Отчет о работе МКУ "МАП" за 2016 год

Отчет о работе муниципального казенного учреждения

Петрозаводского городского округа

"Муниципальный архив города Петрозаводска" за 2016 года

Введение

5 июня 2016 года муниципальный архив города Петрозаводска отметил 10 лет со дня своего создания. По случаю 10-летия архива 6 июня 2016 г. директор выступила с докладом о его деятельности на городском оперативном совещании Администрации Петрозаводского  городского округа. Сотрудники архива были отмечены почетными грамотами, благодарственными письмами Администрации Петрозаводского городского округа, директор награждена Почетной грамотой Министерства культуры Республики Карелия. Глава Петрозаводского городского округа И.Ю. Мирошник выразила благодарность архивистам за их работу по комплектованию и сохранению для будущих поколений документального наследия Петрозаводска. Так же в рамках юбилейных мероприятий директором подготовлена статья о деятельности и результатах работы архива. Статья «Муниципальный архив г.Петрозаводска» опубликована в журнале «Отечественные архивы» (№ 4, 2016) в рубрике «Представляем архив».

В целях повышения качества предоставления муниципальной услуги по исполнению запросов граждан по реализации своих пенсионных прав (установления и выплаты пенсий и других социальных выплат) и исполнением данных запросов в установленные законодательством сроки в 2016 году продолжена работа в рамках электронного взаимодействия между архивом и Отделением Пенсионного Фонда по Республике Карелия, территориальными органами Пенсионного фонда.

В 2016 году в сфере архивного дела в городе приняты следующие нормативные правовые акты:

- постановление Администрации Петрозаводского городского округа от 17.03.2016 № 1018 «Об утверждении графика упорядочения дел в организациях - источниках комплектования МКУ «МАП» на 2016 год»;

- постановление Администрации Петрозаводского городского округа от 18.05.2016 № 1971 «Об утверждении списка организаций – источников комплектования муниципального казенного учреждения Петрозаводского городского округа «Муниципальный архив города Петрозаводска»

18 марта 2016 года Министерством культуры Республики Карелия в петрозаводском архиве проводилась плановая проверка по контролю за соблюдением законодательства об архивном деле. Нарушений соблюдения законодательства об архивном деле в ходе проверки не выявлено.

На базе муниципального архива в 3 квартале проходили производственную практику три студента Института истории, политических и социальных наук ПетрГУ. В ходе практики студенты изучили нормативно-методические, распорядительные документы, регламентирующие работу учреждения (устав, положения, регламенты и т.п.), познакомились с постановкой работы архива. В период практики они выполняли работу по приему на хранение документов столовых Петропита (сверка дел с описью, шифровка дел, формирование связок и др.) А так же студенты под руководством архивиста исполняли запросы социально-правового характера.

 По направлениям деятельности по итогам 2016 года были достигнуты следующие результаты.

1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда  Российской Федерации

В отчетном году закартонировано 939 ед.хр.

- 377 ед. хр. (Администрация г. Петрозаводска)

- 12 ед. хр. (ПМУСП «Мемориал» за 2012 г.)

- 15 ед. хр. (вливание дел Городского комитета по образованию Администрации г. Петрозаводска за 1995-1999 гг.)

- 50 ед. хр. (МУ СО «Преодоление» п/х за 2000-2014 гг.)

- 34 ед. хр. (МУ «Городская социальная служба» п/х за 2007-2014 гг.)

- 119 ед. хр. («Городская поликлиника № 1» п/х за 1987-2011 гг.)

- 31 ед.хр. (МКУ «МАП» за 2013 г.)

- 220 ед.хр. (ПМУП «Петропит»)

- 72 ед.хр. (Городская детская поликлиника № 1 за 1994-2011 гг.)

- 9 ед.хр. (Петрозаводское градостроительное бюро п/х 2012 г.)

Закартонированные дела размещены в архивохранилище, оформлены ярлыки на коробки, указатели фондов. Вследствие доприема большого количества дел Администрации проведена работа по передвижению коробок в хранилище, внесены изменения в описи. Всего по состоянию на 01.01.2017 в архиве закартонировано 13077 ед.хр., что составляет 33,4 % от общего количества документов, находящихся на хранении.

Регулярно проводились мероприятия по сохранности и улучшению физического состояния документов: контроль температурно-влажностного и светового режимов в архивохранилищах, обеспыливание пылесосом, влажные уборки, ремонт дел (12 ед.хр.), подшивка дел в обложки    (183 ед.хр.), замена ветхой бумаги в связках, замена ярлыков. Оформлены пофондовые топографические указатели на фонды, размещенные в архивохранилище на ул. Дзержинского.

