Отчет за 2022 год

Выполнение показателей основных направлений  деятельности муниципального архива

за 2022 год

Наименование организации – муниципальное казенное учреждение Петрозаводского городского округа «Муниципальный архив города Петрозаводска»

1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации

Код строки	Виды работ	Единицы хранения (Документы на бумажной основе)		Примечание
		план	отчёт
1.1.	Переплёт	-	-
1.2.	Подшивка	100	664
1.3.	Ремонт документов	5	292
1.4.	Дезинфекция	-
1.5.	Дезинсекция	-
	ВСЕГО:	105	956
1.6.	Картонирование	1600	1608

2. Формирование Архивного фонда Российской Федераци 

Код строки	Виды работ	Единицы хранения (Документы на бумажной основе)		Примечание
		план	отчёт
2.1.	Приём документов  от организаций (управленческая документация)	543	469
2.2.	Приём документов по личному составу	1286	1528
2.3.	Приём документов от граждан (документы личного происхождения)	Х	–
2.4.	Включение документов в состав Архивного фонда РФ (утверждение описей на ЭПК)	Х	389 управленческая 520 по личному составу 8 организаций
2.5.	Упорядочение документов на договорных началах, всего	Х
	В т.ч.: - управленческая документация	-
	- документы по личному составу	-	50

3. Создание информационно-поисковых систем. Научно-справочный аппарат

Код строки	Виды работ	Единицы хранения (Документы на бумажной основе)		Примечание
		план	отчёт
3.1.	Описание, усовершенствование, переработка описей ВСЕГО:	160	1861
	В т.ч.: - управленческая документация	160	541
	- документы по личному составу		1320
	- аудиовизуальные документы

4. Предоставление информационных услуг и использование документов

Код строки	Виды работ	Единица измерения	план	отчет
4.1	Проведение информационных мероприятий, ВСЕГО:	мероприятие	3	3
	В т. ч.  -   выставки	выставка	2	0
	-публикации статей, подборок документов	публикация
	- радио(теле)передачи	передача
	- экскурсии	экскурсия
	- лекции, встречи с общественностью	лекция, встреча	1	3
4.2	Исполнение социально-правовых запросов, всего из них:	запрос	Х	1090
	исполненных с положительным результатом	запрос	Х	436
	исполненных в установленный законодательством срок (30 дней)	запрос	Х	1090
4.3	Исполнение тематических запросов	запрос	Х	135
4.4.	Количество пользователей, работавших в читальном зале архива	пользователь	5	12
	Количество посещений читального зала	посещение	Х	27
	Количество выданных в читальные залы дел	ед.хр.	Х	254
4.5.	Посещения web-сайта/страницы	посещение	X	15 003
Код строки	Виды работ	Единица Измерения	план	отчет
4.6	Пользователи архивной информацией, в том числе:	пользователь	1275	1389
	-  количество пользователей, работавших в читальном зале архива;		5	12
	-  количество исполненных запросов всех категорий (социально-правовых, тематических, генеалогических).		1250	1225
	-  количество посетителей выставок;		Х	28
	- количество экскурсантов (обзорные и тематические экскурсии)		Х	0
	- количество участников встреч с общественностью, уроков для школьников, слушателей лекций, подготовленных сотрудниками архива.		Х	124

Отчет о работе муниципального казенного учреждения Петрозаводского городского округа "Муниципальный архив города Петрозаводска"

за 2022 год

 По направлениям деятельности по итогам 2022 года были достигнуты следующие результаты.

 1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда  Российской Федерации

 Общая протяженность стеллажных полок составляет – 1131 м.

В 2022 году закартонировано 1608 ед.хр.  Закартонированные дела размещены в архивохранилище, оформлены ярлыки на коробки, указатели фондов. Всего по состоянию на 01.01.2022 в архиве закартонировано 26247 ед.хр., что составляет 47 % от общего количества документов, находящихся на хранении.

Регулярно проводились мероприятия по сохранности и улучшению физического состояния документов: контроль температурно-влажностного и светового режимов в архивохранилищах, обеспыливание пылесосом, влажные уборки, подшивка дел (664 ед.хр.), ремонт документов (292ед.хр.).

Во 2022 году было проведено 50 санитарных дней. В ходе санитарных дней проводилась научно–техническая обработка документов Петрозаводского городского треста ресторанов и кафе за 1962–1992 годы, поступивших на хранение в МКУ «МАП».. Всего было подшито 664 дела, произведен ремонт 286 дел.

Проведена 1 проверка наличия и состояния архивных документов фонда Р–215 Администрация г.Петрозаводска за 2000–2017 годы. Всего проверено 5063 ед.хр. 

