План работы на 2012 год

План работы муниципального казенного учреждения

Петрозаводского городского округа

Муниципальный архив города Петрозаводска на 2012 год

Введение

В 2011 году заместителем руководителя аппарата Администрации Петрозаводского городского округа утвержден Ведомственный Перечень муниципальных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) муниципальным казенным учреждением Петрозаводского городского округа «Муниципальный архив города Петрозаводска». В 2012 году необходимо разработать и утвердить регламенты по предоставлению муниципальных услуг «Комплектование документами Архивного Фонда Российской Федерации и другими архивными документами» и «Оказание консультативно – методической помощи архивам организаций – источников комплектования»

1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

В соответствии с постановлением Администрации Петрозаводского городского округа от 03.10.2011 № 3972 «О передаче архивных фондов Администрации Петрозаводского городского округа в муниципальное казенное учреждение Петрозаводского городского округа «Муниципальный архив города Петрозаводска» с января по июнь 2012 года в МКУ «МАП» будут переданы все фонды, находящиеся на хранении в архиве Администрации. Всего планируется принять около 17000 ед.хр., в том числе документов постоянного срока хранения – 3000 ед.хр., документов по личному составу – 14000 ед.хр.

В ходе приема – передачи дел необходимо:

- провести проверку наличия;

- сверить данные на обложке дела (заголовок, крайние даты, количество листов) с описательной статьей описи;

- выписать все недостатки физического, санитарно-гигиенического, технического состояния дел (необходимость в подшивке, переплете, реставрации, дезинфекции, нумерации) для внесения в карту учета физического состояния дел фонда;

- провести проверку оформления описей;

- присвоить архивные номера фондам, провести перешифровку дел;

- закартонировать дела постоянного срока хранения, сформировать дела по личному составу в связки, разместить дела на места хранения в архивохранилище;

- оформить акт приема-передачи документов на хранение;

- оформить прием дел по фондам в учетных документах, в том числе в БД «Архивный Фонд».

По результатам приема документов потребуется ремонт документов и переработка описи дел постоянного хранения Администрации Петрозаводского городского округа.

С 01.01.2012 МКУ «МАП» в безвозмездное временное пользование передается нежилое помещение по адресу: ул. Куйбышева, 20, общей площадью 126 кв.м. (из них площадь архивохранилища – 79,3 кв.м.). Необходимо будет провести анализ состояния помещений и представить Администрации Петрозаводского городского округа расчет стоимости по необходимому ремонту помещений и закупке оборудования (архивные стеллажи, мебель, компьютер) для включения данных расходов в смету МКУ «МАП» на 2013 год.

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно-методическое руководство архивами и организацией в делопроизводстве организаций-источников комплектовании

В рамках работы с организациями – источниками комплектования МКУ «МАП» в 2012 году необходимо:

1. разработать проект постановления администрации Петрозаводского городского округа о сроках упорядочения документов в организациях-источниках комплектования;

2. усилить работу по упорядочению документов и передаче их на хранение в муниципальный архив;

3. усилить работу по передаче в МКУ «МАП» фотодокументов, в том числе и на цифровом носителе, от организаций – источников комплектования;

4. оказывать организационно-методическую помощь в разработке номенклатур дел;

5. оказывать консультативно-методическую и практическую помощь по экспертизе ценности документов, технической обработке дел, составлению описей;

6. проведение тематических проверок соблюдения нормативных требований по обеспечению сохранности, учету и использованию архивных документов;

В 2012 году по мере необходимости будет производится прием на хранение документов по личному составу ликвидированных и не имеющих правопреемника муниципальных учреждений, а так же учреждений иной формы собственности. При необходимости упорядочение документов данных учреждений будет проводиться на договорной основе.

3. Создание информационно-поисковых систем. Использование документов

В целях повышения качества предоставляемых населению услуг будет продолжена работа по своевременному исполнению социально-правовых запросов граждан, запросов предприятий и учреждений.

Для развития и удовлетворения потребностей граждан в информации, для повышения качества доступа к архивной информации планируется развитие архивного сайта МКУ «МАП».

В 2012 году будет продолжена работа по составлению каталога на фотодокументы (позитивы) и фотодокументы в цифровом формате.

4. Повышение квалификации кадров

Для повышения уровня подготовки кадров планируется участие сотрудников в обучающих мероприятиях, проводимых Национальным архивом Республики Карелия.

В рамках увеличения качества и сроков выполнения работ необходимо проводить производственную учебу.