Здание Администрации г. Петрозаводска. Автор Михаил Скрипкин. 2002 г.Фото НА РК. Здание городского Совета в г. Петрозаводске, пр. К.Маркса. Автор Г.А. Анкудинов. 1918 г.Фото НА РК. Проспект Карла Маркса г. Петрозаводска. Автор Величко. 1932 г.

Правила работы пользователей в читальном зале

Утверждены
приказом директора МУ «МАП»
от 06.07.2009  № 12
Правила
работы пользователей в читальном зале муниципального учреждения «Муниципальный архив г.Петрозаводска» (МУ «МАП»)
 
 
 
1. Общие положения
 
1.1. Настоящие Правила работы пользователей в читальном зале муниципального учреждения «Муниципальный архив г.Петрозаводска» (далее - Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от     22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ, Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации (М., 1998) и устанавливает порядок работы пользователей с документами в читальном зале муниципального учреждения «Муниципальный архив г.Петрозаводска» (далее - архив).
 
1.2. Распорядок работы читального зала архива установлен следующим образом:
 
Вторник – четверг: 10.00 – 16.00           Перерыв: 13.00 – 14.00 
 
В предпраздничные дни читальный зал архива работает до 15.00
 
1.3. Плата за посещение читального зала и пользование  документами не взимается.
       
1.4. Платные услуги пользователям предоставляются архивом в соответствии с «Прейскурантом цен на работы и услуги, оказываемые МУ «Муниципальный архив г.Петрозаводска».
 
2. Порядок допуска пользователей в читальный зал архива
 
2.1. Пользователи (в т.ч. иностранные граждане)  допускаются к работе с документами в читальном зале архива на основании личного заявления на имя директора архива (Приложение № 1) или письма направляющей организации.
 
2.2. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации. Письмо оформляется на бланке организации, подписывается руководителем.
 
2.3. Студенты высших и средних учебных заведений представляют направление учебного заведения за подписью  декана факультета с указанием научного руководителя и темы курсовой (дипломной) работы.
 
2.4. Учащиеся старших классов общеобразовательных школ (10–11 классы) допускаются в читальный зал в присутствии учителя, который представляет направление учебного заведения за подписью директора школы с указанием фамилий учеников и обоснованием необходимости работы с документами архива. Допуск к работе с документами учащихся более младшего возраста осуществляется в исключительных случаях.
 
2.5. В личных заявлениях или письмах направивших организаций указываются фамилия, имя, отчество пользователя, его должность, ученое звание, ученая степень, тема и  хронологические рамки исследования.
 
2.6. Разрешение на работу в читальном зале архива дается директором архива или его заместителем. Срок действия разрешения до 1 года. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством архива.
 
2.7. Для работы в читальном зале архива пользователь допускается при наличии документа, удостоверяющего личность.
 
2.8. Все пользователи знакомятся с настоящими Правилами и заполняют анкету установленного образца, утвержденную приказом Федеральной архивной службы России от 06.07.1998 № 51 (Приложение 2).
 
3. Права, обязанности и ответственность пользователей
 
3.1. Пользователи имеют право:
3.1.1. Получать информацию о распорядке работы читального зала, услугах, оказываемых архивом через читальный зал, порядке и условиях их предоставления.
 
3.1.2. Получать консультации специалистов архива о составе и содержании документов в соответствии с темой исследования, об имеющихся в архиве справочниках.
 
3.1.3. Пользоваться имеющимся в архиве научно-справочным аппаратом (путеводителями по архиву, описями, каталогами, архивными базами данных на электронных носителях и т.д.), документами по теме исследования.
 
3.1.4. Заказывать в соответствии с Прейскурантом архива копии архивных документов по теме исследования.
 
3.1.5. Делать выписки из предоставленных дел, документов, архивных справочников, в том числе с использованием собственных технических средств (ноутбука с автономным питанием, диктофона) по специальному разрешению директора архива или его заместителя. Заявление на использование собственных технических средств оформляется по установленной форме (Приложение № 3).
 
3.1.6. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов или справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством. Для решения спорных вопросов пользователи могут обращаться к директору архива или заместителю директора, в Министерство культуры и по связям с общественностью РК, Федеральное архивное агентство РФ, а также в установленном порядке в судебные органы Российской Федерации.
 
3.1.7. Пользователей могут сопровождать переводчики или помощники, также оформленные в читальном зале в установленном порядке.
 
3.1.8. Пользователь, подготовивший издание с использованием документов архива, может предоставить на хранение в фонд научно-справочной библиотеки архива экземпляр издания.
 
3.2. Пользователи обязаны:
3.2.1. Соблюдать данные Правила, а также «Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации».
 
3.2.2. Регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читального зала архива.
 
3.2.3. Заполнять бланки заказов полностью, разборчивым почерком, передавать бланк непосредственно сотруднику читального зала.
 
3.2.4. Заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки, копирование и т. д.), номера использованных листов.
 
3.2.5. После окончания работы при каждом посещении читального зала архива сдавать предоставленные ему описи, дела (единицы хранения) и печатные издания, сотруднику читального зала.
 
