Отчет о работе МКУ "МАП" за 2015 год

Отчет о работе муниципального казенного учреждения

Петрозаводского городского округа

"Муниципальный архив города Петрозаводска" за 2015 года

Введение

Одним из приоритетных направлений деятельности в 2015 году являлось предоставление услуг в электронном виде и расширение доступа пользователей к архивной информации.

В целях повышения качества предоставления муниципальной услуги по исполнению запросов граждан по реализации своих пенсионных прав (установления и выплаты пенсий и других социальных выплат) и исполнением данных запросов в установленные законодательством сроки в марте 2015 года был внедрен  электронный документооборот между Отделением Пенсионного Фонда Российской Федерации по Республике Карелия и МКУ «МАП», задачей которого является организация обмена информацией социально–правового характера между Отделением Пенсионного Фонда по Республике Карелия, территориальными органами Пенсионного фонда и муниципальным архивом города Петрозаводска.  Так же в сентябре 2015 года было подписано соглашение об информационном взаимодействии с государственным казенным учреждением республики Карелия «Национальный архив Республики Карелия», целью которого  является перенаправление непрофильных запросов социально-правового характера в системе электронного документооборота между двумя архивами.

В 2015 году в сфере архивного дела в городе приняты следующие нормативные правовые акты:

- постановление Администрации Петрозаводского городского округа от 22.04.2015  № 1959 «Об утверждении графика упорядочения дел в организациях-источниках комплектования МКУ «МАП» на 2015 год»;

- постановление Администрации Петрозаводского городского округа от 25.05.2015  № 2564 «О внесении изменений в постановление Администрации Петрозаводского городского округа от 03.10.2011 № 3973» (внесение изменений в Административный регламент по предоставлению МКУ «МАП» муниципальной услуги «Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов»);

- постановление Администрации Петрозаводского городского округа от 20.07.2015 № 3508 «Об утверждении прейскуранта на платные услуги и работы, предоставляемые и выполняемые муниципальным казенным учреждением Петрозаводского городского округа «Муниципальный архив города Петрозаводска».

По направлениям деятельности по итогам 2015 года были достигнуты следующие результаты.

1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда  Российской Федерации

В течение 2015 г. муниципальным архивом перевыполнены плановые показатели по улучшению физического состояния документов – 293 ед.хр. (подшивка – 140 ед.хр., ремонт 153 ед.хр.). Это связано с тем, что при подготовке ответов на запросы заявителей были выявлены документы, требующие ремонта и замены обложек.

В отчетном году закартонировано 920 ед.хр. Всего по состоянию на 01.01.2016 в архиве закартонировано 12138 ед.хр., что составляет 40 % от общего количества документов, находящихся на хранении.

В течение 2014 года в архивохранилищах постоянно велись наблюдения за температурно-влажностным режимом. Регулярно проводилось обеспыливание документов.

При приеме документов на хранение проводится проверка физического состояния документов. Все документы, поступившие в 2015 году, находятся в удовлетворительном состоянии.

В течение всего года проводились санитарные дни, в которые было продолжено научно-техническое оформление дел по личному составу ПМУП «Петропит» (формирование дел из россыпи документов, систематизация листов в деле, подшивка дел, нумерация и перенумерация листов, оформление обложек дел и заверительных листов, составление описей дел и другие виды работ).

Продолжен комплекс работ по учету документов: все принятые на хранение документы поставлены на учет и размещены в архивохранилищах.  На конец года в БД «Архивный фонд» включены сведения обо всех фондах на уровне «Фонд», «Опись» (100% заполнение).

В БД «Фотокаталог» внесено 140 ед.хр. фотодокументов, что составляет 47 % от всех фотодокументов, находящихся на хранении.

В целях обеспечения сохранности оригиналов фотодокументов (позитивов) в 2015 году проведено сканирование 140 ед.хр. На данные фотографии создается фонд пользования.

Загруженность архивохранилищ на 01.01.2016 составляет 56 %.

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно - методическое руководство архивами и организацией в делопроизводстве организаций-источников комплектования

В 2015 году на хранение в МКУ «МАП» принято 6 фондов и осуществлен доприем в 15 фондах. Всего принято на хранение 2382 ед.хр., в том числе:

- документов постоянного срока хранения – 532 ед.хр.,

- документов по личному составу – 1829 ед.хр.,

- фотодокументов – 21 ед.хр.

