Здание Администрации г. Петрозаводска. Автор Михаил Скрипкин. 2002 г.Фото НА РК. Здание городского Совета в г. Петрозаводске, пр. К.Маркса. Автор Г.А. Анкудинов. 1918 г.Фото НА РК. Проспект Карла Маркса г. Петрозаводска. Автор Величко. 1932 г.

Отчет за 2019 год

ПОКАЗАТЕЛИ ОСНОВНЫХ НАПРАВЛЕНИЙ И РЕЗУЛЬТАТОВ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА за 2019 год.

Наименование организации – муниципальное казенное учреждение Петрозаводского городского округа «Муниципальный архив города Петрозаводска»

 1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации

Код строки

Виды работ

Единицы хранения

(документы на бумажной основе)

Примечание

 

 

план

отчёт

 

1.1

Переплёт

-

-

 

1.2

Подшивка

100

392

 

1.3

Ремонт документов

10

2

 

1.4

Дезинфекция

-

 

 

1.5

Дезинсекция

-

 

 

 

ВСЕГО:

110

394

Перевыполнение плана

на 258,2,2 %

1.6 

Картонирование

714

768

Перевыполнение плана

на 7,6 %

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации

Код строки

Виды работ

Единицы хранения

(документы на бумажной основе)

Примечание

 

 

 

план

отчёт

 

2.1

 Приём документов

от организаций (управленческая документация)

705

управленческая 

961

958

управленческая  документация 

1 ед.хр.

фотодокументы

2 ед.хр.

видеодокументы 

Перевыполнение плана

на 36,3 %

2.2

 Приём документов по личному составу

2660

2607

Выполнение плана на 98% 

2.3

Приём документов

от граждан (документы личного происхождения)

Х

-

 

2.4

 Включение документов в состав Архивного фонда РФ

(утверждение описей на ЭПК) 

 

х

637

управленческая

671

по личному составу

13

организации

 

1 фотодокументы

2 видеодокументы 

 

2.5

 Упорядочение документов на договорных началах, всего

Х

155

  

 

 

В т. ч.:

- управленческая документация

 

 

-

 

 

 

- документы по личному составу

 

155

 

3. Создание информационно-поисковых систем. Научно-справочный аппарат.

Код строки

Виды работ

Единицы хранения

(Документы на бумажной основе)

Примечание

 

 

план

факт

 

3.1

Описание, усовершенствование, переработка описей

 ВСЕГО:

 

837

  

1369

Перевыполнение плана

на 63,6 %

 

В т. ч.:

- управленческая документация

491

407

 

 

- документы по личному составу

346

959

 

 

-фотодокументы

-

1

 

 

- видеодокументы

-

2

 

4. Предоставление информационных услуг и использование документов

Код строки

Виды работ

Единица

измерения

план

отчет

Примечание

4.1

Проведение информационных мероприятий, ВСЕГО:

мероприятие

2

3

Перевыполнение плана

на 50 %

 

 В т. ч.

 -   выставки

 

выставка

 

-

 

1

 

-публикации статей, подборок документов

публикация

 

 

 

- радио(теле)передачи

передача

 

 

 

- экскурсии

экскурсия

 

1

 

- лекции, встречи с общественностью

 

лекция, встреча

2

1

 

4.2

Исполнение социально-правовых запросов, всего

из них:

запрос

Х

1392

 

исполненных с положительным результатом

запрос

Х

778

 

 

исполненных в установленный законодательством срок (30 дней)

запрос

Х

1392

          

4.3

Исполнение тематических запросов

запрос

Х

177

 

4.4

Количество пользователей, работавших в читальном зале архива

пользователь

5

12

Перевыполнение плана

на 140 %

 

Количество посещений читального зала

посещение

Х

15

 

Количество выданных в читальные залы дел

ед.хр.

Х

288

 

4.5

Посещения web-сайта/страницы

посещение

X

6031

 

4.6

Пользователи архивной информацией

(В общее число пользователей архивной информации входят:

 

пользователь

 

1490

 

5454

 

 

 

-  количество пользователей, работавших в читальном зале архива;

 

 

5

 

12

 

 

-  количество исполненных запросов всех категорий (социально-правовых, тематических, генеалогических).