3.2.6. Соблюдать распорядок работы читального зала архива, тишину и порядок во время работы.
 
3.2.7. В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» (ст.12, п.2) использовать и публиковать полученную архивную информацию с обязательной ссылкой на источник информации, т.е. указывать название архива, хранящего документы, его поисковые данные (номер фонда, описи, дела (единицы хранения) и листа).
 
3.3. Пользователь несет ответственность за:
3.3.1. Сохранность полученных документов, соблюдение правил работы с ними.
 
3.3.2. Соответствие приводимой им в публикациях архивной информации содержанию использованных документов.
 
3.4. Вопросы, связанные с хищением или порчей архивных документов пользователями, решаются в соответствии с действующим законодательством.
 
3.5. Пользователи, совершившие действия, нанесшие материальный ущерб архиву, несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке.
 
4. Порядок выдачи документов, предоставления научно-справочного аппарата
 
4.1. Дела, описи предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов установленного образца (Приложение 4). Дела и другие материалы выдаются под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала.
 
4.2. Единовременно для пользования могут быть выданы:
- описи: до 5 описей на срок до 5 дней;
- дела: до 10 ед. хр. на срок до 1 месяца;
- издания научно-справочной библиотеки: до 5 ед. хр. на срок до 1 месяца;
 
4.3.Сроки выполнения заказа на выдачу пользователям материалов архива:
- описи, справочно-информационные материалы, издания из методического кабинета – в день заказа;
- дела – в день заказа или до 3 рабочих дней с момента оформления заказа.
 
4.4. По истечении срока хранения и использования в читальном зале архива описей, документов, других материалов пользователь может продлить его по согласованию с сотрудником читального зала архива. Невостребованные документы по истечении срока их выдачи в читальный зал возвращаются в хранилища.
 
4.5. При наличии фонда пользования подлинные документы в читальный зал архива, как правило, не выдаются.
 
4.6. В том случае, если пользователь заказывает дела, не относящиеся к теме исследования, он должен оформить новое заявление с уточнением темы.
 
4.7. Согласно законодательству на срок 75 лет со дня создания документов ограничивается доступ к документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности. Пользователи допускаются к работе с подобными документами при наличии письменного разрешения гражданина, а в случае его смерти - с письменного разрешения его наследников. При отсутствии такого разрешения в случае поступления заказа на выдачу документов пользователю может быть отказано в их выдаче полностью или частично, а также, исходя из содержания запрашиваемых документов, пользователю может быть предложено   оформить заявление о неразглашении полученной  информации (Приложение № 5).
 
4.8. Пользователь обязан в присутствии сотрудника читального зала сдавать дела вместе с бланком заказа, в котором должен расписаться за каждое дело. Сотрудник читального зала расписывается в бланке заказа за каждое принятое дело. В случае, если дела сдаются не полностью, пользователь также предъявляет бланк заказа вместе с возвращаемыми делами для проставления отметки о принятии дел сотрудником читального зала.
 
4.9. Возврат документов, работа с которыми завершена, осуществляется до 15.45.
 
4.10. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:
- входить в читальный зал в верхней одежде, вносить портфели, спортивные, хозяйственные сумки размером более 20х30 см, пластиковые пакеты, зонты;
- употреблять продукты питания, напитки в читальном зале архива;
- выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам;
- оставлять открытые дела незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время;
- писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать листы документов, калькировать документы;
- вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, либо из одного дела в другое;
- пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами;
- вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания.
 
4.11. При получении описей, дел, других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника читального зала.
 
4.13. При обнаружении повреждения или дефектов документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации, пользователи должны сообщить об этом сотруднику читального зала.
 
4.12. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:
- их плохого физического состояния;
- ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче дел на постоянное хранение;
- выдачи документов другому пользователю, сотрудникам архива для выполнения служебных заданий;
- экспонирования заказанных материалов на выставке.
В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.
 
5. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей
 
5.1. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей архива и физического состояния документов изготавливаются ксерокопии, осуществляется копирование в электронном виде.
 
5.2. Заказы на копирование оформляются пользователями по установленной форме (Приложение № 6, Приложение № 7) и передаются сотруднику читального зала архива.
 
5.3. Копирование документов ограниченного доступа (содержащих охраняемую законом тайну), а также представляющих объект авторского права, производится с учетом имеющихся ограничений.
 
5.4. Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера осуществляется в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации.
 
5.5. Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с директором архива в каждом конкретном случае.
 
5.6. Срок изготовления копий документов с момента оформления заявки на копирование и внесения оплаты:
- документы на бумажной основе – 1 день
- фотодокументы – 5 дней.
Копии выдаются пользователю только после оплаты полной стоимости работ.
Срок изготовления копии может быть продлен руководством архива при временных технических неполадках.
 
5.7. Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности. Вопрос о копировании документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается отдельно в каждом конкретном случае.
 
5.8. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку, а также пересылаются по указанным адресам (стоимость почтовых расходов оплачивается пользователем).