План работы на 2018 год

План работы муниципального казенного учреждения 

Петрозаводского городского округа

"Муниципальный архив города Петрозаводска" на 2018 год

Введение

Постановлением Администрации Петрозаводского городского округа от 07.11.2017 № 3684 МКУ «МАП» выделено в безвозмездное временное пользование помещение в многоквартирном доме общей площадью 362 кв.м. по адресу: ул.Куйбышева, 20. В связи с этим МКУ «МАП» освобождает часть помещений в МОУ «Гимназия № 17» (освобождаемая площадь 168,9 кв.м.). В здании Гимназии № 17 в пользовании МКУ «МАП» останутся помещения на 1 этаже пристройки площадью 90,6 кв.м., в которых располагается архивохранилище. В 2018 году предстоит переезд и освоение новых помещений.

В пользовании МКУ «МАП» с 01 января 2018 года будет находиться 3 помещения общей площадью 578,6 кв.м., в том числе: по ул.Куйбышева,20 – 488 кв.м., по ул.Дзержинского,38 – 90,6 кв.м.

Руководствуясь Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций  Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19, муниципальное казенное учреждение Петрозаводского городского округа «Муниципальный архив города Петрозаводска» в 2017 году продолжит деятельность по обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и предприятий Петрозаводского городского округа.

В сфере развития архивного дела Петрозаводского городского округа и повышения качества предоставляемых (выполняемых) услуг (работ) приоритетными на 2017 год являются следующие направления:

1. Систематическая работа с организациями-источниками комплектования архива, а также с муниципальными учреждениями и предприятиями г.Петрозаводска.

2. Предоставление услуг в электронном виде и расширение доступа пользователей к архивной информации.

3. Создание информационно – поисковых систем.

Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

В сфере обеспечения сохранности документов будет продолжено проведение комплекса работ по улучшению физического состояния документов, своевременная замена ветхой бумаги и веревки в связках, замена ярлыков.  Предусмотрен плановый ремонт в количестве 10 ед. хр., требуется подшить 100 ед.хр. документов.

 В 2018 году планируется закартонировать около 2000 ед.хр., в том числе документы следующих фондов:

- Администрация Петрозаводского городского округа (2014 г. – п/х 250 ед. хр., л/с 150 ед. хр.);

- МКУ «МАП» (2015 – п/х 18 ед. хр.. л/с 8 ед. хр.);

- Петрозаводский городской совет (2011-2016 – 165 ед. хр.);

- МУ Центр социальной адаптации лиц без определённого места жительства «Преодоление» (62 ед. хр.);

- МУ СО Центр «Надежда» (п/х 73 ед.хр.)

- Объединённый комитет профсоюза коммунальных предприятий г. Петрозаводска - 4 ед. хр. (фотоальбомы)

- МОУ « Гимназия № 17» за 1963-2012 гг. - 224 ед.хр.;

- МОУ ДОД «Детская музыкальная школа  № 1 им. Г. Синисало» за 1996-2012 гг. – 72 ед.хр.;

- документы ЖЭУ - 651 ед.хр.;

- документы фондов № Р-102, № Р-137, № Р-139 - 330 ед.хр.

 В планируемом периоде будет проведена проверка наличия 2 фондов (784 ед.хр.):

- Ф. № P-18 Муниципальное унитарное предприятие техно-торговый центр «Фобус» - (личный состав - 239 ед.хр.);

- Ф. № Р-23 ГУП «Петрозаводский гортопсбыт» - (личный состав – 545 ед.хр.).

Учет новых поступлений документов будет осуществлен в соответствии с «Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (М., 1997). В целях автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации продолжится заполнение программного комплекса «Архивный фонд».

Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно–методическое руководство архивами и организацией в делопроизводстве организаций–источников комплектования

В целях качественного формирования Архивного фонда Российской Федерации предусмотрено оказание методической помощи в организации хранения, учета и использования документов, образовавшихся в деятельности организаций-источников комплектования архива - 25 организаций. Для специалистов Администрации Петрозаводского городского округа, ответственных за передачу дел в МКУ «МАП»  в структурных подразделениях Администрации (около 35 участников) планируется провести 1 обучающий семинар.

