Отчет за 2023

 Выполнение показателей основных направлений  деятельности муниципального архива

за 2023 год

Муниципальное казенное учреждение Петрозаводского городского округа «Муниципальный архив города Петрозаводска»

1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации

Код строки	Виды работ	Единицы хранения (Документы на бумажной основе)		Примечание
		план	отчёт
1.1.	Переплёт	-	-
1.2.	Подшивка	100	46
1.3.	Ремонт документов	10	46
1.4.	Дезинфекция	-
1.5.	Дезинсекция	-
	ВСЕГО:	110	92
1.6.	Картонирование	1250	1572

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации

Код строки	Виды работ	Единицы хранения (Документы на бумажной основе)		Примечание
		план	отчёт
2.1.	Приём документов  от организаций (управленческая документация)	1102	679
2.2.	Приём документов по личному составу	1320	1282
2.3.	Приём документов от граждан (документы личного происхождения)	Х	–
2.4.	Включение документов в состав Архивного фонда РФ (утверждение описей на ЭПК)	Х	290 управленческая 503 по личному составу 7 организаций
2.5.	Упорядочение документов на договорных началах, всего	Х
	В т.ч.: - управленческая документация	-
	- документы по личному составу	-	3

3. Создание информационно-поисковых систем. Научно-справочный аппарат

Код строки	Виды работ	Единицы хранения (Документы на бумажной основе)		Примечание
		план	отчёт
3.1.	Описание, усовершенствование, переработка описей ВСЕГО:	1500	1207
	В т.ч.: - управленческая документация	200	211
	- документы по личному составу		996
	- аудиовизуальные документы

 4. Предоставление информационных услуг и использование документов

Код строки	Виды работ	Единица измерения	план	отчет
4.1	Проведение информационных мероприятий, ВСЕГО:	мероприятие	3	1
	В т. ч.  -   выставки	выставка	1	0
	-публикации статей, подборок документов	публикация
	- радио(теле)передачи	передача
	- экскурсии	экскурсия
	- лекции, встречи с общественностью	лекция, встреча	2	1
4.2	Исполнение социально-правовых запросов, всего из них:	запрос	Х	1223
	исполненных с положительным результатом	запрос	Х	511
	исполненных в установленный законодательством срок (30 дней)	запрос	Х	1223
4.3	Исполнение тематических запросов	запрос	Х	133
4.4.	Количество пользователей, работавших в читальном зале архива	пользователь	7	8
	Количество посещений читального зала	посещение	Х	14
	Количество выданных в читальные залы дел	ед.хр.	Х	63
4.5.	Посещения web-сайта/страницы	посещение	X	152

Код строки	Виды работ	Единица Измерения	план	отчет
4.6	Пользователи архивной информацией, в том числе:	пользователь	1257	1617
	-  количество пользователей, работавших в читальном зале архива;		7	8
	-  количество исполненных запросов всех категорий (социально-правовых, тематических, генеалогических).		1250	1545
	-  количество посетителей выставок;		Х	64
	- количество экскурсантов (обзорные и тематические экскурсии)		Х	0
	- количество участников встреч с общественностью, уроков для школьников, слушателей лекций, подготовленных сотрудниками архива.		Х	42

Отчет о работе муниципального казенного учреждения Петрозаводского городского округа "Муниципальный архив города Петрозаводска"

за 2023 год

 В соответствии с постановлением Администрации Петрозаводского городского округа от 31.10.2023 № 4252 МКУ «МАП» было предоставлено в безвозмездное временное пользование недвижимое муниципальное имущество Петрозаводского городского округа – нежилое помещение, общей площадью 152 кв. м., расположенное на первом этаже многоквартирного дома по ул. Гоголя, дом 22, для хранения архивных документов.

В ноябре 2023 года, в связи с ликвидацией Муниципального казенного предприятия  «Петрозаводская паспортная служба» в МКУ «МАП» были переданы архивные документы по регистрационному учёту граждан на территории г. Петрозаводска: домовые книги, ордера, поквартирные карточки регистрации и карточки регистрации граждан.    

По направлениям деятельности по итогам 2023 года были достигнуты следующие результаты.

 1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда  Российской Федерации

 Общая протяженность стеллажных полок составляет – 1131 м.

В 2023 году закартонировано 1572 ед.хр.  Закартонированные дела размещены в архивохранилище, оформлены ярлыки на коробки, указатели фондов. Всего по состоянию на 01.01.2024 в архиве закартонировано 27819 ед.хр., что составляет 48 % от общего количества документов, находящихся на хранении.

