План работы на 2019 год

План работы муниципального казенного учреждения 

Петрозаводского городского округа

"Муниципальный архив города Петрозаводска" на 2019 год

Введение

Руководствуясь Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций  Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19, муниципальное казенное учреждение Петрозаводского городского округа «Муниципальный архив города Петрозаводска» в 2017 году продолжит деятельность по обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и предприятий Петрозаводского городского округа.

В сфере развития архивного дела Петрозаводского городского округа и повышения качества предоставляемых (выполняемых) услуг (работ) приоритетными на 2019 год являются следующие направления:

1. Систематическая работа с организациями-источниками комплектования архива, а также с муниципальными учреждениями и предприятиями г.Петрозаводска.

2. Предоставление услуг в электронном виде и расширение доступа пользователей к архивной информации.

3. Создание информационно – поисковых систем.

Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

В сфере обеспечения сохранности документов будет продолжено проведение комплекса работ по улучшению физического состояния документов, своевременная замена ветхой бумаги и веревки в связках, замена ярлыков.  Предусмотрен плановый ремонт в количестве 10 ед. хр., требуется подшить 100 ед.хр. документов.

В 2019 году планируется закартонировать около 714 ед.хр., в том числе документы следующих фондов:

- МКУ «МАП» (2016 – около 34 ед. хр.);

- ПМУП «Водоканал» (2000-2014гг –63 ед.хр.);

- ПМУП тепловых сетей (2005-2014гг – 41 ед.хр.);

- ПМУП электрических сетей (2001-2014гг – 66 ед.хр.);

- МДОУ «Детский сад № 9» (1994-2018гг – около 120 ед.хр.);

- МДОУ «Детский сад № 1» (1995-2014гг – около 60 ед.хр.);

- МУ «Городской выставочный зал» (1997-2018гг – около 330 ед.хр.).

В планируемом периоде будет проведена выборочная проверка наличия 1 фонда - Ф. № P-31 ПМУП «Троллейбусное управление» (личный состав, постоянное хранение).

Учет новых поступлений документов будет осуществлен в соответствии с «Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (М., 1997). В целях автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации продолжится заполнение программного комплекса «Архивный фонд».

Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно–методическое руководство архивами и организацией в делопроизводстве организаций–источников комплектования

В целях качественного формирования Архивного фонда Российской Федерации предусмотрено оказание методической помощи в организации хранения, учета и использования документов, образовавшихся в деятельности организаций-источников комплектования архива. Для специалистов Администрации Петрозаводского городского округа, ответственных за передачу дел в МКУ «МАП»  в структурных подразделениях Администрации (около 35 участников) планируется провести 1 обучающий семинар. В 2019 году необходимо провести работу с организациями источниками комплектования по разработке и утверждению положений об архиве и экспертной комиссии в связи с утверждением в 2018 году Росархивом  примерных положений. Усилить работу по разработке и согласованию номенклатур дел в организациях-источниках комплектования.

В 1-2 квартале 2019 года планируется провести семинар по организации делопроизводства и архивной деятельности для организаций-истоников комплектования.

Пополнение Архивного фонда Республики Карелия документами постоянного срока хранения будет проводиться за счет организаций-источников комплектования архива. В планируемый период предстоит принять на постоянное хранение в архив около 3365 ед. хр. в том числе:

Документы постоянного срока хранения – около 705 ед.хр.

- МКУ «МАП» (2016 – около 25 ед. хр.);

- ПМУП «Водоканал» (2000-2014гг –63 ед.хр.);

- ПМУП тепловых сетей (2005-2014гг – 41 ед.хр.);

- ПМУП электрических сетей (2001-2014гг – 66 ед.хр.);

- МДОУ «Детский сад № 9» (1994-2018гг – около 120 ед.хр.);

- МДОУ «Детский сад № 1» (1995-2014гг – около 60 ед.хр.);

- МУ «Городской выставочный зал» (1997-2018гг – около 330 ед.хр.).

Документы по личному составу – около 2660 ед.хр.

- МКУ «МАП» (2016 –9 ед. хр.);

- Документы муниципальных предприятий г.Петрозаводска из Национального архива РК – 2651 ед.хр.

Создание информационно – поисковых систем. Использование документов

Продолжится работа по созданию и развитию научно-справочного аппарата к документам архива.

Планируется описать около 460 ед.хр. (п/х 310, л/с 150):

- Администрация ПГО за 2015 год  около 460 ед.хр. (договоры о побратимских связях 60 усл.ед., п/х 250 ед.хр., л/с 50 ед.хр., долговременного срока хранения 100 ед.хр.)

Планируется переработка описей дел – около 377 ед.хр., в том числе:

- МУ СО Центр «Надежда» - п/х 63 ед.хр., л/с 127ед.хр.

- МУ СО Центр «Преодоление» - п/х 118 ед.хр., л/с 69 ед.хр.

В области использования документов планируется:

- осуществление в приоритетном порядке информационного обеспечения деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления.

- исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов, в установленные законодательством сроки.

- обслуживание исследователей в читальном зале. Выдача дел во временное пользование посетителям читального зала, сотрудникам органов местного самоуправления, организациям, сотрудникам архива. Консультирование посетителей по различным вопросам наличия и поиска необходимой информации в фондах МКУ «МАП».

Повышение квалификации кадров

Заседания экспертно – проверочной методической комиссии архива будет проводится 1 раз в месяц. На заседаниях будут рассматриваться вопросы, связанные с качественным формированием Архивного фонда, согласовываться описи. Составленные в архиве, рассматриваться текущие вопросы.

Повышение квалификации будет осуществляться за счет таких форм как самообразование, индивидуальные консультации, чтение специализированных журналов, обмен опытом, участие в семинарах, конференциях, других мероприятиях по профилю деятельности, проводимых Министерством культуры РК, Национальным архивом Республики Карелия и иными организациями.

Обеспечение ведения делопроизводства в структурных подразделениях Администрации

Сопровождение делопроизводственной деятельности приемных отраслевых (функциональных) структурных подразделений  Администрации Петрозаводского городского округа: организация работы приемных Главы Петрозаводского городского округа, заместителей главы Администрации Петрозаводского городского округа и начальников управлений (управление городского хозяйства и транспорта, управление образования, управление архитектуры и градостроительства, управление экономики и инвестиционной политики, управление жилищного хозяйства, управления муниципального контроля).