План работы МУ "МАП" на 2009год

План работы муниципального учреждения

"Муниципальный архив г. Петрозаводска" на 2009 год

Введение

В 2009 году в целях осуществления контроля за соблюдением законодательства в области архивного дела Министерством культуры и по связям с общественностью Республики Карелия совместно с ГУ «Национальный архив Республики Карелия» планируется проведение проверок организации хранения, учёта и использования архивных документовв муниципальных архивах и архивах организаций.Сотрудники МУ «МАП» планируют участие в работе Комиссии по проверке соблюдения законодательства об архивном деле.

Также МУ «МАП» в 2009 году предусматривает участие:

· в экспертизе проекта федерального закона "О внесении изменений и дополнений в отдельные законодательные акты РФ в связи с совершенствованием разграничения полномочий в области архивного дела»;

· в дальнейшем внедрении в практику работы МУ «МАП» "Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН";

· в конкурсе проектов муниципальных архивов Республики Карелия, направленных на совершенствование архивного дела в муниципальных образованиях.

1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

В III квартале 2009 года после проведения капитального ремонта ожидается сдача в эксплуатацию здания по ул.Калинина, 27, где будут расположены помещения архивохранилищ и рабочие кабинеты сотрудников МУ «МАП». Необходимо будет провести работу по освоению новых архивных площадей, приобретению офисного и стеллажного оборудования, оснащению средствами пожаротушения и установке охранно-пожарной сигнализации.

Также необходимо продолжить освоение площадей архивохранилища в здании по ул. Дзержинского, 38; в настоящее время степень загруженности хранилища составляет 17 %.

В 2009 году планируется работа по картонированию документов, принятых на постоянное и долговременное хранение в МУ «МАП».

В связи с проведением в 2009 году паспортизации значительное внимание будет уделено государственному учету документов Архивного фонда РФ. Планируется продолжение ведения книги учета поступления фондов, листов фондов, списка фондов, реестра описей, дел фондов. Также в связи с выходом новых документов («Административный регламент по исполнению Росархивом государственной функции по государственному учету документов Архивного фонда Российской Федерации», «Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации») планируется изучение и заполнение новых учетных форм.

В рамках улучшения физического состояния принятых на хранение дел и документов необходимо проводить работу по проверке нумерации, замене обложек дел, вклеиванию и заполнению листов-заверителей и листов использования документов; вести журнал контроля за температурно-влажностным режимом в архивохранилище, проводить обеспыливание документов, санитарные дни в архиве.

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно-методическое руководство архивами и организацией в делопроизводстве организаций-источников комплектования

В рамках работы в сфере комплектования МУ «МАП» в 2008 году необходимо:

· организовать внедрение в практику работы архивов организаций-источников комплектования МУ «МАП» "Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2008);

· оказывать организационно-методическую помощь в разработке номенклатур дел ответственным за архив муниципальных предприятий и учреждений–источников комплектования.

На 2009 год планируется составление и утверждение дальнейшего графика упорядочения дел постоянного хранения и по личному составу в организациях списка источников комплектования; а также графика передачи в МУ «МАП» документов на постоянное хранение. Сроки упорядочения документов и предоставления описей, сроки передачи документов довести до сведения организаций – источников комплектования архива.

Необходимо в 2009 году продолжить оказание консультативно-методической и практической помощи организациям-источникам комплектования по экспертизе ценности документов, технической обработке дел, составлению описей.

Одним из важных моментов планирования работы МУ «МАП» на 2009 год является организация подготовки источниками комплектования описей к утверждению и согласованию на ЭПК при НА РК.

Необходимо продолжить прием документов на постоянное хранение (по 2003 год включительно) от источников комплектования (32 организации по списку).

Также в 2009 году запланирована работа по выявлению муниципальных организаций Петрозаводского городского округа для включения их в список организаций-источников комплектования МУ «МАП».