Помимо планового упорядочения документов в организациях – источниках комплектования необходимо проверить и представить на согласование ЭПК Министерства культуры РК 7 номенклатур дел: Администрация ПГО, Петрозаводский городской совет, МОУ «Университетский лицей», МУ «Городской выставочный зал», ПМУП «Городской транспорт», Центральная специализированная ДЮСШ олимп. резерва, Профком ПМУП «Городской транспорт».А так же необходимо проводить работу по разработке номенклатур дел в остальных организациях.

В планируемый период предстоит принять на постоянное хранение в архив около 5038 ед. хр. в том числе:

Документы постоянного срока хранения – около 868 ед.хр.

- Администрация Петрозаводского городского округа (2014 г. – 250 ед. хр.);

- МКУ «МАП» (2015 – 18 ед. хр.);

- Петрозаводский городской совет (2011-2016 – 165 ед. хр.);

- МУ Центр социальной адаптации лиц без определённого места жительства «Преодоление» (62 ед. хр.);

- МУ СО Центр «Надежда» - 73 ед.хр.

- Объединённый комитет профсоюза коммунальных предприятий г. Петрозаводска - 4 ед. хр. (фотоальбомы)

- МОУ « Гимназия № 17» за 1963-2012 гг. - 224 ед.хр.;

- МОУ ДОД «Детская музыкальная школа  № 1 им. Г. Синисало» за 1996-2012 гг. – 72 ед.хр.;

Документы по личному составу – около 4170 ед.хр.

- Администрация Петрозаводского городского округа (2014 г. – 150 ед. хр.);

- МКУ «МАП» (2015 –8 ед. хр.);- документы ЖЭУ - 651 ед.хр;

- МУ Центр социальной адаптации лиц без определённого места жительства «Преодоление» (71 ед. хр.);

- МУ СО Центр «Надежда» - 3290 ед.хр.

 Создание информационно – поисковых систем. Использование документов

 Продолжится работа по созданию и развитию научно-справочного аппарата к документам архива. Планируется описать около 4033 ед.хр. (п/х 323, л/с 3710):

- Администрация ПГО – п/х 250 ед.хр., л/с 150 ед.хр.

- МУ СО Центр «Надежда» - п/х 73 ед.хр., л/с 3290 ед.хр.

- документы ЖЭУ – л/с 270

 В области использования документов планируется:

- осуществление в приоритетном порядке информационного обеспечения деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления.

- исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов, в установленные законодательством сроки.

- обслуживание исследователей в читальном зале. Выдача дел во временное пользование посетителям читального зала, сотрудникам органов местного самоуправления, организациям, сотрудникам архива. Консультирование посетителей по различным вопросам наличия и поиска необходимой информации в фондах МКУ «МАП».

Повышение квалификации кадров

Заседания экспертно – проверочной методической комиссии архива будет проводится 1 раз в месяц. На заседаниях будут рассматриваться вопросы, связанные с качественным формированием Архивного фонда, согласовываться описи. Составленные в архиве, рассматриваться текущие вопросы.

Повышение квалификации будет осуществляться за счет таких форм как самообразование, индивидуальные консультации, чтение специализированных журналов, обмен опытом, участие в семинарах, конференциях, других мероприятиях по профилю деятельности, проводимых Министерством культуры РК, Национальным архивом Республики Карелия и иными организациями.

Обеспечение ведения делопроизводства в структурных подразделениях Администрации

Сопровождение делопроизводственной деятельности приемных отраслевых (функциональных) структурных подразделений  Администрации Петрозаводского городского округа: организация работы приемных Главы Петрозаводского городского округа, заместителей главы Администрации Петрозаводского городского округа и начальников управлений (управление городского хозяйства и транспорта, управление образования, управление архитектуры и градостроительства, управление экономики и инвестиционной политики, управление жилищного хозяйства, управления муниципального контроля).