Всего по состоянию на 01.01.2016 г. на хранении в МКУ «МАП» находится        242 фонда – 30510 ед.хр. в том числе:

- постоянного срока хранения 7210 ед.хр.,

- по личному составу 23008  ед.хр.,

- фотодокументов – 292 ед.хр.

ПМУП «Троллейбусное управление» передал на хранение большой комплекс аудиовизуальных документов: фотографии, фотоальбомы, книгу почета, книгу ветеранов, грамоты и благодарственные письма. Всего около 410 условных единиц. Данные документы поступили в неописанном виде. Специалистам архива предстоит большая работа по подготовке документов к дальнейшему хранению. Предстоит провести экспертизу научной и практической ценности документов, их аннотирование, составить описи.

В текущем году проводилась активная работа по упорядочению документов в организациях-источниках комплектования.

Для утверждения (согласования) Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Республики Карелия муниципальным архивом представлены 5 номенклатур дел и  описи дел 30 организаций,:

-  управленческой документации – 764 ед.хр.

- по личному составу – 792 ед.хр.

- фотодокументов – 21 ед.хр.

В 2015 году проведена паспортизация организаций – источников комплектования по состоянию на 01.12.2015. По данным паспорта в списке организаций-источников комплектования архива числится 32 организации. Общее количество единиц хранения, находящихся в организациях – 6326,  из них постоянного хранения – 1746, по личному составу – 4580.Сверх установленного срока хранится 1272 ед.хр.

Специалистом архива проводилась работа по подготовке к передаче в муниципальный архив на хранение документов ликвидируемых и реорганизованных муниципальных учреждений города: МУ СЗ «Городская социальная служба» (реорганизация), МУ СО «Центр Преодоление» (реорганизация), ГБУЗ РК «Городская поликлиника № 1» (смена формы собственности), ГБУЗ РК «Городская детская поликлиника № 1» (смена формы собственности), ГБУЗ РК «Городская детская больница» (реорганизация).

С целью оказания консультативно-методической и практической помощи ответственным за архивы по экспертизе ценности документов, технической обработке дел, составлению описей и номенклатур осуществлено 132 выхода в организации – источники комплектования. Также оказывалась консультативная помощь по телефону. Помимо организаций – источников комплектования оказывается консультативная помощь муниципальным и иным учреждениям  г.Петрозаводска.

В целях качественного и своевременного упорядочения дел Администрации Петрозаводского городского округа с ответственными за упорядочение документов в структурных подразделениях администрации в 1 квартале 2015 года была проведена производственная учёба, в которой приняло участие 39 человек.

3. Создание информационно-поисковых систем. Использование документов

В целях расширения доступа к документам Архивного фонда Российской Федерации через сеть Интернет на сайте архива были размещены описи дел постоянного хранения 6 фондов (№№ 25, 31 ,39, 41, 68, 108).

В 2015 году проводилась плановая работа  по описанию документов. Всего описано 1511 ед.хр.:

- описание документов Администрации Петрозаводского городского округа- 872 ед.хр., в том числе: управленческая документация – 327 ед.хр., документы по личному составу – 545 ед.хр.

- описание документов по личному составу Детского дома № 3 г.Петрозаводска в связи с его ликвидацией – 512 ед.хр.

- описание фотодокументов – 21 ед.хр. - фотопозитивы (черно-белые) Ф № Р- 235 ГБУЗ «Городская детская больница».

- описание фотодокументов, созданных в результате инициативного документирование Ф. № Р-25 МКУ «МАП» - 106 ед.хр.

Специалистами муниципального архива г.Петрозаводска подготовлена выставка архивных документов «Есть два равных города на свете, и два побратима в мире есть», посвященная 50-летию установления побратимских отношений между городами Петрозаводск и Варкаус.

Открытие выставки состоялось 23 октября 2015 года в зале Администрации Петрозаводского городского округа. Партнерами проекта выступили Администрация Петрозаводского городского округа, Национальный архив Республики Карелия.

На торжественной церемонии открытия выставки присутствовали:  Консул Петрозаводского отделения Генерального Консульства Финляндии в СПб Туомас Киннунен, Председатель отделения общества «Финляндия - Россия» в Варкаусе Юха Койвула, Председатель правления Общества дружбы «Карелия-Финляндия» Елена Александровна Барбашина и другие.

