Отчет о работе за 2014 год

Отчет о работе муниципального казенного учреждения

Петрозаводского городского округа

"Муниципальный архив города Петрозаводска" за 2014 года

 Введение

Основными достижениями архива в 2014 году можно считать:

• Награждение МКУ «МАП» дипломом за III  место во Всероссийском конкурсе на лучший муниципальный архив в номинации  «Муниципальные архивные учреждения, расположенные в административных центрах субъектов Российской Федерации», которое состоялось 5 марта 2014 года в Москве на расширенном заседании Коллегии Федерального архивного агентства.
• Организация первого выездного заседания Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Республики Карелия на базе МКУ «МАП». которое состоялось 28 мая 2014 года. На заседании комиссии были рассмотрены описи дел постоянного хранения и по личному составу, номенклатуры дел организаций-источников комплектования КУ НА РК и муниципальных архивов, утверждены описи дел, составленные и усовершенствованные в Национальном архиве РК. Также члены  Экспертно-проверочной комиссии познакомились с работой муниципального архива г.Петрозаводска, посетили архивохранилище.
• Проведение организационной работы по вопросу  межведомственного информационного взаимодействия с Пенсионным Фондом Республики Карелия и его территориальными отделами. Внедрение электронного взаимодействия между архивом и Пенсионным Фондом РК планируется в январе 2015 года.
• Повышение степени удовлетворенности потребителей в получении муниципальной услуги. В целях выполнения данной задачи были модернизированы места приема граждан, приобретены информационные стенды,  актуализированы сведения на информационных стендах.
• Выполнение и перевыполнение установленных муниципальным заданием объемных показателей.
• Проведение ремонтных работ в помещении архива по ул.Куйбышева, 20 и оснащение помещений новыми современными стеллажами и мебелью. Всего в 2013-2014 годах  на ремонт данного помещения было затрачено 885 204 руб., приобретено стеллажей на сумму 396 641 руб. Оснащение архивохранилищ новыми стеллажами позволило увеличить количество погонных метров архивных полок со 145 п.м. до 405 п.м. и уменьшить загруженность архивохранилищ с 89% до 56 %.

По направлениям деятельности по итогам 2013 года были достигнуты следующие результаты.

1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда  Российской Федерации

 Работа по данному направлению проводилась в плановом режиме. В соответствии с планами осуществлялся традиционный комплекс мероприятий для обеспечения сохранности документов, находящихся на государственном хранении.

Традиционно проводился ремонт документов. В целях сохранности документов работниками архива подшито 86 ед. хр., отреставрировано 17 ед.хр. (228 листов), проведен мелкий ремонт 156 ед.хр. листа.

В 2014 году закартонировано 3 723 ед.хр. Всего по состоянию на 01.01.2015 в архиве закартонировано 11218 ед.хр., что составляет 40 % от общего количества документов, находящихся на хранении.

 В течение 2014 года в архивохранилищах постоянно велись наблюдения за температурно-влажностным режимом.

В ходе ремонтных работ в помещении архива по ул.Куйбышева, 20 сотрудниками архива было перемещено 19646 ед.хр.

В течение отчетного года проводились санитарные дни, в которые было продолжено научно-техническое оформление дел по личному составу ПМУП «Петропит» (формирование дел из россыпи документов, систематизация листов в деле, подшивка дел, нумерация и перенумерация листов, оформление обложек дел и заверительных листов, составление описей дел и другие виды работ) в количестве 1033 ед.хр.

  В 2014 году в результате переработки описей дел по личному составу Администрации Петрозаводского городского округа в структурных подразделениях Администрации было обнаружено 6 ед.хр., ранее не включенных в опись. На вновь обнаруженные дела составлены соответствующие акты, данные дела включены в опись.

Продолжен комплекс работ по учету документов: все принятые на хранение документы поставлены на учет и размещены в архивохранилищах.

Загруженность архивохранилищ на 01.01.2015 составляет 56 %.

 

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно - методическое руководство архивами и организацией в делопроизводстве организаций-источников комплектования

 В 2014 году на хранение в МКУ «МАП» принято 8 фондов и осуществлен доприем в 19 фондах. Всего принято на хранение 672 ед.хр., в том числе:

- документов постоянного срока хранения – 372 ед.хр.,

- документов по личному составу – 204 ед.хр.,

 - фотодокументов – 96 ед.хр.(274 ед.уч.)

Всего по состоянию на 01.01.2015 г. на хранении в МКУ «МАП» находится        236 фондов - 28128ед.хр. в том числе:

- постоянного срока хранения 6678 ед.хр.,

- по личному составу 21179  ед.хр.,

- фотодокументов – 271 ед.хр.

