Отчет за 2020

ПОКАЗАТЕЛИ ОСНОВНЫХ НАПРАВЛЕНИЙ И РЕЗУЛЬТАТОВ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА за 2020 год.

 

Наименование организации – муниципальное казенное учреждение Петрозаводского городского округа «Муниципальный архив города Петрозаводска»

 

1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации

 

Код строки	Виды работ	Единицы хранения (документы на бумажной основе)		Примечание
		план	отчёт
1.1	Переплёт	-	-
1.2	Подшивка	800	702
1.3	Ремонт документов	10	8
1.4	Дезинфекция	-
1.5	Дезинсекция	-
	ВСЕГО:	110	800
1.6	Картонирование	3547	2527

 2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации

Код строки	Виды работ	Единицы хранения (документы на бумажной основе)		Примечание
		план	отчёт
2.1	Приём документов от организаций (управленческая документация)	1631 (в том числе: Управленческая – 1481; фотодокументы - 149, видеодокументы на компакт-диске - 1)	1464 (в том числе: Управленческая – 1461; фотодокументы - 2, видеодокументы на компакт-диске - 1)
2.2	Приём документов по личному составу	191	330
2.3	Приём документов от граждан (документы личного происхождения)	Х	-
2.4	Включение документов в состав Архивного фонда РФ (утверждение описей на ЭПК)	х	1184 управленческая 909 по личному составу 9 организации
			2 фотодокументы 1 видеодокументы
2.5	Упорядочение документов на договорных началах, всего	Х	132
	В т. ч.: - управленческая документация		-
	- документы по личному составу		132

 3. Создание информационно-поисковых систем. Научно-справочный аппарат.

Код строки	Виды работ	Единицы хранения (Документы на бумажной основе)		Примечание
		план	факт
3.1	Описание, усовершенствование, переработка описей  ВСЕГО:	1878	1400
	В т. ч.:  - управленческая документация	1352	1086
	- документы по личному составу	376	221
	-фотодокументы	149	92
	- видеодокументы	1	1

 4. Предоставление информационных услуг и использование документов

Код строки	Виды работ	Единица измерения	план	отчет	Примечание
4.1	Проведение информационных мероприятий, ВСЕГО:	мероприятие	2	7
	В т. ч.  -   выставки	выставка	2	2
	-публикации статей, подборок документов	публикация		-
	- радио(теле)передачи	передача		-
	- экскурсии	экскурсия		2
	- лекции, встречи с общественностью	лекция, встреча	1	3
4.2	Исполнение социально-правовых запросов, всего из них:	запрос	Х	1092
	исполненных с положительным результатом	запрос	Х	597
	исполненных в установленный законодательством срок (30 дней)	запрос	Х	1092
4.3	Исполнение тематических запросов	запрос	Х	190
4.4	Количество пользователей, работавших в читальном зале архива	пользователь	7	12
	Количество посещений читального зала	посещение	Х	12
	Количество выданных в читальные залы дел	ед.хр.	Х	162
4.5	Посещения web-сайта/страницы	посещение	X	6360
4.6	Пользователи архивной информацией (В общее число пользователей архивной информации входят:	пользователь	1542	1631
	-  количество пользователей, работавших в читальном зале архива;		7	12
	-  количество исполненных запросов всех категорий (социально-правовых, тематических, генеалогических).		1500	1282
	-  количество посетителей выставок;		Х	262
	- количество экскурсантов (обзорные и тематические экскурсии)		Х	24
	- количество участников встреч с общественностью, уроков для школьников, слушателей лекций, подготовленных сотрудниками архива.)		35	51

 Отчет о работе муниципального казенного учреждения Петрозаводского городского округа "Муниципальный архив города Петрозаводска"

за 2020 год

По направлениям деятельности по итогам 2020 года были достигнуты следующие результаты.

Введение

В соответствии с Постановлением Администрации Петрозаводского городского округа от 05.10.2020 № 2692 муниципальному архиву города Петрозаводска передано в безвозмездное временное пользование нежилое помещение в многоквартирном жилом доме, расположенное по адресу: пр.Ленина, д.1, общей площадью 263,1 кв.м. Данное помещение будет использоваться под архивохранилище. В декабре 2020 года перевезены документы и стеллажи из архивохранилища, расположенного в здании МОУ «Гимназия № 17» по адресу          ул.Дзержинского, 38.

1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда  Российской Федерации

В 2020 году закартонировано 2527 ед.хр.  Закартонированные дела размещены в архивохранилище, оформлены ярлыки на коробки, указатели фондов. Всего по состоянию на 01.01.2021 в архиве закартонировано 21302 ед.хр., что составляет 40 % от общего количества документов, находящихся на хранении.

Регулярно проводились мероприятия по сохранности и улучшению физического состояния документов: контроль температурно-влажностного и светового режимов в архивохранилищах, обеспыливание пылесосом, влажные уборки, подшивка дел в обложки (702 ед.хр.), замена ветхой бумаги в связках, ремонт документов (8 ед.хр.).

Во 2020 году было проведено 13 санитарных дней.

