План работы на 2015 год

План работы муниципального казенного учреждения 

Петрозаводского городского округа

"Муниципальный архив города Петрозаводска" на 2015 год

 Введение 

В сфере развития архивного дела Петрозаводского городского округа и повышения качества предоставляемых (выполняемых) услуг (работ) приоритетными на 2015год являются следующие направления:

1. Сотрудничество с ГУ «Национальный архив Республики Карелия», с муниципальными архивами Республики Карелия.

В апреле 2015 года планируется провести семинар для муниципальных архивов Республики Карелия на базе МКУ "Муниципальный архив города Петрозаводска".
Целью данной рабочей встречи является совместное обсуждение актуальных вопросов работы руководителей муниципальных архивов и проблем, с которыми сталкиваются архивы Республики. Организаторами данного семинара являются МКУ «Муниципальный архив города Петрозаводска» и ГУ «Национальный архив Республики Карелия».

2. Внедрение  электронного информационного взаимодействия между Отделением Пенсионного Фонда Российской Федерации по Республике Карелия и МКУ «МАП».

Задачей внедрения электронного взаимодействия является организация обмена информацией социально–правового характера в системе электронного документооборота между Отделением Пенсионного Фонда по Республике Карелия, территориальными органами Пенсионного фонда и муниципальным архивом города Петрозаводска в целях улучшения качества предоставления муниципальной услуги по исполнению запросов граждан по реализации своих пенсионных прав (установления и выплаты пенсий и других социальных выплат) и исполнением данных запросов в установленные законодательством сроки.

3. Предоставление услуг в электронном виде и расширение доступа пользователей к архивной информации.

4. Утверждение перечня муниципальных услуг (работ) оказываемых (выполняемых) муниципальным архивом г.Петрозаводска в новой редакции в целях соблюдения общих требований к формированию, ведению и утверждению перечней государственных (муниципальных) услуг и работ в области архивного дела, оказываемых и выполняемых государственными учреждениями субъектов Российской Федерации (муниципальными учреждениями) в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 26.02.2014 № 151.

5. В рамках Года литературы и с целью популяризации деятельности муниципального архива г.Петрозаводска планируется публикация статьи о муниципальном архиве г.Петрозаводска в журнал «Отечественные архивы» в рубрике «Представляем архив».

 1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации 

В целях обеспечения сохранности документов  и улучшения их физического состояния планируется:

1. Усилить контроль за соблюдением нормативных требований по организации хранения документов, в том числе организации выдачи документов из архивохранилищ, а также их перемещения из одного помещения в другое.

2. Провести работы по улучшению физического состояния дел за счет ремонта и простейших видов реставрации – 50 ед.хр.

3. Продолжить научно–техническую  обработку дел по личному составу ПМУП «Петропит».

4. Продолжить картонирование фондов – 350 ед.хр.

5. В связи с проведением ремонта в помещении архивохранилищ в 2014 году, установкой новых стеллажей и передвижкой документов необходимо пересоставить топографические указатели к фондам.

6. Проводить проверки наличия и физического состояния принимаемых на хранение фондов.

7. Обеспечить качественное заполнение всех основных и вспомогательных учетных документов архива,  обратив особое внимание  на оформление таких документов, как акты, являющиеся основанием внесения изменений в учетные документы.

8. Создание картотеки учета технического состояния фотодокументов.

 2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно–методическое руководство архивами и организацией в делопроизводстве организаций–источников комплектования 

1. В целях комплектования архива документами Архивного Фонда Российской Федерации в 2015 году планируется от организаций – источников комплектования округа принять около 455 ед.хр. управленческой документации, в том числе:

– Администрация Петрозаводского городского округа - 325 ед. хр. (2011г.);

– МУП «Петрозаводское градостроительное бюро ~ 8 ед.хр. (2011г.);

– ПМУСП «Мемориал» ~ 10 ед.хр. (2012г.);

– МУП «УКС» ~ 6 ед.хр. (2011–2012гг.);

– МУП «ЦБС» ~12 (2010г.);

– МКУ «МАП» ~20 ед.хр. (2012г.);

– МКУ «МАП» ~ 50 ед. хр. (фотодокументы);

– Городская детская больница –24 ед. хр. (фотодокументы).

2. В целях обеспечения сохранности документов по личному составу ликвидированных муниципальных учреждений и предприятий, а так же документов по личному составу Администрации Петрозаводского городского округа и МКУ «МАП» в 2015 году должен быть обеспечен в установленном порядке своевременный прием на хранение около 1750 ед. хр. документов по личному составу, в том числе:

– Администрация Петрозаводского городского округа - 287 ед. хр. (2010–2011гг.);

– МКУ «МАП» ~ 10 ед.хр. (2012г.);

– МУП «УКС» – 113 ед.хр. (2011–2014гг.) (в связи с ликвидацией);

– Детский дом № 4 (3) – 512 ед.хр. (2011–2014гг.) (в связи с ликвидацией);

– Комбинат по благоустройству ~ 828 ед. хр. (в связи с ликвидацией).

