Реализация программы информатизации МКУ «МАП»

    В 2008 году в рамках Гранта ASAP, полученного Администрацией Петрозаводского городского округа была разработана программа информатизации муниципального учреждения «Муниципальный архив города Петрозаводска», ныне муниципальное казенное учреждение Петрозаводского городского округа «Муниципальный архив города Петрозаводска» (далее – МКУ «МАП», архив).

          Программа информатизации предусматривает информатизацию основных направлений (видов) деятельности МКУ «МАП».

Основными видами деятельности МКУ «МАП» являются:

- комплектование архива документами;

- учет документов, находящихся на хранении

- обеспечение сохранности архивных документов;

- использование документов (информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке, предоставление архивных документов пользователям в читальном зале, экспонирование архивных документов, проведение информационных мероприятий).

    Пользователями архивных документов и архивной информацией являются физические лица, преимущественно – это жители г.Петрозаводска, юридические лица, органы власти, а так же органы местного самоуправления – Администрация Петрозаводского городского округа и Петрозаводский городской Совет.

Главными целями информатизации МКУ «МАП» являются:

1. Расширение информационных услуг, предоставляемых населению, в том числе в электронном виде.

2. Улучшение эффективности информационного обслуживания пользователей.

    Информатизация МКУ «МАП» идет в русле тех целей и задач, которые были поставлены Федеральным архивным агентством в Программе информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020гг., а именно:

1. Повышение качества информационного обслуживания населения и оказания муниципальных услуг в электронной форме.

2. Получение гражданами и организациями преимуществ от применения информационных и телекоммуникационных технологий за счет обеспечения равного доступа к информационным ресурсам, развития цифрового контента на основе современных технологий доступа к оцифрованным документам Архивного Фонда РФ.

3. Автоматизация и комплексная информатизация основных направлений деятельности архива, в том числе создание системы управления информатизацией архивов и электронными ресурсами с целью обеспечения внутреннего информационного взаимодействия в архивной сфере и упрощения доступа граждан и организаций к архивным услугам и архивным документам (и/или их цифровым копиям), прежде всего – через сеть Интернет.

Основные задачи информатизации МКУ «МАП»:

1. Внедрение информационных технологий во все направления деятельности архива: комплектование, учет, обеспечение сохранности и использование документов.

2. Внедрение в архиве специализированного прикладного программного обеспечения по основным направлениям деятельности архива.

3. Повышение эффективности информационного обслуживания пользователей, информационной открытости ресурсов архива.

4. Создание многоуровневой системы описания и поиска документов, реализация системы НСА в электронном виде с целью быстрой и точной реализации любых поисковых задач, повышения эффективности обслуживания пользователей архивной информацией.

Этапы реализации программы информатизации МКУ «МАП»:

I этап – автоматизация направления деятельности «Использование».

II этап - автоматизация направления деятельности «Учет» и «Научно-справочный аппарат».

III этап - автоматизация направления деятельности «Обеспечение сохранности»

IV этап - автоматизация направления деятельности «Комплектование».

     На сегодняшний день 1 этап программы информатизации – автоматизация  направления деятельности «Использование» частично реализован. В рамках реализации 1 этапа проведены следующие мероприятия:

1. Осуществление контроля исполнения запросов различных видов, прежде всего, социально-правовых, в автоматизированном режиме - в архиве ведется база данных «Регистрация запросов».

2. Создание виртуальных выставок и публикаций документов на сайте архива.

3. Ведение базы данных «Фотокаталог». В данной базе описание фотодокумента соединено с электронным образом фотографии. Таким образом, создается электронный архив фотодокументов.

4. Предоставление муниципальных услуг в электронном виде.

            На сегодняшний день в МКУ «МАП» предоставляется муниципальная услуга «Оказание информационных услуг на основе архивных документов».  Муниципальная услуга предоставляется так же в электронной форме, что дает возможность подать запрос в архив по электронной почте, по факсу, через сайт архива, через портал государственных и муниципальных услуг. Так же между архивом и Отделением Пенсионного Фонда Российской Федерации по Республике Карелия внедрен электронный документооборот. Теперь гражданам нет необходимости самим приходить в архив за справкой – запрос за них сделают и получат специалисты Пенсионного Фонда.

   Не реализованными остаются автоматизация учета интенсивности использования документов (получение статистики обращений в архив по фондам, тематике, категориям, периодам и др. критериям) и организация обслуживания исследователей в читальном зале (база данных по картотекам исследователей, тематике исследования, заполнения требований в автоматизированном режиме).

        Реализация 2 и 3 этапа программы информатизации взаимосвязаны и требуют более сложного обеспечения: программного, технического и обеспечения человеческими ресурсами.

     На сегодняшний день реализованы следующие мероприятия 2 и 3 этапа программы информатизации  МКУ «МАП» (информатизация деятельности «Учет», «Научно-справочный аппарат», «Обеспечение сохранности»):

1. Ведение учетных баз данных.

На сегодняшний день в МКУ «МАП» ведется общероссийская база данных «Архивный фонд».

2. Ведение списка фондов в автоматизированном режиме.

    Список фондов ведется в формате Excel и доступен для сотрудников архива. Гражданам список фондов доступен через официальный сайт МКУ «МАП» в разделе «Фонды».

3. Оцифровка и размещение на сайте описей дел постоянного хранения, исторических справок фондов архива.

4. Создание фонда пользования с помощью технологии электронного копирования - оцифровки, с целью обеспечения сохранности оригиналов документов, предотвращения их износа при использовании. Сегодня в архиве фонд пользования создается только на фотодокументы.

      На сегодняшний день в рамках реализации программы информатизации МКУ «МАП» одной из наиболее актуальных, приоритетных и первоочередных задач является создание фонда пользования на нормативные документы (постановления и распоряжения) Администрации Петрозаводского городского округа, путем создания полнотекстовой базы данных, в которой описание на уровне документа должно быть соединено с файлом самого документа в гипертекстовом формате. Таким образом, создается электронный архив нормативных документов органа местного самоуправления Петрозаводского городского округа. Создание электронного архива нормативных документов Администрации петрозаводского городского округа позволит:

1. Оптимизировать и ускорить поиск наиболее востребованной категории документов.

2. Повысить эффективность информационного обслуживания пользователей архивной информацией.

3. Повысить качество предоставления муниципальных услуг, за счет более быстрого поиска документа.

2. Обеспечить сохранность оригинала документа, предотвратить их износ при использовании.