При подготовке выставки использованы документы из фондов Национального архива РК, которые составляют основу экспозиции (документы Петрозаводского горсовета, Карельского обкома КПСС, Карельского отделения общества «СССР-Финляндия», Объединения профсоюзов Республики Карелия, фотодокументы), а также фотодокументы из фондов Муниципального архива г.Петрозаводска, документы из архива Общества «Финляндия-Россия» в г.Варкаус, Городского архива Варкауса и газеты «Warkauden Lehti».

Архивная выставка освещает период зарождения и становления дружественных связей с 1965 по 1980 годы. В экспозиции представлено более 50 архивных документов и более 25 фотографий. Многие из документов экспонируются впервые.

За отчетный период сотрудниками архива исполнено 1518 запросов, в том числе:

- социально-правовых запросов - 1310, (положительных 834, отрицательных 476)

- тематических запросов – 208 (положительных 145, отрицательных 63)

Количество исполненных запросов социально-правового характера в законодательно установленные сроки составило 100 процентов от всех запросов социально-правового характера.

По видам исполненные запросы социально-правового характера подразделяются на запросы:

- о заработной плате – 491;

- о стаже работы – 518;

- о льготном трудовом стаже – 57;

- о командировках в районы крайнего Севера – 12;

- об отпуске по уходу за ребенком – 140;

- о прохождении производственной практики – 24;

- иные – 6.

По запросам выдано 296 копий архивных документов на 1186 листах.

Посещаемость читального зала за год составила 7 посещений, количество пользователей, работавших в читальном зале – 7 чел., количество выданных в читальный зал дел – 33.

Осуществлялось сопровождение сайта архива (редактирование, размещение информации, обслуживание гостевой книги и др.). Количество посещений сайта составило 7317.

В 2015 году  количество пользователей архивной информацией составило 1697, из них 1495 обратилось в архив за получением архивной справки, архивных копий, 7 человек – исследователи читального зала, 138  посетителей выставки, 24 экскурсанта, 39 – слушатели лекции.

Ведутся электронные Базы данных:

- БД «Учет обращений граждан и обращений»

- БД «Методический кабинет»

- Общероссийская БД «Архивный фонд»

- БД «Фотокаталог»

В 2015 году состоялось 3 заседания ЭПМК архива, на которых была проведена экспертиза ценности фотодокументов, рассмотрены описи дел по личному составу, постоянного хранения, акты переработки описей и другие вопросы

Также было проведено 2 экскурсии в архив (29 чел.): 1 для студентов исторического факультета (Kафедра архивоведения и специальных исторических дисциплин) ПетрГУ и 1 для специалистов муниципальных архивов РК и НА РК.

4. Повышение квалификации кадров.

27 марта 2015 года в муниципальном архиве города Петрозаводска состоялся семинар для муниципальных архивов Республики Карелия по теме «Актуальные вопросы работы муниципальных архивов Республики Карелия», организованный Государственным казенным учреждением Республики Карелия «Национальный архив Республики Карелия» и муниципальным казенным учреждением Петрозаводского городского округа «Муниципальный архив города Петрозаводска».

В семинаре приняли участие 34 специалиста из 14 муниципальных архивов Республики Карелия и Национального архива Республики Карелия. На семинаре рассматривались актуальные вопросы работы муниципальных архивов, такие как исполнение запросов социально-правового характера льготного стажа,  предоставление муниципальных услуг гражданам по исполнению социально-правовых запросов в электронном виде, вопросы экспертизы ценности документов, комплектования муниципального архива фотодокументами. Специалисты муниципальных архивов республики поделились опытом работы по обеспечению сохранности документов ликвидированных организаций без правопреемника, по приему документов по личному составу из Национального архива Республики Карелия.

В рамках семинара участники посетили архивохранилище муниципального архива г.Петрозаводска.

5. Обеспечение ведения делопроизводства в структурных подразделениях Администрации

Сопровождение делопроизводственной деятельности приемных отраслевых (функциональных) структурных подразделений  Администрации Петрозаводского городского округа: организация работы приемных Главы Петрозаводского городского округа, заместителей главы Администрации Петрозаводского городского округа и начальников управлений (управление городского хозяйства и транспорта, управление образования, управление архитектуры и градостроительства, управление экономики и инвестиционной политики, управление жилищного хозяйства, управления муниципального контроля).