Прием документов от организаций иной формы собственности на платной основе в связи с загруженностью архивохранилищ в 2015 году не планируется.

3. В течение всего года оказывать организациям – источникам комплектования архива консультативно–методическую и практическую помощь по экспертизе ценности документов, технической обработке дел, составлению описей.

В 2015 году планируется подготовка описей к утверждению на ЭПК Министерства культуры РК от 25 организаций – источников комплектования, подготовка номенклатур к утверждению на ЭПК Министерства культуры РК от 5 организаций – источников комплектования. В связи с тем, что работа по разработке номенклатур дел в организациях – источниках комплектования практически не проводится, в 2015 году усилить работу и контроль в данном направлении.

4. В 1 квартале 2015 года планируется проведение учебного занятия для ответственных за передачу дел в архив в структурных подразделениях Администрации Петрозаводского городского округа.

5. Провести плановую паспортизацию архивов организаций – источников  комплектования муниципального архива по состоянию на 01.12.2015.

3. Создание информационно – поисковых систем. Использование документов

Приоритетными направлениями в работе по созданию информационно – поисковых систем в 2015 году являются:

1. Расширение доступа к документам Архивного фонда Российской Федерации через сеть Интернет путем размещения на сайте муниципального архива г.Петрозаводска электронных описей.  В первоочередном порядке будут оцифрованы описи дел постоянного срока хранения следующих  фондов: 25, 31, 39, 41, 68, 108, 215.

2. Создание фонда пользования на принятые фотодокументы путем сканирования.

3. Продолжение заполнения базы данных «Архивный фонд». В 2015 году обеспечить 100% заполнение БД на уровне «Фонд», «Опись».

4. Составление предметно – систематического фотокаталога.

5. Заполнение БД «Фотокаталог».

В области развития научно–справочного аппарата планируется:

1. Описание около 354 ед. хр. управленческой документации, в том числе:

– описание фотодокументов Ф.Р–235 ГБУЗ «Городская детская больница» (позитивы черно–белые) – 24 ед.хр.;

– описание фотодокументов Ф. Р– 25 (МКУ «МАП») (позитивы цветные)   ~ 50 ед.хр.

– описание документов Администрации Петрозаводского городского округа за 2012 год ~ 280 ед.хр.

2. Описание около 642 ед. хр. документации по личному составу, в том числе:

– описание документов Администрации Петрозаводского городского округа за 2012 год ~ 130 ед.хр.

– МОУ «Детский дом № 4»  – 380 ед.хр.

– МОУ «Детский дом № 3» – 132 ед.хр.

В области использования документов планируется:

1. Осуществление в приоритетном порядке информационного обеспечения деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления.

2. Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов, в установленные законодательством сроки.

В связи с продолжающимся ростом количества обращений граждан планируется увеличение бюджета рабочего времени на исполнение социально–правовых запросов, за счет привлечения к исполнению запросов всех сотрудников архива.

3. К юбилейной дате г.Петрозаводска и в рамках празднования Дня города намечена подготовка выставки, совместно с управлением общественных связей и международного сотрудничества аппарата Администрации Петрозаводского городского округа, посвященной 50–летию побратимских связей города Петрозаводска с городом Варкаус (Финляндия).

4. Работа по пополнению Календаря памятных дат г.Петрозаводска совместно с Администрацией Петрозаводского городского округа.

4.  Повышение квалификации кадров 

В связи с отсутствием финансирования в 2015 году на повышение квалификации не планируется направление сотрудников на курсы повышения квалификации по направлениям их деятельности во ВНИИДАД.

Сотрудники архива будут принимать активное участие в семинарах, конференциях, других мероприятиях по профилю деятельности, проводимых Национальным архивом Республики Карелия и иными организациями.

  5. Обеспечение ведения делопроизводства в структурных подразделениях Администрации 

Сопровождение делопроизводственной деятельности приемных отраслевых (функциональных) структурных подразделений  Администрации Петрозаводского городского округа: организация работы приемных Главы Петрозаводского городского округа, заместителей главы Администрации Петрозаводского городского округа и начальников управлений (управление городского хозяйства и транспорта, управление образования, управление архитектуры и градостроительства, управление экономики и инвестиционной политики, управление жилищного хозяйства, управления муниципального контроля).