Отчет о работе МУ "МАП" за 2010 год

Отчет о работе муниципального учреждения

"Муниципальный архив г. Петрозаводска" за 2010 год

Введение

Постановлением администрации Петрозаводского городского округа от 18.03.2010 № 606 «Об утверждении списка организаций-источников комплектования муниципального учреждения «Муниципальный архив г. Петрозаводска» утвержден список организаций – источников комплектования МУ «МАП» и график упорядочения дел в организациях источниках комплектования на 2010 год. В список организаций – источников комплектования вошло 34 муниципальных учреждения и предприятия г. Петрозаводска. Для каждой из организации утверждены сроки упорядочения дел.

В целях исполнения распоряжения Правительства Российской Федерации от 17.12.2009 № 1993-р и в соответствии с распоряжением администрации Петрозаводского городского округа от 25.05.2010 № 186-р «Об утверждении порядка взаимодействия структурных подразделений администрации по заполнению Рабочего плана Администрации Петрозаводского городского округа по переводу в электронный вид муниципальных услуг и заполнению форм Регионального реестра государственных услуг» муниципальным архивом г.Петрозаводска разработан Рабочий план по переводу в электронный вид муниципальных услуг, предоставляемых МУ «МАП».

В целях совершенствования структуры Администрации Петрозаводского городского округа принято решение о внесении изменений в пункт 2 Устава МУ «МАП»: «Цели и предмет деятельности Учреждения».

В связи с изменением штатного расписания с 01 января 2011 года наименование должностей: главный архивист, ведущий архивист, архивист I категории изменяется на «главный специалист», «ведущий специалист», «специалист I категории».

В соответствии с постановлением Администрации Петрозаводского городского округа от 01.12.2010 № 4000 «Об утверждении Перечня муниципальных казенных учреждений Петрозаводского городского округа, создаваемых путем изменения типа муниципальных учреждений Петрозаводского городского округа» в 2011 году будет изменен тип муниципального учреждения «Муниципальный архив г.Петрозаводска» в целях создания муниципального казенного учреждения «Муниципальный архив г.Петрозаводска».

1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

На конец 2010 года загруженность архивохранилища составляет 31,3 %. Регулярно ведется журнал контроля за температурно-влажностным режимом в архивохранилище.

В целях улучшения условий хранения документов закартонировано 246 ед.хр. (постоянного срока хранения), в связки сформированы 1468 ед.хр. (по личному составу), проведены работы по ремонту дел (12 ед.хр.) и подшивке дел (32 ед.хр.). В рабочем порядке проводится замена ярлыков, бумаги в связках. В связи с доприемом документов проведена перешифровка дел Фонда № Р-57 (35 ед.хр.).

В рамках ведения учета архивных документов в установленном порядке ведутся реестр описей, список фондов, книга учета поступления фондов. По мере поступления фондов составляются карточки фондов, дополнения карточек фондов.

В течение года проведено 2 санитарных дня. В ходе санитарных дней проводилась техническая обработка дел на договорной основе.

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно-методическое руководство архивами и организацией в делопроизводстве организаций-источников комплектования

В 2010 году на хранение в МУ «МАП» принято 26 фондов (1714 ед.хр.), в том числе: документов постоянного срока хранения – 246 ед.хр., документов по личному составу – 1468 ед.хр.

Всего на 01.01.2011 г. на хранении в МУ «МАП» находится 72 фонда (6228 ед. хр., в том числе: 1468 ед. хр. постоянного хранения, 4760 ед. хр. по личному составу).

В 2010 году проведено 2 заседания ЭМК МУ «МАП». На заседаниях ЭМК были утверждены описи дел постоянного хранения (132 ед.хр.), опись фотодокументов в цифровом формате Администрации Петрозаводского городского округа за 2003-2006гг. (191 ед.уч.), согласованы описи дел по личному составу (1468 ед.хр.), проведена экспертиза ценности фотодокументов в цифровом формате Администрации Петрозаводского городского округа за 2007 год.

Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) при НА РК за 2010 год утверждены описи дел постоянного хранения (639 ед.хр.) и согласованы описи дел по личному составу (561 ед.хр.) 16-ти организаций-источников комплектования МУ «МАП» (всего – 1200 ед.хр.).

