Здание Администрации г. Петрозаводска. Автор Михаил Скрипкин. 2002 г.Фото НА РК. Здание городского Совета в г. Петрозаводске, пр. К.Маркса. Автор Г.А. Анкудинов. 1918 г.Фото НА РК. Проспект Карла Маркса г. Петрозаводска. Автор Величко. 1932 г.

План работы МКУ "МАП" на 2017 год

План работы муниципального казенного учреждения 

Петрозаводского городского округа

"Муниципальный архив города Петрозаводска" на 2017 год

Введение

Руководствуясь Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций  Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19, муниципальное казенное учреждение Петрозаводского городского округа «Муниципальный архив города Петрозаводска» в 2017 году продолжит деятельность по обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и предприятий Петрозаводского городского округа.

В сфере развития архивного дела Петрозаводского городского округа и повышения качества предоставляемых (выполняемых) услуг (работ) приоритетными на 2017 год являются следующие направления:

1. Систематическая работа с организациями-источниками комплектования архива, а также с муниципальными учреждениями и предприятиями г.Петрозаводска.

2. Предоставление услуг в электронном виде и расширение доступа пользователей к архивной информации.

3. Создание информационно – поисковых систем.

1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

В связи с отсутствием свободных площадей для приема документов, необходимо проводить работу совместно с Администрацией Петрозаводского городского округа по выделению помещений под архивохранилище.

В сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов в планируемый период предусмотрено принятие мер по соблюдение нормативных режимов хранения документов, в том числе противопожарного, охранного, санитарно-гигиенического, температурно-влажностного.

Будет продолжено проведение комплекса работ по улучшению физического состояния документов, своевременная замена ветхой бумаги и веревки в связках, замена ярлыков. Предусмотрен плановый ремонт в количестве 20 ед. хр., требуется подшить 50 ед.хр. документов.

В 2017 году планируется закартонировать около 2300 ед.хр., в том числе документы следующих фондов:

- Администрация ПГО (документы за 2013 г.: оп. 1 - 293 ед.хр., оп. 2 – 62 ед.хр., оп. 4 – 2 ед.хр.)

- МУ ЦБС (документы п/х за 2013 г. – 11 ед.хр.)

- ПМУСП «Мемориал» (документы п/х за 2014 г.– 10 ед. хр.)

- МУП «Петрозаводское градостроительное бюро» (документы п/х за 2013 г.– 8 ед.хр.)

- МКУ «МАП» (документы п/х и л/с за 2014 г.– 34 ед.хр.)

- Петрозаводский городской совет (документы п/х за 2011-2016 гг.– 128 ед.хр.)

- МУ «Городская социальная служба» (документы п/х за 2015 г.– 5 ед.хр.)

- МУ «Центр «Преодоление» (документы п/х за 2015 г.– 6 ед.хр.)

- МУЗ «Городская детская больница» (документы п/х за 1972-2011гг. – 306 ед.хр.)

- фонды ЖЭУ (частичное картонирование в объеме около 1500 ед.хр.)   

Требуется проверка наличия документов 3 фондов, принятых в 2007 году (185 ед.хр.), а именно:

- Ф.№ P-1 Муниципальное унитарное предприятие Паспортная служба города Петрозаводска» - (личный состав - 71 ед.хр.);

- Ф.№ Р-2 Общество с ограниченной ответственностью «Картив» - (личный состав 14 ед.хр.);

- Ф.№ Р-3 Петрозаводское муниципальное унитарное предприятие«Автоколонна 1126 плюс» - (личный состав – 100 ед.хр.).

Учет новых поступлений документов будет осуществлен в соответствии с «Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (М., 1997). В целях автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации продолжится заполнение программного комплекса «Архивный фонд». В 2017 году предусмотрено провести обновление программного комплекса «Архивный фонд» до версии 4.3.

Продолжится внесение фотодокументов в программу «Фотокатолог» и заполнение систематического каталога, а так же картотеки учета технического состояния фотодокумента.

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно–методическое руководство архивами и организацией в делопроизводстве организаций–источников комплектования

В целях качественного формирования Архивного фонда Российской Федерации продолжится работа по уточнению списков основных и возможных источников комплектования.

Предусмотрено оказание методической помощи в организации хранения, учета и использования документов, образовавшихся в деятельности организаций-источников комплектования архива - 26 организаций. Для специалистов архивов организаций-источников комплектования планируется проведение 2-х семинаров:  1 семинар для специалистов Администрации Петрозаводского городского округа, ответственных за передачу дел в МКУ «МАП»  в структурных подразделениях Администрации (около 35 участников), 1 семинар для муниципальных учреждений и предприятий Петрозаводска (около 50 участников).

Помимо планового упорядочения документов в организациях – источниках комплектования необходимо проверить и представить на согласование ЭПК Министерства культуры РК 5 номенклатур дел: Администрация ПГО, Петрозаводский городской совет, МОУ «Университетский лицей», МУ «Городской выставочный зал», МОУ «Лицей №1». А так же необходимо проводить работу по разработке номенклатур дел в остальных организациях.

В планируемый период предстоит принять на постоянное хранение в архив около 3078 ед. хр.. в том числе:

Документы постоянного срока хранения – около 1073 ед.хр.

- Администрация Петрозаводского городского округа (2013 г. – 290 ед. хр.);

- МУ «Централизованная библиотечная система» (2013 – 11 ед. хр.);

- ПМУСП «Мемориал» (2014 – 10 ед. хр.);

- МУП «Петрозаводское градостроительное бюро» (2013 – 8 ед. хр.);

- МКУ «МАП» (2013 – 22 ед. хр.);

- Петрозаводский городской совет (2011-2016 – 128 ед. хр.);

- МУ «Городская социальная служба» (2015 – 5 ед. хр.);

- МУ Центр социальной адаптации лиц без определённого места жительства «Преодоление» (2015 – 6 ед. хр.);

- МУЗ «Городская детская поликлиника» (1994-2011 – 72 ед. хр.)