 2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно - методическое руководство архивами и организацией в делопроизводстве организаций-источников комплектования

В 2022 году осуществлён приём 3 фондов и доприём в 7 фондах. Всего принято на хранение 1997 ед.хр., в том числе:

 - документов постоянного срока хранения – 469 ед.хр.,

- документов по личному составу – 1528 ед.хр.

В 2022 году выбыло документов по личному составу: 543 ед. хр. в 7 фондах в связи с уничтожением по истечении временного срока хранения (25 лет).

 Всего по состоянию на 01.01.2023 г. на хранении в МКУ «МАП» находится 386 фондов –  55 998 ед.хр. в том числе:

- постоянного срока хранения 13 416ед.хр.,

- по личному составу 41 792  ед.хр.,

- фотодокументов – 787 ед.хр.,

- видеодокументов – 3 ед.хр.

 Загруженность архивохранилищ составляет 66 %.

 В отчетном году на платной основе принято 76 ед.хр., на сумму 389 952 руб.

 В текущем году проводилась работа по упорядочению документов в организациях-источниках комплектования.

Для утверждения (согласования) Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Республики Карелия муниципальным архивом представлены описи дел 8 организаций (утверждены описи дел постоянного хранения – 389 ед.хр., согласованы описи дел по личному составу – 520 ед.хр.). Утверждена 1 номенклатура дел ТИК г.Петрозаводска № 1.

 Сотрудниками архива в 2022 году была разработана примерная номенклатура дел типовых управленческих документов для муниципальных организаций Петрозаводского городского округа.

 3. Создание информационно-поисковых систем. Использование документов

 В 2022 году проводилась плановая работа  по описанию документов, усовершенствованию описей. Всего описано и усовершенствовано 1861 ед.хр., в том числе:

– управленческой документации- 293 ед.хр. (Детский сад № 1 (переработка описи–172 ед.хр.); Администрация Петрозаводского городского округа (усовершенствование–121 ед.хр., описание–555 ед.хр.)

– документов по личному составу – 1320 ед.хр. (Администрация Петрозаводского городского округа (описание–307 ед.хр.); ПМУП банно–прачечных услуг (описание–1013 ед.хр.).

 В 2022 году исполнено запросов:

ВСЕГО: 1225 запросов

из них: социально-правовых – 1090 (436«+», 654«-»);

  тематических –135 (77 «+», 58 «-»);

в т.ч.: исполненных в электронном виде– 215 (155 социально-правовых,

                                                                         60 тематических)

По запросам выдано 88 копий архивных документов на 553 листах.

Исполнено 8 платный запросов на общую сумму 13217=00 руб.

В 2021 году читальный зал посетило 12 пользователей (27 посещений). Выдано во временное пользование в читальном зале 254 дела.

В отчетном году состоялось 5 заседаний экспертно-проверочной методической комиссии МКУ «МАП».

В течение года осуществлялось сопровождение сайта архива. Количество посещений сайта составило 15 003, количество посетителей – 2 662.

Для специалистов Администрации Петрозаводского городского округа, ответственных за передачу дел в архив, было проведено обучение по организации упорядочения и передачи дел на хранение. На  встрече присутствовало 34 чел.

Так же было проведено 2 семинара для специалистов муниципальных учреждений и предприятий города Петрозаводска, ответственных за делопроизводство и архив в организации по теме «Разработка номенклатуры дел в организации». На семинарах присутствовало 90 человек.

В текущем  году  количество пользователей архивной информацией составило 1389, из них 1225 обратилось в архив за получением архивных справок, архивных копий, 12 человек – исследователи читального зала, 28 человек посетители выставок на сайте, количество участников лекции – 124.

Ведутся электронные Базы данных:

- БД «Учет обращений граждан и обращений»

- БД «Методический кабинет»

- Общероссийская БД «Архивный фонд»

- БД «Фотокаталог»

4. Повышение квалификации кадров. 

В отчетном году 4 архивиста прошли профессиональную переподготовку в ООО «Региональный центр повышения квалификации» по направлению «Документоведение и архивоведение». По итогам переподготовки им присвоена квалификация «Архивист».

5. Обеспечение ведения делопроизводства в структурных подразделениях Администрации

Сопровождение делопроизводственной деятельности приемных отраслевых (функциональных) структурных подразделений  Администрации Петрозаводского городского округа: организация работы приемных Главы Петрозаводского городского округа, заместителей главы Администрации Петрозаводского городского округа и начальников управлений (управление городского хозяйства и транспорта, управление образования, управление архитектуры и градостроительства, управление экономики и инвестиционной политики, управление жилищного хозяйства, управления муниципального контроля).