|
|
Отчет о работе МУ "МАП" за 2008 годОтчет о работе муниципального учреждения
"Муниципальный архив г. Петрозаводска" за 2008 год
Введение
Постановлением Главы Петрозаводского городского округа от 19.08.2008 г. № 2154 утвержден новый «Прейскурант цен на работы и услуги, оказываемые МУ «МАП».
Большая организационная работа проведена руководством МУ «МАП» со специалистами ООО «Петрозаводская проектно-строительная компания» по вопросам проектирования офисных помещений, помещений архивохранилищ в здании по ул. Калинина. Введение здания в эксплуатацию планируется в III квартале 2009 года.
1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации
В целях обеспечения пожарной безопасности работников МУ «МАП» в начале 2008 г. в учреждении разработана и утверждена Инструкция по пожарной безопасности.
В 2008 году для улучшения материально-технической базы муниципального архива приобретены материалы для реставрации архивных документов, архивные короба для хранения документов, цифровой фотоаппарат, 2 принтера, 1 компьютер, сетевой дисковый массив и 1 многофункциональное устройство Xerox, офисная мебель. Для проведения семинаров и подготовки выставок приобретены проектор, экран, сканер, выставочные стенды.
МУ «МАП» участвовало в качестве соисполнителя администрации Петрозаводского городского округа в проекте «Эффективные административные структуры как необходимое условие для успешного социально-экономического развития непромышленных территорий в условиях демографического переходного периода (АСАП)».В рамках данного проектаразработано техническое задание «Программа информатизации муниципального учреждения «Муниципальный архив г. Петрозаводска» (МУ «МАП»). Получен грант на приобретение оборудования для проведения комплекса работ по информатизации.
В 2008 г. в учреждении проведена локальная сеть на 9 компьютеров, работа по настройке программного обеспечения.
В целях обеспечения техники безопасности и охраны труда сотрудников в 2008 г. в учреждении разработана и утверждена «Инструкция по технике безопасности и охране труда пользователей персональными компьютерами МУ «МАП».
Площади в архивохранилище МУ «МАП» к концу 2008 года освоены на 16,3%. Сотрудником, отвечающим за сохранность документов, регулярно ведется журнал контроля за температурно-влажностным режимом в архивохранилище.
В 2008 г. в МУ «МАП» проведено 3 санитарных дня. В ходе санитарных дней проводилась подготовка к хранению документов (перемещение дел в хранилище, обеспыливание, картонирование документов).
В рамках ведения учета архивных документов в установленном порядке ведутся книга учета поступления фондов, листы фондов, список фондов, дела фондов, карточки фондов, дополнения карточек фондов, карточки описей.
Для улучшения физического состояния документальных материалов проведена работа по ремонту документов (всего 20 ед. хр.).
2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно-методическое руководство архивами и организацией в делопроизводстве организаций-источников комплектования
В 2008 г. на хранение в МУ «МАП» принято 35 фондов (3072 ед.хр). Начат прием документов постоянного хранения от организаций-источников комплектования (принято 453 ед. хр.).
МУ «МАП» ведет прием документов по личному составу ликвидированных и не имеющих правопреемника муниципальных предприятий и учреждений, а также организаций различных форм собственности. В 2008 г. принято 2619 ед.хр. документов по личному составу.
Всего на 01.01.2009 г. на хранении в МУ «МАП» находятся 38 фондов (3257 ед. хр., в том числе: 453 ед. хр. постоянного хранения, 2804 ед. хр. по личному составу).
Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) при НА РК утверждены 12 номенклатур дел муниципальных организаций-источников комплектования МУ «МАП»; утверждены описи дел постоянного хранения (всего 490 ед.хр.) и согласованы описи дел по личному составу (всего 634 ед.хр.) 9 муниципальныхорганизаций-источников комплектования «МАП» (всего - 1124 ед.хр.).
В связи с уточнением фондовой принадлежности на хранение в ГУ «Национальный архив Республики Карелия» (НА РК) по актам передано 72 ед.хр.