В течение всего года проводились санитарные дни, в которые было продолжено научно-техническое оформление дел по личному составу ПМУП «Петропит». Упорядочение документов ПМУП «Петропит» и столовых, входящих в его структуру, в 2016 году закончено. Итого за период с 2013 по 2016 годы упорядочено 7282 дела (72 дела постоянного хранения, 7210 дел по личному составу), из них на платной основе - 6775 дел. Сотрудниками архива проделана большая работа по систематизации дел по фондам, по годам, все личные карточки (около 11200 единиц) были систематизированы по алфавиту. Большая часть документов требовала подшивки или обновления обложек, нумерации или перенумерации дел. На все дела составлен научно-справочный аппарат (описи и предисловия к ним).

Продолжен комплекс работ по учету документов: все принятые на хранение документы поставлены на учет и размещены в архивохранилищах.  На конец года в БД «Архивный фонд» включены сведения обо всех фондах на уровне «Фонд», «Опись» (100% заполнение).

Продолжалась работа по заполнению БД «Фотокаталог». В текущем году в базу добавлена информация по 284 ед. фотодокументов. При заполнении программы отсканировано 284 фотографии.

Загруженность архивохранилищ на 01.01.2017 составляет 77,9 %.

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно - методическое руководство архивами и организацией в делопроизводстве организаций-источников комплектования

В 2016 году на хранение в МКУ «МАП» принято 58 фондов и осуществлен доприем в 8 фондах. Всего принято на хранение 8633 ед.хр., в том числе:

- документов постоянного срока хранения – 667 ед.хр.,

- документов по личному составу – 7577 ед.хр.,

- фотодокументов – 389 ед.хр.

Всего по состоянию на 01.01.2017 г. на хранении в МКУ «МАП» находится 300 фондов – 39143 ед.хр. в том числе:

- постоянного срока хранения 7877 ед.хр.,

- по личному составу 30585  ед.хр.,

- фотодокументов – 681 ед.хр.

Так же в 2016 году были приняты документы МУ «Социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних «Надежда» (ликвидация учреждения), документы ЖЭУ г.Петрозаводска 9ликвидация архива), цветные фотопозитивы ПМУП «Троллейбусное управление». Мероприятия по упорядочению, описанию, составлению научно-справочного аппарата данных документов предстоит выполнить в 2017 году.

В текущем году проводилась активная работа по упорядочению документов в организациях-источниках комплектования.

Для утверждения (согласования) Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Республики Карелия муниципальным архивом представлены 5 номенклатур дел и  описи дел 27 организаций (утверждены описи дел постоянного хранения – 1162 ед.хр., согласованы описи дел по личному составу – 1290 ед.хр. Так же утверждены описи фотодокументов – 389 ед.хр.

Помимо работы по упорядочению документов в источниках комплектования и подготовки описей к утверждению (согласованию) на ЭПК Министерства культуры РК, специалистом архива проводилась работа по подготовке к передаче в муниципальный архив на хранение документов ликвидируемых и реорганизованных муниципальных учреждений города: МУ СЗ «Городская социальная служба» (реорганизация), МУ СО «Центр Преодоление» (реорганизация), ГБУЗ РК «Городская поликлиника № 1» (смена формы собственности), ГБУЗ РК «Городская детская поликлиника № 1» (смена формы собственности), ГБУЗ РК «Городская детская больница» (реорганизация).  В целях организационно-методической работы с организациями-источниками комплектования специалистом осуществлено 127 выходов в организации. Помимо организаций – источников комплектования оказывается консультативная помощь муниципальным и иным учреждениям  г.Петрозаводска.

В текущем году специалистом архива проводилась работа по уточнению списка организаций- источников комплектования. В связи с ликвидацией, реорганизацией, изменением наименований муниципальных учреждений список организаций-источников комплектования утвержден в новой редакции (постановление Администрации Петрозаводского городского округа от 18.05.2016 № 1971). Так же в список включены новые организации: Контрольно-счетная палата Петрозаводского городского округа, ПМУП «Троллейбусное управление», МУ СО Центр «Истоки». С вновь включенными организациями заключены договоры о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства.

В 1 квартале 2016 года было проведено 1 занятие для ответственных за архив и делопроизводство в Администрации Петрозаводского городского округа, в котором приняли участие 33 человека.