- МУЗ «Городская детска больница» (1972-2011 – 306 ед.хр.)

- ПМУП «Троллейбусное управление» (фотоальбомы [1960-е начало 1990-х] – 5 ед.хр.);

- Администрация Петрозаводского городского округа (цветные фотопозитивы 2015 – 5 ед. хр.,  цветных и чёрно-белых фотопозитивов 28 условно сформированных ед. хр. (около 200 ед. уч.)), 1 ед. хр. видеоматериалов (диск);

- МКУ «МАП» 1 ед. хр. видеоматериалов (диск); 

- Объединённый комитет профсоюза коммунальных предприятий г. Петрозаводска (4 ед. хр.).

Документы по личному составу - 2311 ед. хр.

- Администрация Петрозаводского городского округа (2013 г. – 267 ед. хр.);

- МКУ «МАП» (2013 – 12 ед. хр.);

- ООО Магазин «Приречный» (1991-2016 – 32 ед.хр.);

- документы ЖЭУ (около 2000 ед.хр.).

3. Создание информационно – поисковых систем. Использование документов

Продолжится работа по созданию и развитию научно-справочного аппарата к документам архива. Планируется описать около 2671 ед.хр., в том числе:

- документы ООО Магазин «Прибрежный» (личный состав - 32 ед.хр.), (документы будут приняты на платной основе);

- документы ЖЭУ (личный состав – около 2000 ед.хр.);

- документы Администрации Петрозаводского городского округа за 2014 год (п/х – 242 ед.хр., л/с - 182 ед.хр.);

- фотопозитивы цветные (торжественная церемония вручения грамоты Президента РФ о присвоении городу Петрозаводску почетного звания Российской федерации «Город воинской славы») - 5 ед. хр.;

- фотоальбомы (Ф.Р-216 («Объединенный комитет профсоюза коммунальных предприятий г. Петрозаводска»)  - 4 ед. хр.;

- около 200 ед. хр. цветных и черно-белых фотопозитивов Ф.Р-215 Администрация Петрозаводского городского округа;

- видео-документы  2 ед.хр. (видео презентация  МКУ «МАП», видеоматериалы торжественной церемонии вручения грамоты Президента РФ о присвоении городу Петрозаводску почетного звания Российской Федерации «Город воинской славы»)

В связи с тем, что источники комплектования архива передают аудиовизуальные документы без соответствующего научно-справочного аппарата и вопрос передачи фотодокументов в полном комплекте с описями и сопроводительной документацией остается проблемным, экспертизу ценности документов и их научное описание продолжат проводить сотрудники архива. В 2017 году планируется провести экспертизу ценности цветных фотопозитивов, переданных ПМУП «Троллейбусное управление» (24 условно сформированных ед. хр. (около 530 ед. уч.) и начать их описание.

В области использования документов планируется:

- осуществление в приоритетном порядке информационного обеспечения деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления.

- исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов, в установленные законодательством сроки.

- обслуживание исследователей в читальном зале. Выдача дел во временное пользование посетителям читального зала, сотрудникам органов местного самоуправления, организациям, сотрудникам архива. Консультирование посетителей по различным вопросам наличия и поиска необходимой информации в фондах МКУ «МАП».

4. Повышение квалификации кадров

В планируемый период будет продолжена работа по развитию Интернет-сайта архива, его регулярному информационному наполнению — размещению на сайте актуальных новостных событий, сведений о составе, содержании и пополнении фондов архива.

Заседания экспертно – проверочной методической комиссии архива будет проводится 1 раз в квартал. На заседаниях будут рассматриваться вопросы, связанные с качественным формированием Архивного фонда, согласовываться описи. Составленные в архиве, рассматриваться текущие вопросы.

В связи с отсутствием финансирования в 2017 году на повышение квалификации, не планируется направление сотрудников на курсы повышения квалификации по направлениям их деятельности во ВНИИДАД. Повышение квалификации будет осуществляться за счет таких форм как самообразование, индивидуальные консультации, чтение специализированных журналов, обмен опытом, участие в семинарах, конференциях, других мероприятиях по профилю деятельности, проводимых Министерством культуры РК, Национальным архивом Республики Карелия и иными организациями.

В учреждении будет организовано обучение сотрудников мерам пожарной безопасности и антитеррористической защищенности, а также проведение 2-х объектовых тренировок по темам: «Действия специалистов МКУ «МАП» при угрозе возникновения пожара и террористического акта на территории учреждения». Корректировка плана гражданской обороны, плана действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, своевременное представление в управление по делам ГО и ЧС Администрации Петрозаводского городского округа, донесений, докладов, согласно табелю срочных донесений. Также планируется при наличии финансирования улучшение материальной базы и обновления методического материала по пожарной безопасности и гражданской обороне.

5. Обеспечение ведения делопроизводства в структурных подразделениях Администрации

Сопровождение делопроизводственной деятельности приемных отраслевых (функциональных) структурных подразделений  Администрации Петрозаводского городского округа: организация работы приемных Главы Петрозаводского городского округа, заместителей главы Администрации Петрозаводского городского округа и начальников управлений (управление городского хозяйства и транспорта, управление образования, управление архитектуры и градостроительства, управление экономики и инвестиционной политики, управление жилищного хозяйства, управления муниципального контроля).