Проведена 1 проверка наличия и состояния архивных документов, 474 ед.хр. (Ф. № Р-31 МУП «Спецтранс»).

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно - методическое руководство архивами и организацией в делопроизводстве организаций-источников комплектования

В 2020 году осуществлён приём 8 фондов и доприём в 10 фондах. Всего принято на хранение 1794 ед.хр., в том числе:

- документов постоянного срока хранения – 1461 ед.хр.,

- документов по личному составу – 330 ед.хр.

- фотодокументов – 2 ед.хр.

- видеодокументов – 1 ед.хр.

Всего по состоянию на 01.01.2021г. на хранении в МКУ «МАП» находится 375 фондов – 52914 ед.хр. в том числе:

- постоянного срока хранения 11882 ед.хр.,

- по личному составу 40242  ед.хр.,

- фотодокументов – 787 ед.хр.,

- видеодокументов – 3 ед.хр.

Загруженность архивохранилищ составляет 65,8 %.

В текущем году проводилась работа по упорядочению документов в организациях-источниках комплектования.

Для утверждения (согласования) Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Республики Карелия муниципальным архивом представлены описи дел 9 организаций (утверждены описи дел постоянного хранения – 1184 ед.хр., согласованы описи дел по личному составу – 909 ед.хр.).

В отчетном году на платной основе проводилось упорядочение документов по личному составу негосударственных организаций. Упорядочено 132 ед.хр.

3. Создание информационно-поисковых систем. Использование документов

В мае 2020 года на сайте архива была опубликована виртуальная выставка «Память – сильнее времени», посвященная 75-летию Победы в Великой Отечественной войне, на которой представлены документы из фондов муниципального архива г.Петрозаводска периода 1940-1946гг.

22 июня 2020 года состоялось открытие выставки «Память –сильнее времени». На выставочных стендах были представлены документы опубликованные ранее в виртуальной выставке.

В 2020 году проводилась плановая работа  по описанию документов, усовершенствованию описей. Всего описано и усовершенствовано 1400 ед.хр., в том числе: управленческой документации- 1086 ед.хр., документов по личному составу – 221 ед.хр., фотодокументов – 92 ед.хр., видеодокументов на компакт-дисках – 1 ед.хр.

В 2020 году исполнено запросов:

ВСЕГО: 1282 запросов

из них:   социально-правовых –  1092;

               тематических – 190.

Количество исполненных запросов социально-правового характера в законодательно установленные сроки составило 100 процентов от всех запросов социально-правового характера.

По запросам выдано 139 копий архивных документов. Проведено 58 консультаций с целью оказания помощи в поиске документов организаций для предоставления сведений о местах работы в ПФ РФ.

В 2020 году читальный зал посетило 12 пользователей (12 посещений). Выдано во временное пользование в читальном зале 162 дел.

В отчетном году состоялось 5 заседаний экспертно-проверочной методической комиссии МКУ «МАП».

В течение года осуществлялось сопровождение сайта архива. Количество посещений сайта составило 6360 (4358 посетителей).

В 1 полугодии проведено  2 экскурсии для студентов 2 курса Петрозаводского государственного Университета (Институт истории, политических и социальных наук, направления «История».  Во время экскурсии студенты (24 человека)  узнали об основных направлениях деятельности архива, о составе и содержании хранящихся в архиве документов. Студенты познакомились с документами и фотографиями таких старейших предприятий города как: троллейбусное управление, Петропит, городская детская больница. Особый интерес у ребят вызвало посещение архивохранилища, где они познакомились с системой обеспечения сохранности документов.

Для специалистов Администрации Петрозаводского городского округа, ответственных за передачу дел в архив, было проведено обучение по организации упорядочения и передачи дел на хранение. На  встрече присутствовало 27 чел.

В текущем  году  количество пользователей архивной информацией составило 1631, из них 1282 обратилось в архив за получением архивных справок, архивных копий, 12 человек – исследователи читального зала, 262 человек посетители выставок на сайте, 24 экскурсантов, количество участников лекции – 51.

Ведутся электронные Базы данных:

- БД «Учет обращений граждан и обращений»

- БД «Методический кабинет»

- Общероссийская БД «Архивный фонд»

- БД «Фотокаталог»

4. Повышение квалификации кадров.

В 4 квартале 2020 года ведущий архивист Зяблова М.П. прошла повышение квалификации на курсах ВНИИДАД (дистанционный режим) по теме «Методика составления справочно-поисковых средств к архивным документам. Описание документов и составление описей, в том числе в электронной форме.»

5. Обеспечение ведения делопроизводства в структурных подразделениях Администрации 

Сопровождение делопроизводственной деятельности приемных отраслевых (функциональных) структурных подразделений  Администрации Петрозаводского городского округа: организация работы приемных Главы Петрозаводского городского округа, заместителей главы Администрации Петрозаводского городского округа и начальников управлений (управление городского хозяйства и транспорта, управление образования, управление архитектуры и градостроительства, управление экономики и инвестиционной политики, управление жилищного хозяйства, управления муниципального контроля).