3. Создание информационно-поисковых систем. Использование документов

В 2016 году проводилась плановая работа  по описанию документов. Всего описано 1439 ед.хр.:

- описание документов Администрации Петрозаводского городского округа- 465 ед.хр.,

- описание документов МУ СО Центр «Надежда» – 178 ед.хр.

- документы ПМУП «Петропит» и подведомственных ему столовых  - 507 ед.хр.

- описание фотодокументов – 289 ед.хр.

Так же в текущем году на платной основе описано 4114 ед.хр. ПМУП «Петропит» и подведомственных ему столовых (оплата была произведена в 2013 году).

Специалистами муниципального архива г.Петрозаводска совместно с Национальным архивом Республики Карелия была подготовлена выставка архивных документов «Умео нашему городу брат...», посвященная 40-летию установления побратимских отношений между городами Петрозаводск и Умео.

Открытие выставки состоялось 24 ноября 2016 года в зале Администрации Петрозаводского городского округа. При подготовке выставки использованы документы из фондов Национального архива РК, которые составляют основу экспозиции (из фондов «Петрозаводское городское отделение общества дружбы «СССР-Швеция», «Карельский обком КПСС», «Петрозаводский горсовет», фотодокументы), а также фотодокументы из фондов Муниципального архива г.Петрозаводска, документы из архива Вестерботтена.

За отчетный период сотрудниками архива исполнено 1526 запроса, в том числе:

- социально-правовых запросов - 1313, (положительных 922, отрицательных 391)

- тематических запросов – 213 (положительных 134, отрицательных 79)

в т.ч.: исполненных в электронном виде – 761 (728 социально-правовых, 33  тематических)

Социально-правовые запросы в электронном виде исполняются в рамках электронного взаимодействия с Отделением Пенсионного Фонда по Республике Карелия, территориальными органами Пенсионного фонда.

Количество исполненных запросов социально-правового характера в законодательно установленные сроки составило 100 процентов от всех запросов социально-правового характера.

По запросам пользователей выдано 260 копии архивных документов на 948 листах, из них 13 платных запросов на общую сумму 3760=00 руб.

Посещаемость читального зала за год составила 7 посещений, количество пользователей, работавших в читальном зале – 6 чел., количество выданных в читальный зал дел – 42.

Осуществлялось сопровождение сайта архива (редактирование, размещение информации, обслуживание гостевой книги и др.). Количество посещений сайта составило 6050.

В 2016 году  количество пользователей архивной информацией составило 1569, из них 1526 обратилось в архив за получением архивной справки, архивных копий, 6 человек – исследователи читального зала, 60  посетителей выставки, 8 экскурсанта, 33 – слушатели лекции.

Ведутся электронные Базы данных:

- БД «Учет обращений граждан и обращений»

- БД «Методический кабинет»

- Общероссийская БД «Архивный фонд»

- БД «Фотокаталог»

В 2016 году состоялось 4 заседания ЭПМК архива, на которых была проведена экспертиза ценности фотодокументов, рассмотрены описи дел по личному составу, постоянного хранения и другие вопросы

Также была проведена 1 экскурсия в архив (8 чел.): для студентов исторического факультета (Kафедра архивоведения и специальных исторических дисциплин) ПетрГУ. НА РК.

4. Повышение квалификации кадров.

25 февраля 2016 года специалист архива (Рублева О.В.) принимала участие в семинаре по теме «Выявление архивных документов для выставочных проектов». Данный семинар проводился Архивным комитетом Санкт-Петербурга на базе Национального архива РК с оn-line трансляцией.

25 марта 2016 года два специалиста архива (Дедовец Н.И., Жидкова И.В.) принимали участие в семинаре – информационно-методическом мероприятии для муниципальных архивов Республики Карелия по теме «Вопросы контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Карелия», проводимом Национальным архивом Республики Карелия.

6-7 октября 2016 г.  руководитель и специалисты архива принимали участие в III Международной научно-практической конференции «Информационные ресурсы архива в изучении региональной истории», организованной Национальным архивом Республики Карелия.

Так же специалисты изучают методическую литературу по профилю работы, в том числе используя Интернет ресурсы.

5. Обеспечение ведения делопроизводства в структурных подразделениях Администрации

Сопровождение делопроизводственной деятельности приемных отраслевых (функциональных) структурных подразделений  Администрации Петрозаводского городского округа: организация работы приемных Главы Петрозаводского городского округа, заместителей главы Администрации Петрозаводского городского округа и начальников управлений (управление городского хозяйства и транспорта, управление образования, управление архитектуры и градостроительства, управление экономики и инвестиционной политики, управление жилищного хозяйства, управления муниципального контроля).