 Как и в прошлом году, основные усилия сотрудника комплектования были направлены на соблюдение графика упорядочения документов в организациях-источниках комплектования, утвержденного постановлением Администрации Петрозаводского городского округа. Ежегодное утверждение графика упорядочения документов в организациях-источниках комплектования позволило значительно продвинуться в работе с организациями-источниками комплектования по упорядочению документов в установленные сроки. На сегодняшний день документы  по 2011 год  включительно упорядочены в 22 организациях, не упорядочены в 12 организациях, из которых                  1 организация - это ликвидированное предприятие «Петропит», 4 организации - это учреждения здравоохранения, переданные в 2012 году из муниципальной собственности в государственную.

В рамках оказания методической помощи организациям – источникам комплектования в 1 квартале была проведена производственная учеба по подготовке и передаче дел в муниципальный архив со специалистами структурных подразделений Администрации Петрозаводского городского округа, на которой присутствовало 24 человека. Так же, 3 апреля 2014 года состоялся семинар «Методика работы архива организации» для специалистов муниципальных учреждений и предприятий г.Петрозаводска – ответственных за делопроизводство и архив. На семинаре были затронуты темы организации документов в текущем делопроизводстве, современной законодательной, нормативной и методической базе в архивной сфере, организации и работы архива учреждения. Особое внимание было уделено контролю за исполнением учреждениями постановлений и распоряжений Администрации Петрозаводского городского округа, а также порядку взаимодействия МКУ «МАП» и муниципальных учреждений города. Семинар посетили 58 слушателя.

С целью оказания консультативно-методической и практической помощи ответственным за архивы по экспертизе ценности документов, технической обработке дел, составлению описей и номенклатур осуществлено 103 выхода в организации – источники комплектования. Также оказывалась консультативная помощь по телефону. Помимо организаций – источников комплектования оказывается консультативная помощь муниципальным и иным учреждениям  г.Петрозаводска. За консультацией в 2014 году обратилось 13 организаций.

Для утверждения (согласования) Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Республики Карелия муниципальным архивом представлены описи дел 17 организаций, 3 номенклатуры дел:

-  управленческой документации – 362 ед.хр.

- по личному составу – 498 ед.хр.

- фотодокументов – 96 ед.хр.

- номенклатуры дел (2881 статей), в том числе: Администрации Петрозаводского городского округа (на 2014 год - 1429 статей, на 2015 год - 1337 статей), МУП «Мемориал» (на 2014 год - 115 статей).

 

3. Создание информационно-поисковых систем. Использование документов

 Для обеспечения доступа к архивным документам сотрудниками архива в течение года проводилась следующая плановая работа  по описанию документов и переработке описей – 1270 ед.хр.:

-  переработка описей дел по личному составу Фонда Р-215 Администрация города Петрозаводска за 2000-2009 годы (295 ед.хр.).  В ходе переработки описей в единую опись были включены дела структурных подразделений Администрации города Петрозаводска, включённые в самостоятельные фонды и описи, частично пересоставлены заголовки дел, проверен и уточнён листаж, определены и уточнены крайние даты документов, проведена пересистематизация единиц хранения, составлен справочный аппарат к описи дел по личному составу за 2005 год.  По итогам переработки описей дел была составлена новая опись № 2 дел постоянного хранения Администрации города Петрозаводска за 2000-2009 годы. Старые описи переработанных фондов включены во вновь составленную опись.

- описание документов Администрации Петрозаводского городского округа- 879 ед.хр., в том числе: управленческая документация – 260 ед.хр. (2010г.), 325 ед.хр. (2011г.), документы по личному составу – 294 ед.хр.

- описание фотодокументов – 96 ед.хр. (258 ед.уч.), в том числе:

/фотопозитивов (цветных) Ф № Р- 215 Администрация Петрозаводского городского округа - 72 ед. хр.

/фотопозитивов (черно-белых) Ф № Р- 233 Коллекция фотодокументов по истории города Петрозаводска - 13 ед.хр.

/фотоальбомов  Ф № Р- 235 «ГБУЗ Городская детская больница» -11 ед. хр. (258 ед. уч.).

Кроме того, в 2014 году закончено описание фотодокументов в цифровом формате фонда № Р-215 Администрации г.Петрозаводска за 2003-2008 годы. В результате описания составлена опись фотодокументов в цифровом формате. Опись утверждена на ЭПМК МКУ «МАП», фотографии поставлены на внутренний учет МКУ «МАП»  в количестве 449 ед.уч.

