Отчет о работе за 2017 год

Отчет о работе муниципального казенного учреждения

Петрозаводского городского округа

"Муниципальный архив города Петрозаводска" за 2017 года

Введение

Постановлением Администрации Петрозаводского городского округа от 07.11.2017 № 3684 МКУ «МАП» выделено в безвозмездное временное пользование помещение в многоквартирном доме общей площадью 362 кв.м. по адресу: ул.Куйбышева, 20. В связи с этим МКУ «МАП» с 2018 года освобождает часть помещений в МОУ «Гимназия № 17» (освобождаемая площадь 168,9 кв.м.). В здании Гимназии № 17 в пользовании МКУ «МАП» останутся помещения на 1 этаже пристройки площадью 90,6 кв.м., в которых располагается архивохранилище. В 2018 году предстоит переезд и освоение новых помещений.

В пользовании МКУ «МАП» с 01 января 2018 года будет находиться 3 помещения общей площадью 578,6 кв.м., в том числе: по ул.Куйбышева,20 – 488 кв.м., по ул.Дзержинского,38 – 90,6 кв.м.

По направлениям деятельности по итогам 2017 года были достигнуты следующие результаты.

 1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда  Российской Федерации

В отчетном году закартонировано 2370 ед.хр.  Закартонированные дела размещены в архивохранилище, оформлены ярлыки на коробки, указатели фондов. Всего по состоянию на 01.01.2018 в архиве закартонировано 15447 ед.хр., что составляет 36,4 % от общего количества документов, находящихся на хранении.

Регулярно проводятся мероприятия по сохранности и улучшению физического состояния документов: контроль температурно-влажностного и светового режимов в архивохранилищах, обеспыливание пылесосом, влажные уборки, подшивка дел в обложки (148 ед.хр.), замена ветхой бумаги в связках, ремонт документов (36 ед.хр.).

В отчетном году был проведен переплет (162 ед.хр.) постановлений и распоряжений Администрации Петрозаводского городского округа за 2015, 2016 годы.

Во 2017 году было проведено 27 санитарных дней, в которые проводилась работа по подготовке к архивному хранению личных дел ликвидированного МУ СО РСЦ «Надежда», проверка наличия документов фондов ЖКХ.

Проведена проверка наличия документов 3 фондов, принятых в 2007 году (185 ед.хр.), а именно:

- Ф.№ P-1 Муниципальное унитарное предприятие Паспортная служба города Петрозаводска» - (личный состав - 71 ед.хр.);

- Ф.№ Р-2 Общество с ограниченной ответственностью «Картив» - (личный состав 14 ед.хр.);

- Ф.№ Р-3 Петрозаводское муниципальное унитарное предприятие «Автоколонна 1126 плюс» - (личный состав – 100 ед.хр.).

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно - методическое руководство архивами и организацией в делопроизводстве организаций-источников комплектования

В 2017 году осуществлён приём 18 фондов и доприём в 8 фондах. Всего принято на хранение 3316 ед.хр., в том числе:

- документов постоянного срока хранения – 743 ед.хр.,

- документов по личному составу – 2474 ед.хр. В том числе принято 22 дела по личному составу от организаций негосударственной формы собственности на платной основе на сумму 31377,00 руб.;

 - фотодокументов – 99 ед.хр. (220 ед.уч.)

Всего по состоянию на 01.01.2018 г. на хранении в МКУ «МАП» находится 318 фондов – 42459 ед.хр. в том числе:

- постоянного срока хранения 8620 ед.хр.,

- по личному составу 33059  ед.хр.,

- фотодокументов – 780 ед.хр.

В текущем году проводилась работа по упорядочению документов в организациях-источниках комплектования.

Для утверждения (согласования) Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Республики Карелия муниципальным архивом представлены описи дел 13 организаций (утверждены описи дел постоянного хранения – 637 ед.хр., согласованы описи дел по личному составу – 758 ед.хр. Так же утверждены описи фотодокументов – 103 ед.хр.(367 ед.уч.).

В целях организационно-методической работы с организациями-источниками комплектования специалистом осуществлено 76 выходов в организации.

