой организации будут проводить специалисты архива, то для определения стоимости услуг, конкурсный управляющий осуществляет доставку документов в архив самостоятельно.

2.3. В случае, если упорядочение документов ликвидируемой организации проводится конкурсным управляющим самостоятельно, то перед сдачей в архив документов описи и историческая справка согласовываются экспертно-проверочной методической комиссией архива. Для проверки правильности составления описей и исторической справки электронный вариант указанных документов в формате .doc направляется по электронному адресу архива.

2.4. После определения стоимости услуги по упорядочению документов, оказываемой архивом или после согласования описей дел экспертно-проверочной методической комиссией архива оформляются договоры и счета на оказание услуги по упорядочению документов и (или) услуги по организации хранения документов.

2.5. Документы передаются в коробах для архивного хранения.

2.6. Вместе с документами в архив передаются:

- опись дел по личному составу (согласованная ЭПМК МКУ «МАП») в 4 экземплярах;

- историческая справка в 4 экземплярах;

2.7. После оплаты конкурсным управляющим услуги по организации хранения документов (подтверждение оплаты – платежное поручение или квитанция) архивом составляется акт приема-передачи архивных документов на хранение (Приложение № 2). Акт приема-передачи архивных документов на хранение утверждается директором архива и конкурсным управляющим и является основанием поступления документов на архивное хранение и их учета.