 За отчетный период сотрудниками архива исполнено 1179 запросов, в том числе:

- социально-правовых запросов - 940, (положительных 673, отрицательных 267)

- тематических запросов – 239 (положительных 181, отрицательных 58)

 В 2014 году возросло количество запросов поступивших в электронном виде и исполненных в электронном виде:

Вид запроса	Поступило в электронном виде	Исполнено в электронном виде
Социально-правовые	87	55
Тематические	25	25

На сегодняшний день в электронном виде исполняются отрицательные запросы.

Большую часть положительных тематических запросов составляют запросы Администрации Петрозаводского городского округа по предоставлению копий постановлений Администрации г.Петрозаводска. Отрицательные тематические запросы – это запросы генеалогического характера от граждан.

Большую часть запросов социально-правового характера составляют запросы о подтверждении стажа (438). Второе место занимают запросы по зарплате (351), третья категория – отпуск по уходу за ребенком (65), далее – льготный стаж (41), практика, курсы, учеба (28), командировка в районы крайнего Севера и приравненные к ним местности (6), иные (11).

 Посещаемость читального зала за год составила 11 посещений, количество зарегистрированных исследователей – 8.

По запросам пользователей читального зала и сотрудников архива выдано 177 единиц хранения.

 Осуществлялось сопровождение сайта архива (редактирование, размещение информации, обслуживание гостевой книги и др.). Всего в 2014 году сайт посетили 6037 пользователей. За информацией к сайту, помимо граждан Российской Федерации, обратились также граждане других стран.

 В 2014 году  количество пользователей архивной информацией составило 7330 чел., из них 1179 чел. обратилось в архив за получением архивной справки, архивных копий, 8 человек – исследователи читального зала, 6037 чел. – посетители сайта, 24 экскурсанта, 82 – слушатели лекции.

 Ведутся электронные Базы данных:

- БД «Учет обращений граждан и обращений»

- БД «Методический кабинет»

- Общероссийская БД «Архивный фонд»

 В 2014 году состоялось 3 заседания ЭПМК архива, на которых была проведена экспертиза ценности фотодокументов, рассмотрены описи дел по личному составу, постоянного хранения, акты переработки описей и другие вопросы

 Также было проведено 3 экскурсии в архив (24 чел.): 2 для студентов исторического факультета (Kафедра архивоведения и специальных исторических дисциплин) ПетрГУ и 1 для членов ЭПК Министерства культуры РК.

 

   4. Повышение квалификации кадров.

 В апреле 2014 года директор архива прошла курсы повышения квалификации в отраслевом центре повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления ВНИИДАД по теме «Цифровые технологии в архивах: стратегия развития и внедрения».

Директор и специалисты архива приняли участие  в выездном информационно-методическом мероприятии для муниципальных архивов Республики Карелия и архивов организаций-источников комплектования, организованным Национальным архивом РК, которое состоялось  6 мая 2014 г. в п.Лоухи. В рамках мероприятия специалисты Национального архива Республики Карелия представили коллегам обзор документов личных фондов, находящихся на хранении в КУ НА РК, опыт работы с фондодержателями, рассказали о правилах сбора и оформления документальных материалов от держателей личных архивов, в том числе от очевидцев  Великой Отечественной войны и других войн. Особое внимание было уделено обеспечению сохранности документов личного происхождения, юридическому оформлению взаимодействия архивного учреждения с держателями личных архивов. Также участники поездки посетили Архив Лоухского муниципального района, познакомились с условиями хранения документального наследия, инновациями, внедряемыми  Лоухскими архивистами.

24-25 сентября 2014 года 3 сотрудника архива приняли участие в Международной научно-практической конференции «Документ как явление культуры», организаторами которой выступили Министерство культуры Республики Карелия, Национальный архив Республики Карелия, Петрозаводский государственный университет, Карельское республиканское отделение РОИА. Конференция была приурочена к Году культуры в Российской Федерации и Республике Карелия в рамках подготовки к 100-летию государственной архивной службы России.

В октябре ведущий специалист прошла курсы повышения квалификации во ВНИИДАД (г.Москва) по теме «Правовые основы доступа к архивным документам   и архивной документной информации. Организация использования документов АФ РФ (принципы, формы, практика работы)».

Кроме того директор и главный бухгалтер в 2014 году прошли обучение в соответствии с требованиями законодательства (44-ФЗ) по программе «О контрактной системе в сфере закупок, товаров, работ, услуг».