отчет за 2013 год

Отчет о работе муниципального казенного учреждения

Петрозаводского городского округа

"Муниципальный архив города Петрозаводска" за 2013 года

 Введение

       Аппаратом Администрации Петрозаводского городского округа утверждено муниципальное задание от  01.01.2013 № 1 на оказание муниципальным казенным учреждением Петрозаводского городского округа «Муниципальный архив города Петрозаводска» муниципальной услуги «Исполнение социально – правовых запросов по документам архивных фондов» на 2013 год. Муниципальное задание выполнено с превышением объемов на 384 запроса.

        В связи с передачей фондов из Администрации Петрозаводского городского округа и функций по ведению архива Администрации Петрозаводского городского округа и в связи с увеличением объема работ в МКУ «МАП» с 1 января 2013 года должность «специалист I категории» переименована в должность «ведущий специалист».

       В целях повышения эффективности работы и взаимодействия МКУ «МАП» с органами местного самоуправления Петрозаводского городского округа, организациями – источниками комплектования, муниципальными учреждениями и предприятиями Петрозаводского городского округа, не являющимися источниками комплектования приказами директора архива были утверждены:

- Порядок приема на хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов органов местного самоуправления, организаций – источников комплектования, муниципальных учреждений и предприятий Петрозаводского городского округа, не являющихся источниками комплектования

- Порядок оказания консультативно – методической помощи органам местного самоуправления, организациям – источникам комплектования, муниципальным учреждениям и предприятиям Петрозаводского городского округа, не являющимся источниками комплектования, организациям иной формы собственности в области делопроизводства и архивного дела.

       Муниципальный архив в 2013 году принимал участие во Всероссийском конкурсе на лучший муниципальный архив Российской Федерации, проведенного в ознаменование 95-летия государственной архивной службы. По итогам конкурса МКУ «МАП» занял 3-е место в номинации «Муниципальные архивные учреждения, расположенные в административных центрах субъектов Российской Федерации». Торжественное награждение победителей и лауреатов Конкурса состоится в начале марта 2014 г. на расширенном заседании коллегии Федерального архивного агентства, на которую будут приглашены руководители муниципальных архивов, занявших призовые места

1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда  Российской Федерации

        В 4 квартале 2013 года в целях улучшения условий хранения документов в одной из комнат архивохранилища № 2 (по ул.Куйбышева,20), а так же в рабочем кабинете специалиста был проведет косметический ремонт. Общая стоимость затрат на ремонт составила 269423 руб. В отремонтированном помещении архивохранилища была произведена замена старых стеллажей на новые. Стоимость стеллажей – 107536 руб.

       В течение отчетного 2013 года в целях улучшения условий хранения документов было закартонировано 3791 ед.хр. В целях улучшения физического состояния документов было подшито 151 ед.хр., осуществлен ремонт 464 ед.хр., проведена нумерация 186 ед.хр., оформлены обложки 146 ед.хр.

       Специалистом систематически проводится работа по поддержанию и соблюдению нормативных режимов хранения документов (измерение температурно – влажностного режима, контроль за световым режимом в архивохранилищах, поддержание порядка в архивохранилищах, обеспыливание документов).

 2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно- методическое руководство архивами и организацией в делопроизводстве организаций-источников комплектования

        В 2013 году на хранение в МКУ «МАП» принято 7 фондов и осуществлен доприем в 5 фондов. Всего принято на хранение 969 ед.хр., в том числе: документов постоянного срока хранения – 765 ед.хр., документов по личному составу – 97 ед.хр., фотодокументов – 107 ед.хр.

       Всего по состоянию на 01.01.2014 г. на хранении в МКУ «МАП» находится        27456ед.хр. в том числе: постоянного срока хранения 6306 ед.хр., по личному составу 20975  ед.хр., фотодокументов – 175 ед.хр. Это 228 фондов (из них 34 – постоянного хранения, 194 – по личному составу).

       На стадии описания на первичном учете находится 632 условных единиц фотодокументов (альбомов, позитивов и цифровых носителей) и 7000 условных единиц хранения ПМУП «Петропит».

       По состоянию на 01.10.2014 закартонировано 6710 ед.хр., что составляет 24,4% от общего числа хранимых документов.

       Загруженность архивохранилищ на 01.01.2014 составляет 88,7%.

       Специалистом комплектования в течение года проводилась работа по упорядочению дел и подготовке описей дел к утверждению Экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Республики Карелия, составлению номенклатур дел организаций – источников комплектования.

       ЭПК утверждены описи дел постоянного хранения (861 ед.хр.) и согласованы описи дел по личному составу (1011 ед.хр.) 25-ти организаций – источников комплектования МКУ «МАП» (всего – 1872 ед.хр.). Утверждено 6 номенклатур дел.

       Осуществлено 116 выходов в организации – источники комплектования с целью оказания консультативно-методической и практической помощи ответственным за архивы по экспертизе ценности документов, технической обработке дел, составлению описей и номенклатур. Также оказывалась консультативная помощь по телефону.

       Помимо организаций – источников комплектования оказывается консультативная помощь муниципальным и иным учреждениям  г.Петрозаводска. За консультацией в 2013 году обратилось 12 организаций.