В начале 2008 г. в МУ «МАП» вместо созданной ранее Экспертной комиссии создана Экспертно-методическая комиссия (ЭМК); разработаны и утверждены Положение об экспертно-методической комиссии МУ «МАП», Регламент работы экспертно-методической комиссии МУ «МАП».
На заседаниях ЭМК были согласованы 7 методических рекомендаций и инструкций по организации делопроизводства и архивного дела в учреждениях, разработанные сотрудниками МУ «МАП», утверждена Форма «Акта о проверке соблюдения нормативных требований по обеспечению сохранности, учету и использованию архивных документов», согласована 31 опись дел по личному составу.
В списке организаций – источников комплектования МУ «МАП» значится 32 муниципальных учреждения и предприятия. В 2008 г. сотрудниками МУ «МАП» велась плановая работа по оказанию организационно-методической помощи организациям–источникам комплектования в разработке номенклатур дел, постановке делопроизводства, экспертизе ценности документов, систематизации и подготовке документов постоянного хранения к описанию.
В 2008 году заключены договоры с 8 организациями – источниками комплектования МУ «МАП» о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства. Всего за 2007-2008 гг. заключено 27 договоров.
В 22 муниципальных организациях-источниках комплектования в 2008 году утверждены Положения об архиве, Положения о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК).
С целью оказания консультативно-методической помощи сотрудниками МУ «МАП» осуществлено 153 выхода в муниципальные организации-источники комплектования.
В рамках плановых мероприятий 2008 г. сотрудниками МУ «МАП» проведены проверки наличия и состояния дел 6 организаций-источников комплектования, а также комплексные проверки соблюдения нормативных требований по обеспечению сохранности, учёту и использованию документов архива, проверки помещений архивов 2 организаций-источников комплектования.
Сотрудники архива принимали участие в частичной обработке документов на договорных условиях (подшивка дел, оформление обложек, нумерация и.т.д.). В 2008 г. общее количество документов, упорядоченных на договорной основе, составило 1362 ед.хр.
Проведение семинаров
10 апреля 2008 года проведен 8-мичасовой однодневный семинар «Методика работы архива организации» для сотрудников, отвечающих за ведение делопроизводства и архива в организациях-источниках комплектования МУ «МАП». На семинаре присутствовало 26 человек из 24 муниципальных учреждений и предприятий.
Всем участникам семинара были вручены пакеты электронных документов по организации делопроизводства и архивного дела организации, а также сертификаты, подтверждающие обучение на семинаре.
В подготовке и проведении семинара приняли участие все сотрудники МУ «МАП»; выступления лекторов сопровождались представлением электронных презентаций и наглядных пособий, необходимых в организации работы архива предприятия.
26 – 27 ноября 2008 г. состоялись однодневные семинары «Методика работы архива организации». Участниками семинара стали специалисты муниципальных учреждений и предприятий города, ответственные за ведение делопроизводства и архива в организациях, не являющихся источниками комплектования МУ «МАП». За два дня работы семинар посетили 66 человек из 61 муниципальной организации.
Сотрудники МУ «МАП» ознакомили участников семинара с основами законодательства РФ и РК в области архивного дела, основными правилами работы архивов организаций и перечнями. Подробно освещались вопросы составления номенклатуры дел в организации, проведения экспертизы ценности документов. Также были представлены правила ведения учетных документов и порядок уничтожения дел.
Участникам семинара были подробно разъяснены порядок технической обработки и оформления архивного дела, формирования связок.
Для слушателей обоих семинаров были проведены экскурсии в архивохранилище МУ «МАП», где обсуждались основные вопросы обеспечения сохранности документов в архивах муниципальных организаций.
3. Создание информационно-поисковых систем. Использование документов
Сотрудниками МУ «МАП» в течение года проводилась работа по усовершенствованию описей фондов, принятых на хранение (всего 535 ед.хр.).
В 2008 г. сотрудники МУ «МАП» проводили своевременную работу по исполнению социально-правовых запросов граждан. Всего в 2008 г. исполнено 115 запросов, из них 113 – социально-правовые, 2– тематические.
