Регламент работы ЭПМК

Регламент работы Экспертно – проверочной методической комиссии

муниципального казенного учреждения Петрозаводского городского округа «Муниципальный архив города Петрозаводска»

Экспертно – проверочная методическая комиссия муниципального казенного учреждения Петрозаводского городского округа «Муниципальный архив города Петрозаводска» (далее – ЭПМК) осуществляет свою деятельность на основании Положения об ЭПМК, утвержденного приказом директора муниципального казенного учреждения Петрозаводского городского округа «Муниципальный архив города Петрозаводска» (далее – Архив).

На заседаниях ЭПМК рассматриваются вопросы экспертизы ценности и отбора документов, подлежащих и не подлежащих дальнейшему хранению в Архиве, научно-методического обеспечения практической деятельности Архива.

1. Организация работы с документами, поступающими на рассмотрение ЭПМК

1.1. Организацию рассмотрения вопросов на заседании ЭПМК, осуществляют председатель и секретарь ЭПМК.

1.2. Специалисты Архива готовят документы на согласование ЭПМК в процессе исполнения своих должностных обязанностей в соответствии с пунктами 3.1 и 3.2 Положения об ЭПМК Архива.

1.3. Документы на рассмотрение ЭПМК секретарь ЭПМК принимает от специалистов архива за 14 дней до заседания ЭПМК.

1.4. Принятые к рассмотрению на очередное заседание ЭПМК документы, секретарь ЭПМК регистрирует их в день поступления в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПМК.

1.5. Секретарь ЭПМК направляет документы с листом согласования (приложение 1) на рассмотрение членам ЭПМК.

1.6. Член ЭПМК рассматривает поступившие к нему документы не больше 3 рабочих дней, свои заключения, замечания и предложения отражает в листе согласования.

1.7. После заключения всех членов ЭПМК документы поступают на рассмотрение председателю ЭПМК. После рассмотрения председатель ЭПМК передает документы секретарю ЭПМК.

1.8. Секретарь ЭПМК включает рассмотрение документов, поступивших от специалистов Архива и вопросов, требующих рассмотрения членами ЭПМК в повестку очередного заседания ЭПМК.

2. Процедура подготовки и проведения заседаний ЭПМК

2.1. Заседания ЭПМК проводятся в последнюю неделю квартала. При необходимости председателем ЭПМК может быть принято решение о проведении внеочередного заседания или о перенесении даты проведения ЭПМК..

2.2. Заседание считается правомочным, если на нем присутствуют более половины состава ЭПМК.

2.3. Повестку дня очередного заседания ЭПМК составляет секретарь ЭПМК.

2.4. Повестка дня очередного заседания ЭПМК и весь комплекс рассматриваемых документов секретарь ЭПМК передает председателю ЭПМК не позднее, чем за 1 день до заседания.

2.5. Решение о внеплановом рассмотрении вопроса на ЭПМК принимает председатель ЭПМК. В случае внепланового рассмотрения вопроса на ЭПМК срок представления материалов и проекта решения устанавливается председателем ЭПМК.

2.6. Представленные на рассмотрение ЭПМК документы и проекты решений ЭПМК обсуждаются на заседании ЭПМК, после чего проходит голосование по принимаемому решению.

2.7. Решения ЭПМК принимаются по каждому рассматриваемому вопросу (документу) отдельно, большинством голосов присутствующих членов ЭПМК. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭПМК.

2.8. Заседания ЭПМК протоколирует секретарь ЭПМК. Особые мнения членов ЭПМК отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

2.9. Секретарь ЭПМК подписывает протокол заседания ЭПМК и представляет его на утверждение председателю ЭПМК не позднее 10 дней после проведения заседания. После утверждения председателем ЭПМК секретарь направляет протокол на ознакомление членам ЭПМК.

3. Организация контроля и проверка исполнения решений

3.1. Вид контроля и сроки представления информации (если она необходима) о выполнении решений ЭПМК определяются в тексте самого решения, а в случае их отсутствия, устанавливаются председателем ЭПМК.

3.2. Снятие с контроля решений ЭПМК осуществляет председатель ЭПМК после информации секретаря ЭПМК или ответственного исполнителя об их исполнении.

3.3. Секретарь ЭПМК организует учет и оперативный контроль за исполнением решений, рассмотрением поступивших документов в установленные сроки, принимает необходимые меры по предупреждению нарушений сроков исполнения поступивших документов.