Регулярно проводились мероприятия по сохранности и улучшению физического состояния документов: контроль температурно-влажностного и светового режимов в архивохранилищах, обеспыливание пылесосом, влажные уборки, подшивка дел (43 ед.хр.), ремонт документов (12 ед.хр.).

Во 2023 году было проведено 16 санитарных дней. В ходе санитарных дней проводилась научно–техническая обработка документов Петрозаводского городского треста ресторанов и кафе за 1962–1992 годы, поступивших на хранение в МКУ «МАП».. Всего было подшито 46 дел, произведен ремонт 46 дел.

 2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно - методическое руководство архивами и организацией в делопроизводстве организаций-источников комплектования

В 2023 году осуществлён приём 21 фонда и доприём в 17 фондах. Всего принято на хранение 1961 ед.хр., в том числе:

 - документов постоянного срока хранения – 679 ед.хр.,

- документов по личному составу – 1282 ед.хр.

В 2023 году выбыло документов по личному составу: 2 ед. хр. в 1 фонде в связи с выдачей на руки трудовых книжек.

Всего по состоянию на 01.01.2024 г. на хранении в МКУ «МАП» находится 407 фондов –  57957 ед.хр. в том числе:

- постоянного срока хранения 14095 ед.хр.,

- по личному составу 43072  ед.хр.,

- фотодокументов – 787 ед.хр.,

- видеодокументов – 3 ед.хр.

 Загруженность архивохранилищ составляет 68 %.

 В отчетном году на платной основе принято 4 ед.хр., на сумму 20505 руб. Подшито 53 дела на платной основе, на сумму 52041 руб.

 В текущем году проводилась работа по упорядочению документов в организациях-источниках комплектования (36 выходов в организации).

Для утверждения (согласования) Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Республики Карелия муниципальным архивом представлены описи дел 7 организаций (утверждены описи дел постоянного хранения – 290 ед.хр., согласованы описи дел по личному составу – 503 ед.хр.). Утверждены 3 номенклатуры.

 3. Создание информационно-поисковых систем. Использование документов

 В 2023 году проводилась плановая работа  по описанию документов, усовершенствованию описей. Всего описано и усовершенствовано 1207 ед.хр., в том числе:

– управленческой документации- 211 ед.хр. Администрация Петрозаводского городского округа

– документов по личному составу – 996 ед.хр. (Администрация Петрозаводского городского округа (описание–374 ед.хр.); документы Петрозаводского городского треста ресторанов и кафе (описание–622 ед.хр.).

 В 2023 году исполнено запросов:

ВСЕГО: 1545 запросов

из них: социально-правовых – 1223 (511«+», 712«-»);

  тематических –133 (90 «+», 43 «-»);

   по регистрации граждан – 186 (141«+», 45«-»);

в т.ч.: исполненных в электронном виде– 1263 (1151 социально-правовых,

                                                                         112 тематических)

 По запросам выдано 377 копий архивных документов на 943 листах.

 Исполнено 14 платных запросов на общую сумму 19222=00 руб.

 В 2021 году читальный зал посетило 8 пользователей (14 посещений). Выдано во временное пользование в читальном зале 63 дела.

 В отчетном году состоялось 5 заседаний экспертно-проверочной методической комиссии МКУ «МАП».

 В течение года осуществлялось сопровождение сайта архива. Количество посещений сайта составило 15200, количество посетителей – 2694.

 Для специалистов Администрации Петрозаводского городского округа, ответственных за передачу дел в архив, было проведено обучение по организации упорядочения и передачи дел на хранение. На  встрече присутствовало 42 чел.

 В текущем  году  количество пользователей архивной информацией составило 1617, из них 1545 обращений в архив за получением архивных справок, архивных копий, 8 человек – исследователи читального зала, 64 человек посетители выставок на сайте, количество участников лекции – 42.

 Ведутся электронные Базы данных:

- БД «Учет обращений граждан и обращений»

- БД «Методический кабинет»

- Общероссийская БД «Архивный фонд»

- БД «Фотокаталог»

4. Повышение квалификации кадров.

В отчетном году 1 архивист прошёл профессиональную переподготовку в ООО «Региональный центр повышения квалификации» по направлению «Документоведение и архивоведение». По итогам переподготовки им присвоена квалификация «Архивист».

Обеспечение ведения делопроизводства в структурных подразделениях Администрации

Сопровождение делопроизводственной деятельности приемных отраслевых (функциональных) структурных подразделений  Администрации Петрозаводского городского округа: организация работы приемных Главы Петрозаводского городского округа, заместителей главы Администрации Петрозаводского городского округа и начальников управлений (управление городского хозяйства и транспорта, управление образования, управление архитектуры и градостроительства, управление экономики и инвестиционной политики, управление жилищного хозяйства, управления муниципального контроля).