Отчет за 2012 год

Отчет о работе муниципального казенного учреждения

Петрозаводского городского округа

"Муниципальный архив города Петрозаводска" за 2012 год

Введение

В соответствии с Постановлением Администрации Петрозаводского городского округа от 03.10.2011 № 3972 с 1 января 2012 года в безвозмездное временное пользование муниципальному архиву города Петрозаводска передано нежилое помещение, расположенное по адресу: ул.Куйбышева, 20, общей площадью 126 кв.м. В данном помещении располагался архив Администрации Петрозаводского городского округа. Помещение архива располагается на цокольном этаже жилого дома. Помещение архивохранилищ оборудовано стеллажами, протяженность которых составляет 145 пог.м. По состоянию на 01.01.2013 в пользовании архива находится два помещения (ул.Куйбышева, 20 и ул.Дзержинского, 38) общей площадью 392,74 кв.м., из них 120 кв.м. – площадь архивохранилищ. Общая протяженность стеллажных полок – 410 кв.м., что позволит разместить около 30 тыс. ед.хр.

В связи с выделением новых помещений в I квартале были заключены договоры на оплату жилищно-коммунальных услуг (содержание имущества, электроэнергию, водоснабжение).

1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

В течение 2012 года в целях улучшения условий хранения документов закартонировано 481 ед.хр., в связки сформировано 18903 ед.хр. В целях улучшения физического состояния документов было подшито 158 ед.хр., осуществлен ремонт 126 ед.хр.

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно - методическое руководство архивами и организацией в делопроизводстве организаций-источников комплектования

В соответствии с Постановлением Администрации Петрозаводского городского округа от 03.10.2011 № 3972 в 2012 году муниципальный архив осуществил прием всех фондов из архива Администрации Петрозаводского городского округа. Всего от Администрации Петрозаводского городского округа принято 17725 ед.хр. (109 фондов), в том числе: документов постоянного срока хранения – 3418 ед.хр., документов по личному составу – 14307 ед.хр.

Всего в 2012 году на хранение в МКУ «МАП» принято 19453 ед.хр., в том числе: документов постоянного срока хранения – 3857 ед.хр., документов по личному составу – 15528 ед.хр., фотодокументов – 68 ед.хр.

Всего по состоянию на 01.01.2013 г. на хранении в МКУ «МАП» находится 26487 ед.хр. в том числе: постоянного срока хранения 5541 ед.хр., по личному составу 20878 ед.хр., фотодокументов – 68 ед.хр. Это 221 фонд (из них 34 – постоянного хранения, 187 – по личному составу).

В 2012 году проведено 3 заседания ЭМК МКУ «МАП», на которых были согласованы описи дел постоянного срока хранения, описи дел по личному составу фондов принятых на хранение в архив, рассмотрены акты переработки описей, описания архивных документов.

Во втором квартале отчетного года на заседании ЭМК был рассмотрен вопрос о внесении изменений в список организаций – источников комплектования в связи с изменением типа учреждений и об исключении из списка организаций-источников комплектования ПМУП «Троллейбусное управление», МКОУ «Детский дом № 1» в связи с их ликвидацией.

Членами ЭМК была проведена экспертиза ценности поступивших на хранение фотодокументов (позитивов) ПМУМ «Петропит». В процессе экспертизы ценности документов из 415 фотопозитивов отобраны для дальнейшего аннотирования 114 фотопозитивов; из 19 фотоальбомов отобраны 11 фотоальбомов.

Специалистом комплектования проводилась работа по упорядочению дел и подготовке описей дел к утверждению Экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры республики Карелия, составлению номенклатур дел организаций – источников комплектования.

ЭПК НАРК утверждены описи дел постоянного хранения (423 ед.хр.) и согласованы описи дел по личному составу (727 ед.хр.) 25-ти организаций-источников комплектования МКУ «МАП» (всего – 1150 ед.хр.).

Осуществлено 89 выходов в организации – источники комплектования с целью оказания консультативно-методической и практической помощи ответственным за архивы по экспертизе ценности документов, технической обработке дел, составлению описей и номенклатур. Также оказывалась консультативная помощь по телефону.

В 2012 году проведена паспортизация архивов – источников комплектования МКУ «МАП».

Ведущим специалистом проводилась работа по проверке цифровых носителей (дисков с фотографиями за 2004–2012гг.), принятых из Администрации Петрозаводского городского округа. Продолжается отбор на хранение и дальнейшее описание фотодокументов (позитивов цветных) Администрации Петрозаводского городского округа.

3. Создание информационно-поисковых систем. Использование документов

Главным специалистом МКУ «МАП» в течение года проводилась работа по усовершенствованию описей фондов, принятых из Администрации Петрозаводского городского округа. Усовершенствовано 18026 ед.хр., в том числе 3419 ед.хр. управленческой документации, 14607 ед.хр. по личному составу.

Составлены исторические справки, переименования, предисловия к 3-м фондам. В процессе работы по усовершенствованию описей были составлены акты переработки описей, описания архивных документов, об образовании объединённого фонда.

Специалистом I категории МКУ «МАП» проводилась работа по своевременному исполнению социально-правовых и тематических запросов граждан и юридических лиц.

В 2012 году исполнено запросов:

ВСЕГО: 518 запросов

из них: социально-правовых – 360 (254 «+», 106 «-»);

тематических – 158 (127 «+», 31 «-»);

положительных – 381;

отрицательных – 137;

Все запросы исполнены в срок.

В течение отчетного года велась планомерная работа по обслуживанию сайта МКУ «МАП»: ведутся разделы «Виртуальная приемная», «Гостевая книга», вносятся изменения данных в разделе «Фонды». Всего в 2012 году сайт посетили 5538 пользователей. За информацией к сайту, помимо граждан Российской Федерации, обратились также граждане других стран.

В отчетном году читальный зал посетило 6 пользователей. По запросам пользователей были сделаны ксерокопии 34 документов. Оформлена картотека исследователей и тем пользователей – 16 карточек.

В 2012 году количество пользователей архивной информацией составило 6062 чел., из них 518 чел. обратилось в архив за получением архивной справки, 6 человек – исследователи читального зала, 5538 чел. – посетители сайта (из них 327 посетители виртуальных выставок).

Зарегистрировано 1 методическое пособие. Ведется методический и тематический каталог.

Ведутся электронные Базы данных:

- БД «Регистрация запросов»

- БД «Методический кабинет»

- Общероссийская БД «Архивный фонд»

4. Повышение квалификации кадров

Сотрудники МКУ «МАП» постоянно повышают квалификацию по направлению своей деятельности, изучая методическую литературу, обращаясь к Интернет-ресурсам, получая консультации в Национальном архиве РК.

Директор муниципального архива приняла участие в проектировочном семинаре «Региональные и муниципальные архивы в информационном обществе», приуроченному к Всемирному дню информации и Международному дню защиты информации, организованному Министерством культуры Республики Карелия, Национальным архивом Республики Карелия, Петрозаводским государственным университетом, Карельским республиканским отделением РОИА.