В 1 квартале 2017 года было проведено 1 занятие для ответственных за архив и делопроизводство в Администрации Петрозаводского городского округа, в котором приняли участие 34 человека.

В течение года специалистом архива проводилась работа по уточнению списка организаций-источников комплектования. В список организаций-источников комплектования включены: Контрольно-счетная палата Петрозаводского городского округа, Территориальная избирательная комиссия г. Петрозаводска № 1, Первичная профсоюзная организация ПМУП «Городской транспорт». Исключены из списка организаций-источников комплектования в связи со сменой формы собственности в 2012 году (документы по 2012 год упорядочены и переданы на хранение в МКУ «МАП»): МУЗ «Городская детская больница», МУЗ «Городская поликлиника № 1», МУЗ «Городская детская поликлиника № 1».

Заключены договоры о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства с контрольно-счетной палатой Петрозаводского городского округа, муниципальным учреждением социального обслуживания  Петрозаводского городского округа Комплексный центр социального обслуживания населения «Истоки».

В отчетном году на платной основе проводилось упорядочение документов по личному составу негосударственных организаций на сумму 48606,00 руб. (67 ед.хр.). На договорной основе оказана 1 консультация для ООО «Велт» по организации делопроизводства и архива (на сумму 446 руб.)

3. Создание информационно-поисковых систем. Использование документов

30 марта 2017 года в Администрации Петрозаводска состоялась презентация документальной выставки «Два города – два добрых друга», посвященной 30-летию побратимских связей между Петрозаводском и Дулутом. Выставка была организована совместно Администрацией Петрозаводского городского округа, Муниципальным архивом города Петрозаводска и Национальным архивом Республики Карелия. На открытии выставки присутствовало 35 человек. Выставка была представлена для  жителей и гостей города  с 30 марта по 24 мая в холле Администрации Петрозаводского городского округа, а с 25 мая по           8 июня выставка экспонировалась в  Петрозаводском государственном университете.

22 июня 2017 года с целью знакомства с документальной выставкой «Два города – два добрых друга» муниципальный архив посетила делегация из г.Дулут в количестве 5 человек.  В составе американской делегации были: Барбара Русс - представитель муниципалитета г.Дулута, Нейл Глазман – член Комиссии по побратимским связям Дулута, Мишель Робертсон– профессор Колледжа Св. Схоластики, координатор проекта «Новые шаги для детей и семей группы риска», а также одни из главных инициаторов установления дружеских связей между нашими городами Том Морган - член Комиссии по побратимским связям Дулута, профессор Колледжа Св. Схоластики и Брукс Андерсон.  Том Морган и Брукс Андерсон приезжали в Петрозаводск в составе самой первой группы из Дулута в сентябре 1986 года.  Документы и фотографии, представленные на выставке вызвали большой интерес у гостей. Том Морган и Брукс Андерсон с удивлением узнали себя на фотографиях 30-летней давности. В ходе теплой беседы директор архива Александр Вильевич Анишин вручил гостям памятные подарки – книги о Петрозаводске. Американская сторона выразила заинтересованность получить копии представленных документов и организовать подобное мероприятие осенью у себя в Дулуте.

В 2017 году проводилась плановая работа  по описанию документов, усовершенствованию описей. Всего описано и усовершенствовано 2650 ед.хр.:

-опись № 7 - ПЦ (продолжение) фотопозитивов (цветных) за 2015 г фонда № Р- 215 «Администрация Петрозаводского городского округа» (фотографии торжественной церемонии вручения грамоты Президента РФ о присвоении городу Петрозаводску почетного звания Российской федерации «Город воинской славы») - 5 ед. хр.

- опись № 14-А фотоальбомов за [1960-е – начало 1990-х гг.] фонда № Р-31 ПМУП «Троллейбусное управления» - 5 ед. хр.(220 ед. уч.)

- опись № 3-А фотоальбомов фонда № Р-216 Объединённый комитет профсоюза коммунальных предприятий г. Петрозаводска - 4 ед. хр. (147 ед.уч.).

- опись № 7 ПЦ (продолжение) фотопозитивов (цветных) за 1998 – начало 2000-х гг. фонд № Р- 215 Администрация Петрозаводского городского округа – 89 ед. хр.