       В 2013 году в архив поступили документы по личному составу с 1934 года ликвидированного Петрозаводского муниципального унитарного предприятия «Петропит». Документы поступили в архив в неупорядоченном состоянии, без научно-справочного аппарата, часть документов в россыпи. По предварительным подсчетам   7000 усл.ед.хр.

       В связи с приемом на хранение документов ПМУП «Петропит» в архиве было проведено 5 санитарных дней, в ходе которых проводились систематизация дел по столовым и по годам, размещение дел в архивохранилище.

       Упорядочение документов ПМУП «Петропит» производилось на платной основе. В 2013 году было упорядочено 1628 ед.хр. В процессе упорядочения производились следующие виды работ: формирование дел из россыпи документов, переформирование дел, систематизация листов в деле, подшивка дел, нумерация листов, составление заголовков, формирование связок, составление описей дел.

 3. Создание информационно-поисковых систем. Использование документов

        Во 2013 году была проведена переработка описей дел постоянного хранения Фонда Р-215 Администрация города Петрозаводска за 2000-2009 годы (2572 ед.хр.)

       Так же была проведена работа по описанию фотодокументов ПМУП «Петропит» (Треста общественного питания г.Петрозаводска) за [конец 1940-х – 2000-е] гг. Описано и включено в описи дел 107 ед.хр., в том числе: 43 ед. хр. фотопоз. (ч/б), 53 ед. хр. фотопоз. (цвет.), 11 ед.хр. (фотоальбомы) (274 ед.уч.).

       В 2013 году в рамках празднования 95-летия архивной службы Республики Карелия  сотрудниками архива была подготовлена документальная выставка «Развитие общественного питания в Петрозаводске в документах и фотографиях». На выставке были представлены документы из фондов муниципального архива г.Петрозаводска и Национального архива РК. Открытие выставки состоялось 24 октября 2013 года в Национальном театре РК. Затем выставка экспонировалась в здании Администрации Петрозаводского городского округа.

       В течение всего года специалистом проводилась работа по своевременному исполнению социально-правовых и тематических запросов граждан и юридических лиц.

      В 2013 году исполнено запросов:

      ВСЕГО: 1153 запросов, из них:

социально-правовых –  934 (705 «+», 229 «-»), поступивших в электронном виде – 81

тематических – 219 (182 «+», 37 «-»), поступивших в электронном виде – 5;

Все запросы исполнены в срок.

       В течение всего квартала велась планомерная работа по обслуживанию сайта   МКУ «МАП»: ведутся разделы «Виртуальная приемная», «Гостевая книга», вносятся изменения данных в разделе «Фонды». Всего 2013 году сайт посетили 5496  пользователей (24221просмотр). За информацией к сайту, помимо граждан Российской Федерации, обратились также граждане других стран.

       ООО «Архивные Информационные Технологии» в сети Интернет создан проект «Web-архив» (Сайт: www.aiteh.ru), задача которого объединить электронные ресурсы архивных учреждений, организовать по ним поиск, сделать использование архивных документов более удобным и интересным. С целью привлечения внимания к качеству архивных сайтов, в рамках данного проекта  проводится оценка 140 сайтов по 75-ти критериям, по которым формируется рейтинг архивных сайтов.  Из 54 сайтов федеральных, региональных и муниципальных архивов, сайт МКУ «МАП» в данном рейтинге на 31 месте.

       В 2013 году читальный зал посетило 9 исследователей (23 посещения).

       По запросам пользователей читального зала и сотрудников архива выдано 777 единиц хранения.

        В 2013 году для специалистов Администрации Петрозаводского городского округа была проведена лекция по подготовке дел к передаче на архивное хранение.

       Так же для студентов исторического факультета (Kафедра архивоведения и специальных исторических дисциплин) ПетрГУ было проведено 2 экскурсии в архив. Студенты познакомились со спецификой работы муниципального архива, а так же с фондами, хранящимися  в архиве.

       Во 2013 года  количество пользователей архивной информацией составило 7394 чел., из них 1153 чел. обратилось в архив за получением архивной справки, архивных копий, 9 человек – исследователи читального зала, 5496 чел. – посетители сайта, 700 – посетители выставки, 22 экскурсанта, 14 – слушатели лекции.

       Ведутся электронные Базы данных:

       - БД «Регистрация запросов»

       - БД «Методический кабинет»

       - Общероссийская БД «Архивный фонд»

 4. Повышение квалификации кадров.

       В целях повышения квалификации специалисты архива обращаются к Интернет ресурсам, изучают методическую литературу по направлению работы, получают консультации в Национальном архиве РК.

       3 специалиста архива принимали участие в форуме, организованном Национальным архивом РК «Межмуниципальный архивно - образовательный форум, приуроченный к 95-летию архивной службы Республики Карелия», который состоялся  05.03.2013 в г.Олонец.

       Директор муниципального архива принимала участие в рабочем семинаре «Электронный документооборот и архивное дело: проблемы и решения», организованном кафедрой архивоведения и специальных исторических дисциплин ПетрГУ.