План работы на 2016 год

План работы муниципального казенного учреждения 

Петрозаводского городского округа

"Муниципальный архив города Петрозаводска" на 2016 год

Введение

В сфере развития архивного дела Петрозаводского городского округа и повышения качества предоставляемых (выполняемых) услуг (работ) приоритетными на 2016 год являются следующие направления:

1. Предоставление услуг в электронном виде и расширение доступа пользователей к архивной информации.

2. Создание информационно – поисковых систем.

Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

 В целях обеспечения сохранности документов  и улучшения их физического состояния планируется:

1. Проведение мероприятий по улучшению условий хранения документов – регулярная влажная уборка в архивохранилищах, обеспыливание фондов, регулярный контроль температурно-влажностного и светового режимов в архивохранилищах.

2. Улучшение физического состояния документов: ремонт и простейшая реставрация дел (20 ед.хр.); своевременная замена ветхой бумаги и веревки в связках, замена ярлыков, оформление обложек, листов-заверителей.

3. В связи с планируемой передвижкой дел в архивохранилищах необходимо продолжить пересоставление топографических указателей фондов.

4. Продолжить картонирование фондов – 545 ед.хр.

5. Обеспечить качественное заполнение всех основных и вспомогательных учетных документов архива.

Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно–методическое руководство архивами и организацией в делопроизводстве организаций–источников комплектования

 1. В целях комплектования архива документами Архивного Фонда Российской Федерации в 2016 году планируется от организаций – источников комплектования принять около 455 ед.хр. управленческой документации, в том числе:

– Администрация Петрозаводского городского округа - 320 ед. хр. (2012г.);

– МУП «Петрозаводское градостроительное бюро - 8 ед.хр. (2012г.);

– ПМУСП «Мемориал» - 10 ед.хр. (2013г.);

– МУП «УКС» - около 6 ед.хр. (2011–2012гг.);

– МКУ «МАП» - около 20 ед.хр. (2013г.);

– ПМУП «Петропит»-75 ед.хр.

– МКУ «МАП» - около 102 ед. хр. (цветных позитивов)

 2.  В целях обеспечения сохранности документов по личному составу ликвидированных муниципальных учреждений и предприятий, а так же документов по личному составу Администрации Петрозаводского городского округа и МКУ «МАП» в 2015 году должен быть обеспечен в установленном порядке своевременный прием на хранение около 6680 ед. хр. документов по личному составу, в том числе:

– Администрация Петрозаводского городского округа - 287 ед. хр. (2012г.);

– МКУ «МАП» около 10 ед.хр. (2012г.);

– ПМУП «Петропит» - около 6530 ед.хр.;

В связи с ликвидацией муниципальных учреждений планируется принять документы постоянного срока хранения от МУ СО «Центр «Преодоление», МУ «Социально-реабилитационный центр» Надежда», МУ «Городская социальная служба». Документы не упорядочены.

Приём документов от организаций иной формы собственности на платной основе в связи с загруженностью архивохранилищ в 2016 году не планируется.

3. Проведение экспертизы ценности  и отбор фотодокументов  в цифровом формате (на дисках) – 20 ед. хр. (около 4300 ед. уч.) переданных Управлением общественных связей и международного сотрудничества Администрации Петрозаводского городского округа.

4. Планируется подготовка номенклатур к утверждению на ЭПК Министерства культуры от 5 организаций: Петрозаводский городской Совет, Администрация ПГО, МУ «Городской выставочный зал», МУ «Истоки», МОУ «Лицей № 1».

5. В течение всего года оказывать организациям – источникам комплектования архива консультативно–методическую и практическую помощь по экспертизе ценности документов, технической обработке дел, составлению описей.

6. В 2016 году планируется подготовка описей к утверждению на ЭПК Министерства культуры РК от 23 организаций – источников комплектования.

7. В 1 квартале 2016 года планируется проведение учебного занятия для ответственных за передачу дел в архив в структурных подразделениях Администрации Петрозаводского городского округа (предположительно 39 чел.).

8. Проверки архивов и постановки делопроизводства в организациях-источниках комплектования.

Создание информационно – поисковых систем. Использование документов

В области информационно – поисковых систем в 2016 году необходимо:

1. Создание фонда пользования на принятые фотодокументы путем сканирования.

2. Продолжение заполнения базы данных «Архивный фонд».

3. Составление предметно – систематического фотокаталога.

4. Заполнение БД «Фотокаталог».

В области развития научно–справочного аппарата планируется:

1. Описание около 320 ед. хр. управленческой документации – это документы Администрации Петрозаводского городского округа за 2012 год.

2. Описание около 140 ед. хр. документации по личному составу Администрации Петрозаводского городского округа за 2013

3. Описание аудиовизуальных документов:

-  около 70 ед. хр. цветных позитивов Ф.Р-215 (Администрация Петрозаводского городского         округа, Отдел внешних связей.)

- около 500 ед. хр.  фотопозитивов (черно-белых) и фотоальбомов Ф.Р-31 (ПМУП «Троллейбусное управление») из ранее не описанных.

 В области использования документов планируется:

1. Осуществление в приоритетном порядке информационного обеспечения деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления.

2. Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов, в установленные законодательством сроки.

В связи с продолжающимся ростом количества обращений граждан планируется увеличение бюджета рабочего времени на исполнение социально–правовых запросов, за счет привлечения к исполнению запросов всех сотрудников архива.

3. К юбилейной дате г.Петрозаводска намечена подготовка выставки, посвященной 40-летию побратимских связей г. Петрозаводска и   г. Умео (Швеция).

4. Обслуживание исследователей в читальном зале. Выдача дел во временное пользование посетителям читального зала, сотрудникам органов местного самоуправления, организациям, сотрудникам архива. Консультирование посетителей по различным вопросам наличия и поиска необходимой информации в фондах МКУ «МАП».

Повышение квалификации кадров

В связи с отсутствием финансирования в 2016 году на повышение квалификации не планируется направление сотрудников на курсы повышения квалификации по направлениям их деятельности во ВНИИДАД.

Сотрудники архива будут принимать активное участие в семинарах, конференциях, других мероприятиях по профилю деятельности, проводимых Национальным архивом Республики Карелия и иными организациями.

Обеспечение ведения делопроизводства в структурных подразделениях Администрации

Сопровождение делопроизводственной деятельности приемных отраслевых (функциональных) структурных подразделений  Администрации Петрозаводского городского округа: организация работы приемных Главы Петрозаводского городского округа, заместителей главы Администрации Петрозаводского городского округа и начальников управлений (управление городского хозяйства и транспорта, управление образования, управление архитектуры и градостроительства, управление экономики и инвестиционной политики, управление жилищного хозяйства, управления муниципального контроля).