Отчет за 2011 год

Отчет о работе муниципального казенного учреждения

Петрозаводского городского округа

"Муниципальный архив города Петрозаводска"

за 2011 год

Введение

В соответствии с Постановлением Администрации Петрозаводского городского округа от 29.12.2010 № 4489 с 1 января 2011 года создано муниципальное казенное учреждение Петрозаводского городского округа «Муниципальный архив города Петрозаводска» (МКУ «МАП») путем изменения типа существующего муниципального учреждения «Муниципальный архив г.Петрозаводска», сохранив его основные цели деятельности. Устав казенного учреждения утвержден Постановлением Администрации Петрозаводского городского округа от 15.03.2011 № 824.

Изменения, вносимые в учредительные документы МКУ «МАП» зарегистрированы Инспекцией Федеральной налоговой службы по г.Петрозаводску 25 марта 2011 года.

В связи с изменением штатного расписания с 01 января 2011 года наименование должностей: главный архивист, ведущий архивист, архивист I категории изменились на «главный специалист», «ведущий специалист», «специалист I категории».

Утвержден Ведомственный Перечень муниципальных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) находящимся в ведении Аппарата Администрации Петрозаводского городского округа муниципальным казенным учреждением Петрозаводского городского округа «Муниципальный архив города Петрозаводска» (МКУ «МАП»)

В текущем году постановлением Администрации Петрозаводского городского округа утвержден Административный регламент по предоставлению муниципальным казенным учреждением Петрозаводского городского округа «Муниципальный архив города Петрозаводска» муниципальной услуги «Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов».

5 июня 2011 года Муниципальный архив г.Петрозаводска отметил 5 лет со дня своего создания. В связи с этим 04 июля 2011 года на городском оперативном совещании Администрации Петрозаводского городского округа директором архива был представлен доклад «Об итогах работы муниципального архива г. Петрозаводска за 2006 – 2011гг.». 6 июля 2011 года Компанией ГТРК Карелия в программе «Вести-Карелия» был показан сюжет под названием «Муниципальный архив Петрозаводска завершил первую пятилетку», посвященный пятилетию со дня создания Муниципального архива.

1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

На конец 2011 года загруженность архивохранилища составляет 45,8 %. Регулярно ведется журнал контроля за температурно-влажностным режимом в архивохранилище.

В целях улучшения условий хранения документов закартонировано 217 ед.хр. (документы постоянного срока хранения), в связки сформировано 592 ед.хр. (по личному составу), проводится замена ярлыков, бумаги в связках.

В рамках ведения учета архивных документов в установленном порядке ведутся реестр описей, список фондов, книга учета поступления фондов. По мере поступления фондов составляются карточки фондов, дополнения карточек фондов. Ведется БД «Архивный фонд».

Проведен ремонт 6 ед.хр.

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно-методическое руководство архивами и организацией в делопроизводстве организаций-источников комплектования

В отчетном году на хранение в МКУ «МАП» принято 29 фондов (461 ед.хр.) и осуществлен доприем 8 фондов (348 ед.хр.). Всего принято 809 ед.хр., в том числе: документов постоянного срока хранения – 217 ед.хр., документов по личному составу – 592 ед.хр.

Всего на 01.01.2012 г. на хранении в МКУ «МАП» находится 7036 ед.хр. (101 фонд), в том числе: постоянного срока хранения 1685 ед.хр. (15 фондов), по личному составу 5351 ед.хр. (86 фондов), документов муниципальной собственности 4559 ед.хр. (37 фондов), документов иной формы собственности 2477 ед.хр.(64 фонда).

Проведено 4 заседания ЭМК МКУ «МАП», на которых были утверждены описи дел постоянного срока хранения и согласованы описи дел по личному составу фондов принятых на хранение в архив.

Специалистом комплектования проводилась работа по упорядочению дел и подготовке описей дел к утверждению Экспертно-проверочной комиссией при НАРК, составлению номенклатур дел.

ЭПК НАРК утверждены описи дел постоянного хранения (790 ед.хр.) и согласованы описи дел по личному составу (2233ед.хр.) 23-х организаций-источников комплектования МКУ «МАП» (всего – 3023 ед.хр.), утверждено 4 номенклатуры дел (1874 статей).

Осуществлено 98 выходов в организации – источники комплектования с целью оказания консультативно-методической и практической помощи ответственным за архивы по экспертизе ценности документов, технической обработке дел, составлению описей и номенклатур. Также оказывается консультативная помощь по телефону.

3. Создание информационно-поисковых систем. Использование документов

Главным специалистом МКУ «МАП» в течение года проводилась работа по усовершенствованию научно-справочного аппарата: составлены исторические справки и усовершенствованы описи дел по личному составу 31 фонда (320 ед.хр., в том числе управленческая документация 24 ед.хр., по личному составу – 296 ед.хр.)

Специалистом I категории МКУ «МАП» проводилась работа по своевременному исполнению социально-правовых и тематических запросов граждан и юридических лиц.

В 2011 году исполнено запросов:

ВСЕГО: 305 запросов

из них: социально-правовых – 265 (155 «+», 110 «-»);

тематических – 40 (9 «+», 31 «-»);

положительных – 164;

отрицательных – 141;

поступивших на сайт в раздел «Виртуальная приемная» – 79.

Все запросы исполнены в срок.

31 марта в МОУ «Лицей № 1» состоялось открытие фотовыставки «Школа глазами разных поколений». Фотовыставка организована муниципальным архивом совместно с МОУ «Лицей № 1». Ученики Лицея под руководством своих педагогов для выставки подобрали фотографии из семейных фотоархивов, на которых запечатлена школьная жизнь разных поколений, составили к ним аннотации. Цель данной фотовыставки – показать современным школьникам, какими были их сверстники прошлых лет, и привлечь учеников к азам архивного дела. Во II квартале на сайте архива размещена виртуальная выставка «Школа глазами разных поколений».

В течение отчетного года велась планомерная работа по обслуживанию сайта МКУ «МАП»: ведутся разделы «Виртуальная приемная», «Гостевая книга», вносятся изменения данных в разделе «Фонды». Всего в 2011 году сайт посетили 6821 человек. За информацией к сайту, помимо граждан Российской Федерации, обратились также граждане других стран.

В 2011 году количество пользователей архивной информацией составило 2285 чел., из них: 305 чел. обратилось в архив за получением архивной справки, 3 исследователя в читальном зале архива, 577 чел. посетили виртуальные историко-документальные выставки на сайте, 1400 человек посмотрели выставку «Школа глазами разных поколений» - это ученики, учителя и родители Лицея № 1. Проведено 2 консультации по вопросам организации делопроизводства и ведения архива в организации на платной основе.

Зарегистрировано 19 методических пособий. Ведется методический и тематический каталог.

4. Повышение квалификации кадров

Сотрудники МКУ «МАП» постоянно повышают квалификацию по направлению своей деятельности, изучая методическую литературу, обращаясь к Интернет-ресурсам, получая консультации в Национальном архиве РК.

Ведущий специалист 8-9 декабря 2011 года посетила профессиональный форум Инфодокум – 2011 «Эффективный архив в управлении», организатором которого была Гильдия управляющих документацией. На форуме широко обсуждался вопрос создания электронных архивов.