 

 

1450

 

1569

 

 

-  количество посетителей выставок;

 

Х

80

 

 

- количество экскурсантов (обзорные и тематические экскурсии)

 

 

-

 

11

 

 

- количество участников встреч с общественностью, уроков для школьников, слушателей лекций, подготовленных сотрудниками архива.)

 

 

35

 

27

 

 

- посетители сайта

 

Х

3755

 

Отчет о работе муниципального казенного учреждения Петрозаводского городского округа "Муниципальный архив города Петрозаводска"

за 2019 год

По направлениям деятельности по итогам 2019 года были достигнуты следующие результаты.

1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда  Российской Федерации

В 2019 году закартонировано 768 ед.хр.  Закартонированные дела размещены в архивохранилище, оформлены ярлыки на коробки, указатели фондов. Всего по состоянию на 01.01.2020 в архиве закартонировано 18775 ед.хр., что составляет 36,7 % от общего количества документов, находящихся на хранении.

Регулярно проводились мероприятия по сохранности и улучшению физического состояния документов: контроль температурно-влажностного и светового режимов в архивохранилищах, обеспыливание пылесосом, влажные уборки, подшивка дел в обложки (392 ед.хр.), замена ветхой бумаги в связках, ремонт документов (2 ед.хр.).

Во 2019 году было проведено 18 санитарных дней.

Проведена 1 проверка наличия и состояния архивных документов, 460 ед.хр. (Ф. № Р-31 ПМУП «Троллейбусное управление»).

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно - методическое руководство архивами и организацией в делопроизводстве организаций-источников комплектования

 В 2019 году осуществлён приём 34 фондов и доприём в 13 фондах. Всего принято на хранение 3568 ед.хр., в том числе:

- документов постоянного срока хранения – 958 ед.хр.,

- документов по личному составу – 2607 ед.хр.

- фотодокументов – 1 ед.хр.

- видеодокументов – 2 ед.хр.

В целях создания благоприятных условий для оказания услуг населении по исполнении социально-правовых запросов и придерживаясь территориального принципа комплектования архива в 2019 году из Национального архива Республики Карелия были приняты документы по личному составу ликвидированных ранее муниципальных учреждений и предприятий г.Петрозаводска в количестве 1702 ед.хр.(13 фондов).

Всего по состоянию на 01.01.2020 г. на хранении в МКУ «МАП» находится 367 фондов – 51120 ед.хр. в том числе:

- постоянного срока хранения 10421 ед.хр.,

- по личному составу 39912  ед.хр.,

- фотодокументов – 785 ед.хр.,

- видеодокументов – 2 ед.хр.

Загруженность архивохранилищ составляет 63,6 %.

В текущем году проводилась работа по упорядочению документов в организациях-источниках комплектования.

Для утверждения (согласования) Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Республики Карелия муниципальным архивом представлены описи дел 13 организаций (утверждены описи дел постоянного хранения – 637 ед.хр., согласованы описи дел по личному составу – 671 ед.хр.). Согласована на ЭПК Министерства культуры 2 номенклатуры дел (Администрации Петрозаводского городского округа, ТИК №1)., 1 инструкция по делопроизводству (МКУ «МАП»). Согласованы на ЭПМК МКУ «МАП»: положения об архиве и положения об ЭК 13 организаций – источников комплектования.

В целях организационно-методической работы с организациями-источниками комплектования специалистом осуществлено 20 выходов в организации.

В рамках работы по упорядочению и оказанию консультативно-методической помощи при составлении номенклатуры проводились консультации (по телефону и электронной почте) для ответственных за архивы и делопроизводство в организациях-источниках комплектования.

В отчетном году на платной основе проводилось упорядочение документов по личному составу негосударственных организаций. Упорядочено 155 ед.хр. на сумму 84762,50 руб., принято 203 ед.хр. на сумму 271878,00 руб. Проведена 1 консультация на сумму 1716,00

3. Создание информационно-поисковых систем. Использование документов

10 октября 2019 года  в центре  «Точка кипения»  в рамках празднования 30-летия побратимских связей между Петрозаводском и Тюбингеном состоялось открытие историко-документальной выставки архивных документов: «Петрозаводск – Тюбинген: дорогой партнерства и дружбы». Выставка подготовлена сотрудниками Национального архива Республики Карелия и Муниципального архива города Петрозаводска.