В начале 2008 г. написана статья в журнал «Отечественные архивы» о проведении открытия 1-го архивохранилища МУ «МАП», которое состоялось 30 ноября 2007 года. Статья напечатана в журнале «Отечественные архивы» (№ 3, 2008).
Работниками МУ «МАП» проведена подготовка документов ООО «Трансстрой» для выемки сотрудниками МВД по решению суда (ксерокопирование 9 дел).
В 2008 г. было проведено 6 экскурсий в архивохранилище МУ «МАП» (3 экскурсии для участников семинаров, и по одной экскурсии для руководства НА РК, для директоров муниципальных архивов и для сотрудников КНЦ РАН).
В декабре 2008 г. МУЗ «Родильный дом им. Гуткина К.А.» (организация-источник комплектования МУ «МАП») отмечало 70-летний юбилей со дня создания учреждения. К торжествам было приурочено открытие выставки, организованной силами сотрудников муниципального архива. На выставке были представлены документальные материалы за 1934-2008 гг. из фондов НА РК, родильного дома.
Выставка проводилась с 12 по 26 декабря 2008 г. Экспозиция сначала была размещена в здании родильного дома, затем выставка была перевезена в помещение МУ «МАП».
Посетители выставки ознакомились с документами о строительстве здания родильного дома в 1936-1938 годах, документами послевоенного периода, альбомами и фотографиями разных лет и др. Многие из документов экспонировались впервые.
В подготовке к выставке приняли участие все сотрудники МУ «МАП». Общее количество посетителей выставки составило 329 человек.
В сентябре 2008 г. создан сайт МУ «МАП». Сайт доступен по адресу: http://arhiv.ptz.ru. Создание сайта «МУ «МАП» является одним из важнейших этапов программы информатизации учреждения и всецело способствует улучшению качества информационного обслуживания населения, повышению уровня открытости муниципального архива.
На сайте в 2008 г. размещены 2 виртуальные выставки: «Открытие первого архивохранилища МУ «МАП» и «Муниципальный архив г. Петрозаводска: начало пути… Первые открытия в документах предприятий и учреждений города». Общее количество посетителей виртуальных выставок в 2008 г. составило 13 человек.
4. Повышение квалификации кадров
По просьбе директоров вновь созданных муниципальных архивов г. Медвежьегорск, г. Олонец проведены встречи с руководителями этих архивов. На встречах даны рекомендации по оформлению учредительных документов муниципального архива, проведены экскурсии по архивохранилищу; в беседах с архивистами МУ «МАП» обсуждались основные проблемы архивного дела в районах.
В 2008 г. сотрудники МУ «МАП» участвовали в мероприятиях, проводимых Национальным архивом РК: обучающий семинар для специалистов муниципальных архивов Республики Карелия 25 апреля; стажировка на базе муниципальных и государственных архивов Вологодской области 28-30 апреля; Торжественное собрание, посвященное 90-летию государственной архивной службы Российской Федерации и Республики Карелия 3 сентября; Международная научная конференция "Общество и архивы: диалог, открытость, перспективы" 26 сентября; Интернет-семинар по теме "Планирование работы архивных учреждений РФ на 2009 год и их отчетность за 2008 год. Паспортизация государственных и муниципальных архивов, рукописных отделов музеев и библиотек, организаций РАН, а также архивов организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов по состоянию на 01.01.2010" с 1 по 10 декабря 2008 г.
Специалистами НА РК проводились консультации для сотрудников МУ «МАП».
Документовед МУ «МАП» прошла обучение на курсах повышения квалификации в КарелНок по программе «Кадровое делопроизводство» (80 часов).
Учебные курсы в ОЦПК ВНИИДАД по различным программам посетили директор, заместитель директора и ведущий архивист учреждения. Участникам обучающих курсов были выданы удостоверения государственного образца.
В 2008 г. в МУ «МАП» проходили учебную практику студенты исторического факультета ПетрГУ (кафедра архивоведения и специальных исторических дисциплин): двое студентов с 4 по 18 февраля, также двое студентов с 27 октября по 14 ноября. |