- опись № 5 Ф.№ Р-215 Администрация Петрозаводского городского округа  за 2012 год – 96 ед.хр.

Опись № 8 Ф.№ Р-215 Администрация Петрозаводского городского округа за 2006-2012 гг. – 38 ед.хр.

Опись № 9 Ф.№ Р-215 Администрация Петрозаводского городского округа  за 2010-2013гг. –84 ед.хр.

При приеме на хранение документов МУЗ «Городская детская больница» в описи дел постоянного хранения было выявлено несоответствие заголовков дел в описи и составу документов в делах.  В связи с этим было произведено усовершенствование описей дел постоянного хранения (314 единиц хранения).

При приеме на хранение документов Жилищно-эксплуатационных участков было выявлено, что на часть документов нет описей. Специалистом архива были составлены описи на 360 ед.хр., усовершенствованы описи на 1655 ед.хр.

Так же в текущем году на платной основе описано 104 дел по личному составу.

Проводилась работа по ведению систематического фотокаталога: классификация фотографий их индексирование в соответствии  с ЕКДИ АФ РФ (фотографии фондов № Р-217 и № Р-233). Составлено 109 карточек.

В 2017 году исполнено запросов:

ВСЕГО: 1580 запросов

из них:   социально-правовых –  1401 (886 «+», 515 «-»);

               тематических – 179 (130 «+», 49 «-»);

в т.ч.: исполненных в электронном виде –  (893 - социально-правовых,

                                                                            20  тематических)

Социально-правовые запросы в электронном виде исполняются в рамках электронного взаимодействия с Отделением Пенсионного Фонда по Республике Карелия, территориальными органами Пенсионного фонда, что составляет 63,7 процента от всех поступивших запросов данного вида.

Количество исполненных запросов социально-правового характера в законодательно установленные сроки составило 100 процентов от всех запросов социально-правового характера.

По запросам выдано 234 копии архивных документов на 1002 листах, из них 15 на платной основе на сумму 9135-00 руб.

Проведено 99 консультаций с целью оказания помощи в поиске документов организаций для предоставления сведений о местах работы в ПФ РФ.

В отчетном квартале читальный зал посетило 8 пользователей (11 посещений). Выдано во временное пользование в читальном зале 92 дел. Сотрудникам архива для работы из архивохранилища выдано 210 дел.

В отчетном квартале состоялось 8 заседаний экспертно-проверочной методической комиссии МКУ «МАП».

В течение года осуществлялось сопровождение сайта архива. Количество посещений сайта составило 5543, посетителей -3883.

В отчетном году  количество пользователей архивной информацией составило 1711, из них 1580 обратилось в архив за получением архивной справки, архивных копий, 8 человек – исследователи читального зала, 70  посетителей выставки, 19 экскурсантов, 34 – слушатели лекции.

Ведутся электронные Базы данных:

- БД «Учет обращений граждан и обращений»

- БД «Методический кабинет»

- Общероссийская БД «Архивный фонд»

- БД «Фотокаталог»

4. Повышение квалификации кадров.

Повышение квалификации кадров не проводилось.

В течение года были проведены 2 экскурсии в архив (19 чел.) для студентов института истории, политических и социальных наук ПетрГУ.

С 3 по 14 июля на базе архива проходил производственную архивную практику студент Института истории, политических и социальных наук ПетрГУ. Практикант занимался комплектованием и обеспечением сохранности документов. Им выполнялись следующие виды работ: подготовка документов по личному составу ООО «Технострой» к передаче на архивное хранение, составление и оформление описи;  систематизация личных дел по алфавиту внутри фонда, составление описи личных дел.

5. Обеспечение ведения делопроизводства в структурных подразделениях Администрации

Сопровождение делопроизводственной деятельности приемных отраслевых (функциональных) структурных подразделений  Администрации Петрозаводского городского округа: организация работы приемных Главы Петрозаводского городского округа, заместителей главы Администрации Петрозаводского городского округа и начальников управлений (управление городского хозяйства и транспорта, управление образования, управление архитектуры и градостроительства, управление экономики и инвестиционной политики, управление жилищного хозяйства, управления муниципального контроля).