На выставочных стендах была представлена информация отражающая различные аспекты сотрудничества между  Петрозаводском и  Тюбингеном в таких областях общественной жизни как: молодёжные обмены, образование, культура и искусство, спорт, бизнес, гендерные взаимоотношения, благоустройство городской среды. В экспозиции были представлены программы пребывания в Тюбингене ансамбля «Кантеле», ансамбля балетного танца, афиша и фотографии выступления Петрозаводского театра кукол. В вырезках из газет можно найти подробный отчет о проведении первых Дней культуры города-побратима Тюбингена в Петрозаводске. Отдельный стенд выставки был посвящен многолетнему руководителю общества «Запад-Восток» доктору Йорг Бозе - сыгравшему огромную роль в международном сотрудничестве. За свои заслуги д-р Й. Бозе в 2006 году был удостоен звания «Почётный гражданин города Петрозаводска».

В открытии выставки приняли участие более 80 человек.

В составе официальной делегации города Тюбингена выставку посетили: Др. Даниела Харш – вице-мэр Университетского города Тюбинген; Кристофер Блюм – начальник отдела искусств, культуры и международных связей Мэрии г.Тюбинген; Стюарт Голд - Институт политических исследований, Тюбингенский Университет имени Карла Эберхарда; Др.Рольф Франкенбергер - Институт политических исследований, Тюбингенский Университет имени Карла Эберхарда.

Кроме того в открытии выставки участвовали: Дмитрий Цвибель – председатель Еврейской общины (Петрозаводск);  Эрик Лартц – Генеральное Консульство ФРГ в СПб, Андрей Кудрявцев – Представительство МИД РФ в г.Петрозаводске, Юлия Петровская - к.с.н., доцент, и.о. зав.кафедрой социологии и социальной работы, Институт истории, политических и социальных наук ПетрГУ, Ирина Котюрова, к.пед.н., зав.кафедрой немецкого и французского языков Института иностранных языков ПетрГУ, Елена Черненкова – к.и.н., доцент Кафедры зарубежной истории, политологии и международных отношений Института истории, политических и социальных наук ПетрГУ, Сергей Веригин – д.и.н., директор Института истории, политических и социальных наук ПетрГУ, Ксения Чумак – заместитель генерального директора Карельского ресурсного центра общественных организаций, Екатерина Шлапеко - к.полит.н., научный сотрудник отдела региональной экономической политики, ФГБУН Институт экономики Карельского научного центра РАН, Екатерина Шестакова – магистрант «История стран Северной Европы» ПетрГУ , представители органов государственной власти, сотрудники Национального архива Республики Карелия, Муниципального архива города Петрозаводска, студенты ПетрГУ и жители города Петрозаводска.

Выставки была представлена в "Зимнем саду" Администрации Петрозаводского городского округа по адресу: Ленина 2, г. Петрозаводск до 25 октября 2019 года.

В ноябре 2019 года на сайте архива была опубликована виртуальная выставка с аналогичным названием «Петрозаводск – Тюбинген: дорогой партнерства и дружбы», на которой представлены документы из фондов муниципального архива г.Петрозаводска с 1992 года. Документы, отражающие историю побратимских отношений до 1992 года, находятся на хранении в Национальном архиве Республики Карелия и в виртуальную выставку не вошли.

В 2019 году проводилась плановая работа  по описанию документов, усовершенствованию описей. Всего описано и усовершенствовано 1369 ед.хр., в том числе: управленческой документации-407 ед.хр., документов по личному составу – 959 ед.хр., фотодокументов – 1 ед.хр., видеодокументов на компакт-дисках – 2 ед.хр.

Проводилась работа по заполнению Базы данных «Фотокаталог» - внесено 961 карточек. Одновременно на данные фотографии созданы карточки для  картотеки.