В течение 2010 года сотрудниками архива оказывалась консультативно-методическая и практическая помощь ответственным за архивы организаций - источников комплектования по экспертизе ценности, технической обработке дел, составлению описей; куратором осуществлено 125 выходов в организации - источники комплектования МУ «МАП». В список организаций - источников комплектования включены два муниципальных учреждения: МУК «Городской выставочный зал», МУ «Социально-реабилитационный центр «Надежда».

В связи с ликвидацией ПМУП «Петропит» начата проверка наличия дел по личному составу в архиве организации. В 2010 году проверено 193 ед.хр.

В преддверии празднования 65-летия Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945гг. сотрудниками архива проводились встречи с ветеранами и очевидцами войны, с целью записи их воспоминаний.

3. Создание информационно-поисковых систем. Использование документов

Сотрудниками МУ «МАП» в течение 2010 года проводилась работа по усовершенствованию научно-справочного аппарата: составлены исторические справки, списки переименований к 31 фонду, оформлены описи дел к 21 фонду.

Специалистом МУ «МАП» проводилась работа по своевременному исполнению социально-правовых и тематических запросов граждан и юридических лиц. Всего в 2010 году исполнено 339 запросов (из них: социально-правовых – 326, тематических – 13, положительных – 207, отрицательных – 132, поступивших по электронной почте – 59). Все запросы исполнены в срок.

Ведущим архивистом велась планомерная работа по обслуживанию сайта МУ «МАП»: ведутся разделы «Виртуальная приемная», «Гостевая книга», вносятся изменения данных в разделе «Фонды». В 2010 году сайт посетили 4450 человек (в I квартале – 1079 чел., во II квартале – 972 чел., в III квартале – 960 чел., в IV квартале – 1439 чел.). За информацией к сайту МУ «МАП», помимо граждан Российской Федерации, обратились также граждане Германии, Казахстана, Финляндии, Белоруссии, США, Эстонии, Латвии, Молдавии, Израиля, Украины, Швеции, Бельгии, Узбекистана, Испании, Италии, Великобритании, Польши, Азербайджана и др.

В 2010 году МУЗ "Городская детская больница" (МУЗ "ГДБ"), которая является организацией – источником комплектования архива, праздновала 75 лет со дня создания. В рамках праздничных мероприятий в IV квартале состоялось открытие документальной выставки "Петрозаводская детская больница: дорогой добра...". Данная выставка являлась продолжением выставки, представленной в 2009 году и отражала историю и деятельность больницы за период 1935-2010гг.Муниципальным архивом г. Петрозаводска совместно с Городской детской больницей г. Петрозаводска подготовлена и выпущена брошюра «Городская детская больница: дорогой добра…», основанная на изучении архивных документов и воспоминаний сотрудников больницы. В сборнике материалов научно-практической конференции «Петрозаводские педиатрические чтения – VII: физиология и патология детского возраста», посвященной 75-летию основания Городской детской больницы, 45-летию кафедры педиатрии медицинского факультета ПетрГУ опубликована статья заместителя директора МУ «МАП» А. В. Спиридоновой «Петрозаводская детская больница: обретение возраста». На сайте виртуальная выставка "Петрозаводская детская больница: дорогой добра..." дополнена материалами и фотодокументами, отражающими историю МУЗ «ГДБ» до современного периода. Виртуальную выставку, за период 2009-2010 гг. посетило 137 человек.

В 2010 году, совместно с МОУ «Лицей № 1», начата работа по подготовке фотовыставки «Школа глазами разных поколений». Данный проект предполагает совместную работу специалистов архива, учителей и учеников лицея по подбору и аннотированию фотографий для экспонирования. Проведение фотовыставки решено перенести на 2011 год.

В МУ «МАП» в 2010 года зарегистрировано 20 методических пособий.

4. Повышение квалификации кадров

Сотрудники МУ «МАП» постоянно повышают квалификацию по направлению своей деятельности, изучая методическую литературу, обращаясь к Интернет-ресурсам, получая консультации в Национальном архиве РК.

В 1 квартале 2010 года была организована консультация со специалистом Пенсионного фонда по г.Петрозаводску по вопросу исполнения архивных справок для назначения льготной пенсии.

13-16 сентября 2010 года на базе Национального архива РК состоялось 50-е Заседание Научно-методического совета архивных учреждений Северо-Западного федерального округа, в котором приняли участие сотрудники МУ «МАП» (директор, главный и ведущий архивисты). Одной из основных тем обсуждения на Совете был вопрос по внедрению информационных технологий в практику работы архивных учреждений.