Отчет о работе МУ "МАП" за 2007 год

Отчет о работе муниципального учреждения

"Муниципальный архив г. Петрозаводска" за 2007 год

13 апреля 2006 г. на сессии Петросовета было принято решение «О создании муниципального учреждения «Муниципальный архив города Петрозаводска». 17 мая 2006 года было издано соответствующее постановление Главы местного самоуправления, подготовлен пакет уставных документов, проведена государственная регистрация, в декабре утверждено штатное расписание, назначен директор.

В январе 2007 года были приняты на работу первые специалисты муниципального архива, приступившие к созданию нормативной базы и определению объемов работы.

1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

После проведения ремонтно-строительных работ и реконструкции помещений по адресу: ул. Дзержинского, 38 (пристройка), первое архивохранилище МУ «МАП» площадью 42 кв.м. было открыто 30 ноября 2007 г. Общее количество полезных погонных метров составляет 290 м., что позволит разместить на них около 22 тыс. ед.хр.

Впервые в нашем городе появились площади городского архива, которые отвечают всем современным требованиям этого специализированного учреждения: установлены мобильные стеллажи финского производства, архивохранилища оснащены системами кондиционирования, позволяющими поддерживать оптимальный температурно-влажностный режим; приобретён термометр-гигрометр, контролирующий температуру и влажность; имеется централизованная охранно-пожарная сигнализация. Для хранения архивных документов приобретены специальные архивные короба.

Площади в архивохранилище к концу 2007 года освоены на 0,5%.

Офисные помещения сотрудников оборудованы современной мебелью. Все сотрудники обеспечены компьютерами и оргтехникой; приобретено многофункциональное копировальное устройство.

В рамках ведения учета архивных документов в установленном порядке ведутся книги учета поступления фондов, листы фондов, список фондов, реестр описей, дела фондов.

Сотрудники архива принимали участие в частичной обработке документов на договорных условиях (подшивка дел, оформление обложек, нумерация и.т.д.). В архиве проведено 3 санитарных дня.

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно-методическое руководство архивами и организацией в делопроизводстве организаций-источников комплектования

С февраля до конца мая 2007 года велась работа по составлению списка источников комплектования архива. Для определения организаций, документы которых будут постоянно храниться в архиве, необходимо было из 186 муниципальных предприятий и учреждений, действующих на территории Петрозаводска, выбрать те, документы которых характеризуют изменения в социально-экономической, политической и культурной жизни города.

В июне 2007 года на заседании Экспертно-проверочной комиссии при НА РК список был согласован и утвержден Главой Петрозаводского городского округа. В списке организаций – источников комплектования муниципального архива значится 32 муниципальных учреждения и предприятия.

Сотрудниками МУ «МАП» велась плановая работа по оказанию организационно-методической помощи организациям – источникам комплектования в разработке номенклатур дел, постановке делопроизводства, экспертизе ценности документов, систематизации и подготовке документов постоянного хранения к описанию. Также оказывалась практическая помощь в обработке документов (подшивка дел, оформление обложек, нумерация, оформление листов-заверителей и т.д.).

Для дальнейшей работы с организациями-источниками комплектования сотрудниками архива разработаны анкета и перечень необходимых действий для упорядочения документов в архивах организаций, типовое положение об архиве, типовое положение об экспертной комиссии для организаций – источников комплектования.

За период с июня по декабрь 2007 года заключены договоры с 17 организациями – источниками комплектования о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства.

В связи с обращениями руководителей МУ «ЦБ №2», МУЗ «Родильный дом им. Гуткина К.А.» с просьбой о приеме в МУ «МАП» документов временного хранения и по личному составу на депозитарной основе проведены проверки условий хранения документации в архивах данных организаций; руководителям высланы экспертные заключения по результатам проверок.

Одним из основных направлений деятельности МУ «МАП», кроме приёма на хранение документации постоянного срока хранения организаций – источников комплектования, является прием документов по личному составу ликвидированных и не имеющих правопреемника предприятий и учреждений, а также организаций различных форм собственности. Первые документы ликвидированных предприятий поступили на хранение в июне 2007 года. На сегодняшний день принято 3 фонда (185 ед.хр.): 1) МУП «Паспортная служба» (71 ед.хр.); 2). ПМУП «Автоколонна 1126 плюс» (100 ед.хр.); 3). ООО «Картив» (14 ед.хр.).

Сотрудники МУ «МАП» участвуют также в упорядочении документов на договорных началах. Проведена частичная обработка документов 2-х фондов в количестве 171 ед.хр., ведется работа по обработке и приему документов МУП «ЖЭУ № 12» (около 60 ед. хр.), МУП «Универсал» (около 60 ед. хр.); продолжается работа по оформлению к архивному хранению дел ГУП «Петрозаводский гортопсбыт» (около 600 ед. хр.).

В феврале-марте 2007 года организованы и проведены 5 семинаров для лиц, ответственных за ведение делопроизводства и архива в организациях – возможных источниках комплектования. На них присутствовало 28 человек. Для проведения работы с сотрудниками организаций по вопросам делопроизводства и архива специалистами МУ «МАП» подготовлены электронные комплекты методических материалов для учреждений различной направленности, курируемых МУ «МАП».

3. Создание информационно-поисковых систем. Использование документов

После передачи на хранение документов ликвидированных учреждений и предприятий в 2007 году сотрудниками МУ «МАП» проводилась своевременная работа по исполнению социально-правовых запросов граждан.

К открытию первого архивохранилища была подготовлена первая в истории этого учреждения выставка «Муниципальный архив г. Петрозаводска: начало пути… Первые открытия в документах предприятий и учреждений города». В подготовке к выставке приняли участие все сотрудники МУ «МАП». На выставке были представлены муниципальные учреждения трёх направлений деятельности: унитарные предприятия, учреждения здравоохранения и образовательные учреждения. Экспозиция выставки состояла из документов источников комплектования МУ «МАП», которые впоследствии, после составления и утверждения описей на ЭПК при НА РК, будут приняты на постоянное хранение в МУ «МАП». Выставку посетило 15 человек.

4. Повышение квалификации кадров

С 14 по 18 мая 2007 года специалистами ОЦПК ВНИИДАД (г. Москва) в Национальном архиве РК проводился обучающий семинар для заведующих (работников) муниципальными архивами. Трое сотрудников МУ «МАП» приняли участие в семинаре. Участникам семинара были выданы удостоверения государственного образца.

Сотрудники МУ «МАП» приняли также участие в Интернет-семинаре по теме «Внедрение «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», который впервые проводился Национальным архивом с 6 по 25 ноября 2007 года. Специалисты МУ «МАП» представили на сайт НА РК результаты обсуждения «Правил…» в коллективе, задали свои вопросы в форуме Интернет-семинара.

В рамках производственной учебы среди сотрудников МУ «МАП» проведены внутренние семинары (занятия по подготовке и оформлению номенклатуры дел, нумерации, подшивке дел, оформлению обложек дел).