По состоянию на 01.01.2020 на все фотографии архива составлены карточки, в базу данных «Фотокаталог» и картотеку внесено 1411 карточек.

В 2019 году исполнено запросов:

ВСЕГО: 1569 запросов

из них:   социально-правовых –  1392 (778 положительных, 614 отрицательных);

               тематических – 177 (57положительных, 120 отрицательных);

в т.ч.: исполненных в электронном виде –  1090 (1063 - социально-правовых, 27 тематических)

Социально-правовые запросы в электронном виде исполняются в рамках электронного взаимодействия с Отделением Пенсионного Фонда по Республике Карелия, территориальными органами Пенсионного фонда, что составляет 76 процентов от всех поступивших запросов данного вида.

Количество исполненных запросов социально-правового характера в законодательно установленные сроки составило 100 процентов от всех запросов социально-правового характера.

По запросам выдано 176 копий архивных документов на 1024 листах, из них 17 на платной основе на сумму 21752 руб.

Проведено 47 консультаций с целью оказания помощи в поиске документов организаций для предоставления сведений о местах работы в ПФ РФ.

В целях анализа выполнения обязательных показателей эффективности деятельности архива проводилось анкетирование граждан о качестве и доступности предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем, связанных с реализацией законных прав и свобод граждан и исполнением государственными органами и органами местного самоуправления своих полномочий»: в анкетировании приняло участие 14 человек, удовлетворены качеством предоставления услуги – 14.

В 2019 году читальный зал посетило 12 пользователей (15 посещений). Выдано во временное пользование в читальном зале 288 дел. Сотрудникам архива для работы выдано         38 дел.

В отчетном году состоялось 10 заседаний экспертно-проверочной методической комиссии МКУ «МАП».

В течение года осуществлялось сопровождение сайта архива. Количество посещений сайта составило 6031, посетителей -3755.

В 1 квартале 2019 года проведена 1 экскурсия в архив (11 чел.) для студентов института истории, политических и социальных наук ПетрГУ.

Для специалистов Администрации Петрозаводского городского округа, ответственных за передачу дел в архив, было проведено обучение по организации упорядочения и передачи дел на хранение. На  встрече присутствовало 27 чел.

В текущем  году  количество пользователей архивной информацией составило 5454, из них 1569 обратилось в архив за получением архивных справок, архивных копий, 12 человек – исследователи читального зала, 80 человек посетители на открытии выставок (подсчет посетителей выставок при их экспонировании не проводился), 11 экскурсантов, количество участников лекции – 27, посетителей сайта - 3755.

Ведутся электронные Базы данных:

- БД «Учет обращений граждан и обращений»

- БД «Методический кабинет»

- Общероссийская БД «Архивный фонд»

- БД «Фотокаталог»

4. Повышение квалификации кадров.

В рамках работы Пенсионного фонда по профессиональной переподготовке граждан предпенсионного возраста архивист 1 категории Андреева М.А. прошла курсы профессиональной переподготовки по программе «Организация и ведение архива учреждения» в Автономной некоммерческой организации Дополнительного профессионального образования «Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса».

22 марта 2019 года 3 сотрудника архива  посетили ежегодное информационно-методическое мероприятие для специалистов муниципальных архивов Республики Карелия, проводимое национальным архивом Республики Карелия.

19 апреля 2019 года состоялась стажировка ведущего архивиста в ГКУ РК «НА РК» по теме: «Организация работы по научному описанию, приему и обеспечению сохранности фотодокументов».

Повышение квалификации осуществлялось архивистами за счет таких форм как самообразование, индивидуальные консультации, чтение специализированных журналов, обмен опытом, участие мероприятиях по профилю деятельности.

5. Обеспечение ведения делопроизводства в структурных подразделениях Администрации

Сопровождение делопроизводственной деятельности приемных отраслевых (функциональных) структурных подразделений  Администрации Петрозаводского городского округа: организация работы приемных Главы Петрозаводского городского округа, заместителей главы Администрации Петрозаводского городского округа и начальников управлений (управление городского хозяйства и транспорта, управление образования, управление архитектуры и градостроительства, управление экономики и инвестиционной политики, управление жилищного хозяйства, управления муниципального контроля).