Планируется также проведение проверок архивов и постановки делопроизводства в организациях-источниках комплектования. При этом необходимо использовать форму «Акта о проверке соблюдения нормативных требований по обеспечению сохранности, учету и использованию архивных документов», разработанную сотрудниками МУ «МАП» и согласованную на ЭМК при МУ «МАП» в 2008 году.

В 2009 году будет организована паспортизация архивов организаций-источников комплектования МУ «МАП» в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, оказывать им помощь в проведении этой работы, руководствуясь в том числе "Инструкцией по заполнению паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации)", утвержденной совместным приказом Минкультуры России и Росархива от 14.03.2000 № 167/13.

В 2009 году будет продолжена работа по приёму на хранение документации по личному составу ликвидированных и не имеющих правопреемника муниципальных предприятий и учреждений. При необходимости будет производиться упорядочение документов муниципальных предприятий и учреждений (и предприятий иных форм собственности) на договорных началах.

МУ «МАП» в 2009 году считает необходимым активизацию работы по выявлению документов личного происхождения и передаче их на хранение в архив.

Специалисты МУ «МАП» считают необходимым в 2009 году проведение консультаций, семинаров с ответственными за ведение архива источников комплектования архива (на безвозмездной основе) и желающих принять участие организаций и предприятий иных форм собственности (на платной основе).

3. Создание информационно-поисковых систем. Использование документов

В 2009 году МУ «МАП» планирует приобретение и внедрение Программно-аппаратного комплекса КАИСА-Архив. Данный комплекс позволяет автоматически передавать отчетность в формате базы данных «Архивный Фонд».

В 2009 году необходимо обеспечить внедрение в практику работы МУ «МАП» Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации.

В целях повышения качества предоставляемых населению услуг планируется своевременная работа по исполнению социально-правовых запросов граждан, запросов предприятий и учреждений, тематических запросов.

Для развития и удовлетворения потребностей граждан в информации, для повышения качества доступа к архивной информации в 2009 году предполагается развитие архивного сайта МУ «МАП».

В 2009 году МУ «МАП» планирует инициативное информирование органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений путем направления им информационных писем или других информационных документов. Работа по инициативному информированию будет осуществляться на основе изучения планов работы потенциальных пользователей, информации, полученной в пресс-службе администрации Петрозаводского городского округа, других организаций. Также в 2009 году будет продолжена работа с календарем знаменательных и памятных дат муниципальных предприятий и учреждений Петрозаводского городского округа.

Президентом РФ подписан указ о проведении в России в 2009 году Года молодежи. В апреле 2009 года в рамках участия в мероприятиях года Молодёжи МУ «МАП» планирует подготовку материалов и размещение на сайте виртуальной выставки, посвященной 15-летию создания муниципального учреждения «Центр содействия занятости молодежи» (МУ «ЦСЗМ»).

В 2009 году планируется размещение публикации документов ПМУП «Троллейбусное управление» на сайте муниципального архива.

В сентябре 2009 года МУЗ «Городская детская больница» празднует свой 65-й юбилей. МУ «МАП» предполагает открытие выставки «К 65-летию открытия детской больницы в г.Петрозаводске», которая будет расположена в помещении лечебного учреждения и в помещениях муниципального архива. По материалам выставки планируется создание виртуальной выставки на сайте МУ «МАП».

4. Повышение квалификации кадров

Для повышения уровня подготовки кадров планируется участие сотрудников в обучающих мероприятиях, проводимых ГУ «Национальный архив Республики Карелия».

По возможности, специалисты МУ «МАП» примут участие в заседании Научно-методического совета Северо-Западного федерального округа, (14-18.09.2009г., г.Вологда).

Также предполагается продолжить обучение специалистов МУ «МАП» на курсах повышения квалификации по программам, предложенным ОЦПК ВНИИДАД (г. Москва).

В рамках увеличения качества и сроков выполнения работ необходимо проводить производственную учебу.